Onlangs kreeg ik de vraag: “Arjan, het lukt maar niet om een betrouwbaar systeem op te zetten omdat ik steeds weer een nieuwe app tegenkom die ook heel geschikt lijkt. Ik blijf zoeken naar de perfecte oplossing lijkt het. Hoe kom ik daar uit?”
Hele goede vraag. Allereerst krijg je wel een oplossing van me, maar moet ook gezegd dat er meer speelt dan dat. Je hebt waarschijnlijk een aanleg voor perfectionisme. Dat is niet een-twee-drie uit de wereld en zeker iets waar je mee aan de slag zou moeten gaan.
Tegelijk is de eerste stap een eenvoudige. Er zijn ontzettend veel goede apps om je gedachtes, toezeggingen en taken in bij te houden. Zoveel en en in zoveel verschillende varianten dat je je hele werkzame leven kunt besteden aan het uittesten ervan.
Mijn advies: niet doen. De ultieme app is nog niet uitgevonden en geloof me, die zal dat voorlopig ook niet worden. Besteed niet een onevenredig deel van je tijd aan het zoeken naar shiny new tools. Dit is een valkuil waar zeker technisch ingestelde mensen vaak intrappen. De nieuwste WonderApp wordt met veel bombarie aangekondigd en natuurlijk wil je die als eerste hebben. Na anderhalf uur met je telefoon pruttelen werkt en synchroniseert alles. Alleen wat ben je opgeschoten? Resultaat is meestal nul, behalve dat je anderhalf uur van je dag kwijt bent.
DE PERFECTE OPLOSSING BESTAAT NIET – OFWEL BEGIN GEWOON
Gaat het om het bijhouden van je werk, begin dan vooral bij het meest eenvoudige dat je nu kunt bedenken. Is dat een notitieschrift dan gebruik je dat. Is dat de takenlijst van Outlook, neem je die. Is dat een digitale app die je al hebt leren gebruiken? Stick to it. Evernote, Excel? Prima.
Eerst beginnen en wanneer je de kunst van het noteren en onthouden onder de knie begint te krijgen, pas dan schakel je eventueel op naar iets wat ingewikkelder is. Pas dan, en EVENTUEEL. Dat notitieschrift zou zomaar eens prima voor jou geschikt kunnen zijn en voor de situatie waarin je werkt.
Zorg in ieder geval dat je NU BEGINT met tenminste iets, en stop met het wachten op de perfecte app. Dat wachten en zoeken is een typisch voorbeeld van uitstelgedrag. Begin klein, neem kleine stappen en voor je het weet ben je al een eind op weg.
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.
RT @azuidhof: Wat als je eindeloos blijft zoeken naar de perfecte oplossing? http://t.co/HbPAsU5GIE
Blijf niet zoeken naar de perfecte oplossing….die bestaat niet: http://t.co/JvzRsLCR3r
Wat als je eindeloos blijft zoeken naar de perfecte oplossing? – http://t.co/OoUfJQmQ49
Wat voor mij erg geholpen heeft om deze valkuil te overkomen, is het bewust beschrijven van m’n systeem.
Wat gebruik ik om kennis op te slaan, wat gebruik ik voor taken, wat gebruik ik voor emails. En dan vervolgens bij die besschrijving te blijven. Een beetje discipline is er wel voor nodig ja.
Tweede truukje dat ik heb toegepast, ik heb in m’n todo systeem een Lijstje “GTD tweaks”, waar alle coole apps om uit te proberen naar toe gestuurd worden. En vervolgens kijk ik er bewust nooit meer na, wil ik ooit m’n systeem *echt* aanpassen, dan weet ik dat ik daar een lijst van ideeen heb, maar tot die tijd kan ik gewoon m’n eigenlijke werk en wensen gedaan krijgen :-) Een soort van “to not do” list dus ;)
@James: mooie concrete invulling zo van een lijst waar je eigenlijk NIET mee aan de slag moet. Klinkt ook alsof je dat geautomatiseerd hebt. Ook goed, zo min mogelijk frictie! ;-)
RT @azuidhof: “Ik blijf maar zoeken naar de perfecte oplossing lijkt het. Hoe kom ik daar uit?” http://t.co/Vsambau5fA
Zo herkenbaar, dat perfectionisme… (opvallend: ‘ismes’ zijn zelden positief van aard :-) ).
De veelheid van tools ervaar ik als een serieuze uitdaging.
GTD-methodiek zou ik zó graag willen toepassen, ware het niet dat het moeilijk lijkt om alles binnen één systeem te krijgen (ideale wereld?).
Wat zou het toch mooi zijn om binnen één oogopslag te kunnen sorteren wat belangrijk is en wat niet, wat bewaard moet blijven en wat niet, wat nú moet gebeuren en wat ik naast me neer mag leggen….
Mijn werkgever faciliteert me met Outlook (taken en e-mail), maar ook een los zaaksysteem wat leidend moet gaan zijn draait mee. Ernáást feitelijk, wat twee communicatiestromen biedt waar ik en mijn collega’s ons over bewegen. Met versnippering tot gevolg. Daarnaast nog serverbased en webbased diensten, losse applicaties die niet geïntegreerd zijn maar wel deels met dezelfde data aan de slag gaan et cetera.
Ik ga nogmaals een poging wagen om grip te krijgen, vooral die mailbox aanpakken die me continu lijkt aan te sturen alsof daar hét belangrijkste plaatsvindt dat er maar is…
Hallo j0p3Y,
GTD valt voor mij onder de te uitgebreide methodieken waar een goede gedachte achter zit maar waar je pas baat bij hebt na uitgebreide studie, training en ervaring met alle toeters en bellen die er bij komen kijken. Voor mij reden het ook niet (meer) te gebruiken. Elders op deze site schrijf ik daarover:
“krijg je een nieuwe methodiek gesuggereerd om slimmer te werken, vraag je dan af: wil ik een methodiek leren, of wil ik mijzelf verbeteren? Een methodiek zet vaak zichzelf centraal. Echte verbetering zit juist in kleine subtiele dingen die al een groot resultaat kunnen hebben. Focus op zo’n grote methodiek zet je vaak vast, maakt je moedeloos en houdt die vooruitgang tegen.”
In jouw geval stel ik me voor dat, naar de Outlook inbox zo inrichten dat bijhouden van de mail pijnloos wordt, het integreren van de communicatiestromen waar dat mogelijk is heel zinvol kan zijn. Soms lijkt het of het onmogelijk is overzicht te krijgen, maar kun je met wat kleine ingrepen toch een heel eind komen.