Outlook: je e-mailprogramma een tweesnijdend zwaard?

Outlook is een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant verzend je er in een handomdraai je mails mee, je moeiteloos met al je apparaten synchroniserende agenda beheren is een eitje, en ook je taken beheren is gemakkelijk. Tegelijk zit onder de motorkap een enorm ingewikkelde en moderne motor. Zo een waarvan je soms het idee hebt een diploma van de Outlook Universiteit nodig te hebben om die te begrijpen. Verdiep je je erin (alsof je daar tijd voor hebt!), dan kun je behoorlijk geavanceerde dingen voor elkaar krijgen.

Te veel mogelijkheden?

Zo kreeg ik onlangs de vraag of je van een groep mensen (bijvoorbeeld je teamleden, je managers als assistent) alle reacties op vergaderverzoeken (je weet wel: geaccepteerd, geweigerd, voorlopig) kunt archiveren. En zelfs dat blijk je in twee minuten voor elkaar te kunnen krijgen.

Even tussendoor: de vraag is of dit de meest logische oplossing is voor het beheren van vergaderverzoeken, maar dat is een ander verhaal. Voor nu laat ik je zien hoe je via een op het oog ingewikkelde regel dit toch in een paar minuten voor elkaar krijgt.

1. open bovenin Outlook de Rules Wizard en start met een lege regel voor inkomende berichten ofwel “check messages when they arrive”
2. kies in stap 1 van de Rules Wizard eerst bij “from” al je managers
3. klik dan verder onderin bij stap 1 van de Rules Wizard “uses the form name from“
4. klik op “form name” onderin
5. kies in het menu voor “application form“, en dan de gewenste soort: “Accept Meeting Response“, “Decline Meeting Response“, “Tentative Meeting Response“
6. klik next en kies de map waar de berichten naartoe moeten
7. rond af door de regel aan te zetten

Al naar gelang je versie van Outlook kunnen de precieze benamingen iets verschillen.

Vanaf nu zullen al deze berichten in je gewenste map terechtkomen. De vraag blijft dus of dit voor deze situatie wel de juiste oplossing is. In dit geval kan ik me voorstellen dat het handiger is om alle reacties op vergaderverzoeken niet bij te houden, en te volstaan met een blik op alle agenda’s waar je het overzicht over wilt houden. Vraag jezelf daarom bij alle aanpassingen die je in je werk doorvoert steeds af: neemt het overzicht nu toe of juist af? Schiet je er mee op of zijn de afgelopen twee uur uitzoekwerk stiekem verkapte procrastinatie ofwel uitstelgedrag?

Bewaar geen informatie, bewaar het overzicht!

Mijn visie is dat gearchiveerde informatie in de regel (geen grap bedoeld) weinig waarde heeft. Bewaren voor later lijkt erg handig, je weet tenslotte maar nooit! Toch verdoe je meestal veel tijd die je beter had kunnen gebruiken. Hoorde ik procrastinatie? Veel belangrijker is wat je het speelveld van je werk van vandaag en de komende dagen kunt noemen: welke afspraken zijn er, waar zijn knelpunten, waar dreigt iets mis te lopen, waar moet ik als eerste mee aan de slag? Een goed overzicht over je werk en je takenpakket zijn daarin van levensbelang.

Outlook helpt je in je werk, maar verlies je niet in de mogelijkheden van het systeem. Grip op je inbox krijg je door die inbox juist zo snel mogelijk leeg te krijgen – volg de gratis audiocursus die je precies dat leert! Om je daarna aan het echte werk te zetten waarmee je de meeste impact maakt.

Ben benieuwd: hoe houd jij het overzicht?

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.