Je werkt de hele dag aan wat zich maar aandient: een plotseling telefoontje van Suzan of je die bijeenkomst van morgen wilt overnemen. Dus ook voorbereiden. Ze is vanmorgen ziek geworden ;-( De printer die er na lange tijd nu echt de brui aan geeft. En tot overmaat van ramp belt een opdrachtgever dat die nieuwe website écht volgende week af moet zijn. Terwijl jij de komende dagen vrij gepland had.

Je bent geneigd overal direct op in te springen. Flexibiliteit is je bijnaam tenslotte. Reuze vermoeiend is het wel, al dat brandjes blussen.

Er is een slimmere manier. Die heeft alles met slim uitstellen te maken. Dadelijk in de ontknoping lees je alles ;-) Vooralsnog kijken we even mee met Kees. Hij heeft wat perikelen rond de online aankoop van een stuk software.

Kees heeft online een software pakket van een Amerikaans bedrijf aangeschaft. Die is natuurlijk betaald met creditcard, dat was de enige mogelijkheid. En krijgt dan een overzicht in $$, zonder VAT (BTW). Hoe zet hij die factuur nou in zijn boekhouding? Wanneer je ook maar een beetje bent zoals ondernemer Kees zoek je dat meteen online uit. Maar bedenk eens hoe lang dat duurt. 5 minuten of …anderhalf uur? Eerlijk gezegd bibber je al bij de gedachte aan al die online fora. Waar jij doorheen moet struinen, en waar wel ongetwijfeld het antwoord staat. Alleen de vraag is: waar. Nog belangrijker: wanneer zie jij dag? Is dat slim gebruik maken van je beperkte werktijd? Eh, nee dus.

Exit Kees (bedankt tot zover!). Handiger is dit te laten bezinken. Een à la minute oplossing is tenslotte niet nodig. Maak een notitie in je actiesysteem “Zoek uit hoe BTW m.b.t. software XYZ te verrekenen”. Je zult zien dat je komende week in gesprek raakt met iemand die je zó het antwoord geeft. Scheelt jouw een hoop gegoogle.

Of bedenkt dat het inschakelen van een boekhouder nóg slimmer is. Die heeft er zogezegd voor gestudeerd. Dat scheelt jou nóg meer uitzoektijd. Meer tijd om je aan de echt belangrijke zaken in je bedrijf te wijden dus.

Maak vaker pas op de plaats. Klussen tijdelijk parkeren, en de nieuwe situatie even te laten bezinken levert je bijna altijd een hoop tijd op. En voorkomt je een hoop hoofdbrekens.

Heb je alleen een TODO-lijst waar je al je nieuwe acties op zet, dan zal bovenstaande je never-nooit lukken. Zo’n lijst slibt dicht (ja, toch!?) met klussen die helemaal niet aansluiten bij jouw dagelijkse realiteit. Al snel zit je vol “werk” dat anderen je gevraagd hebben. En omdat je daar niet zelf over nagedacht hebt, voer je andermans agenda uit. Wat strategische reflectie is daarom hard nodig. Daarná ga je alsnog met de JUISTE dingen aan de slag.

Zorg dus dat je van die overvolle TODO-lijst afkomt. Dat is echt niet onmogelijk. Niet door dat ding bij het oud papier te knikkeren – al is dat misschien niet eens zo gek. Begin eens je hoofd leeg te krijgen (dat gaat het aardig met deze oefening).

Wanneer was het ook alweer slim een klus uit te stellen?

Hou die 2-minuten regel in ere: verschijnt iets op je radar dat gedaan moet worden? Wanneer het minder dan 2 minuten kost dan doe je het direct. Dan ben je er namelijk meteen van af. En hoef je ook niet meer bij te houden dat je het nog moet doen.

Kost het meer dan 2 minuten dan is strategisch uitstellen de slimste optie. Denk aan het voorbeeld met het uitzoekwerk rond de online aanschaf.

Wat je dit gaat opleveren is dat je niet de hele dag voor de voet op aan het werken bent. Je denkt eerst na over het werk dat op je afkomt en doet daarna alleen wat je echt wilt. Je gaat hiermee het niveau van ‘brandjes blussen’ ontstijgen en wordt zo dus een effectieve zelfstandige werk. Dat brengt je verder richting jouw doelen en dromen.