Fascinating how people justify keeping a calendar & yet keep other commitments in their heads! What’s the logic? ~ David Allen via twitter

Wat denk jij als eerste bij bovenstaande uitspraak? “That’s me!”? Je bent lang niet de enige..lees vooral even verder.

EEN KALENDER IS OOK (MAAR) EEN LIJST

Een kalender is eigenlijk niets anders dan een lijst met acties die gekoppeld zijn aan een specifieke tijd en locatie. We zijn er zo aan gewend dat niemand hier nog van opkijkt. Iedereen heeft een agenda en weet daar redelijk mee om te gaan.

De grote vraag is: hoe zorg je er voor dat al die andere acties die jij te doen hebt, goed uitgevoerd worden? Rond de vergaderingen en andere afspraken in je agenda/kalender hou je als het goed is genoeg tijd over. Dat is de tijd waarin je gelegenheid hebt om die acties uit te voeren. Maar welke gaat eerst en welke hoeft niet eens meer gedaan te worden? Alles in je hoofd onthouden -er schijnen echt nog mensen te zijn die daar in slagen- leidt gegarandeerd tot onrust. Zolang jouw hersenpan namelijk niet zeker is dat je alles wel gaat doen, zal ze jou op de meest vervelende momenten er aan herinneren. ‘s Nachts bijvoorbeeld, wakker schietend. Of je bedenkt onderweg naar een klant het boek dat je beloofd had mee te nemen thuis hebt laten liggen.

HAAL DIE LOSSE GEDACHTES UIT JE HOOFD…

 De oplossing is simpel en toch krachtig: zorg dat al je commitments en ideeën niet langer in je hoofd (het super betrouwbare interne systeem) ronddwarrelen. Gebruik in plaats daarvan een betrouwbaar extern systeem. Zo lastig is dat niet op te zetten. Begin alvast om werkelijk alles wat in je hoofd opkomt op papier te zetten (altijd pen en papier mee dus). Doe je dat niet, dan is ofwel een briljante ingeving *poef* verdwenen. Of, wanneer je er echt nog iets mee moet, blijft het rondzeuren. Om vervolgens op zo’n genadeloos moment toe te slaan.

…EN ZET ZE OP JE ACTIELIJST

De volgende stap die je zet is om alle ideeën om te zetten in concrete projecten en acties. Elk project (“een project is een gewenst resultaat waarvoor meer dan één actie nodig is”), waarvan je er vele tientallen tot wel 100 tegelijk zou kunnen draaien heeft op ieder moment een Eerstvolgende Actie. Deze Eerstvolgende Acties vormen samen je actielijst. De actielijst deel je vervolgens in op Context – al is dat niet per sé noodzakelijk: al naar gelang of je Thuis, op het Werk, of in de Stad bent kun je namelijk sommige dingen wel, en andere juist niet doen. Dit is heel kort hoe je acties definieert.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.