Helaas heeft Tungle.me aangegeven (link niet meer beschikbaar) vanaf 3 december 2012 haar dienst stop te zetten. Onderstaand artikel blijft om historische redenen staan.

Vind je het ook altijd zo’n gedoe om een afspraak met iemand te maken? Mailtjes vliegen heen en weer “eh, nee ..DIE dinsdag kan ik nou net niet ’s middags. Die andere dinsdag wel” “welke dinsdag?” En zo gaat dat nog even door. En dat nog wel via e-mail: nou niet de meest geschikte manier voor het maken van een afspraak. Zeker wanneer er een groepsafspraak gepland wordt is het een drama wanneer je dat via de mail probeert te doen (ik vertel je vast niets nieuws hier…)

Gelukkig is er iets op gevonden, namelijk de online datumprikker. Via diensten als datumprikker.nl of doodle.com kun je eenvoudig een aantal beschikbare data opgeven en een uitnodiging naar meerdere mensen sturen. Wanneer iedereen zijn of haar beschikbaarheid heeft doorgeven volgt er –hopelijk- minimaal 1 datum dat iedereen kan.

Toch hebben ook die datumprikkers een groot nadeel: voor iedere afspraak moet je er weer 1 opstarten, e-mailadressen opgeven of selecteren (gelukkig onthouden de diensten eerder ingevoerde adressen wel).  En: je kunt niet in iemand anders’ agenda kijken en hebt daarom op voorhand geen idee of de voorgestelde tijdstippen enige kans van slagen hebben. Alsnog ben je soms een hele tijd aan het heen en weer datumprikkeren wordt voordat je afspraak definitief gemaakt is.

Enter Tungle.me– de volgende-generatie afsprakenmaker. Deze web dienst maakt een directe koppeling met jouw eigen agenda (Google, Outlook, Mac, Lotus, Windows Live en Yahoo: het koppelt allemaal met Tungle). Op een openbare plek – kijk eens op https://tungle.me/arjanzuidhof – is nu jouw agenda beschikbaar voor de hele wereld. Niet de details van de afspraken natuurlijk. Nee, Tungle werkt heel slim door juist je beschikbaarheid te tonen.

Naast het laten zien van je daadwerkelijke afspraken kun je gebruik maken van een wekelijks sjabloon. Ben je bijvoorbeeld nooit beschikbaar op woensdag? Of haal je altijd aan het eind van de middag altijd de kinderen op? Dan vul je dat gewoon in het sjabloon in. Tungle voegt het sjabloon en jouw agenda naadloos samen en toont zo in 1 oogopslag wanneer je beschikbaar bent.

Een afspraak maken..
..begint door op de knop ‘Schedule a meeting’ te klikken. Door het menu heenlopend voeg je de gebruikelijke gegevens voor een afspraak toe, zoals onderwerp, een kort bericht en gewenste tijdsduur. Daarna kun je in de agenda via een soort verfroller voorstellen doen voor een tijdstip. Het werkt het beste wanneer je een aantal suggesties doet, zodat de ontvanger genoeg keus heeft. Bij meerdere mensen is dit een absolute vereiste aangezien de Wet van Arjan hier in werking treedt: bij meer dan 2 personen daalt het aantal gezamenlijke beschikbare data verbazingwekkend snel naar 0.

Vervolgens wordt er een e-mail verspreid onder iedereen die jij uitgenodigd hebt. Iedereen geeft zijn of haar beschikbaarheid aan. Na afloop van dit proces heeft de agendahouder of degene die de uitnodiging initieert (bij het opstarten van de afspraak kun je dit via een vinkje aangeven) de gelegenheid een definitieve datum te bepalen. Deze datum wordt als officieel vergaderverzoek verspreid zodat iedereen die direct in de eigen agenda kan plaatsen.

Alleen voordelen?

Je zou zeggen: het ideale programma om afspraken te maken. Enkele kanttekeningen:

• De beschikbaarheid houdt geen rekening met reistijden. Als je in de praktijk alleen de afspraak zelf (bv van 14:00-15:00) in je kalender hebt staan, lijkt het alsof je in de reistijd tussen afspraken beschikbaar bent. Eventueel kun je hier in je eigen agenda rekening mee houden, maar het werkt toch wat onhandig
• Deels geef je de controle over je eigen agenda uit handen aan anderen. Aan de andere kant ben je er natuurlijk zelf bij ..het is aan jou te bepalen hoe belangrijk je dit vindt.

Kortom: persoonlijk vind ik het een geweldige dienst die ook nog eens gratis beschikbaar is. Het zal van jou zelf afhangen in hoeverre dit prettig werkt. Heb je nog geen idee? Maak een account aan, koppel je agenda en probeer het gewoon eens uit. Als je wilt, maak gerust een test-afspraak met mij. Dat kan ook zonder account.

Overigens mag je ook een echte afspraak met mij inplannen ;-) In het geval je eindelijk serieus met Tungle of andere web diensten aan de slag wilt. Via e-mail of telefonische ondersteuning, groepstrainingen (suggestie) of 1-op-1 coaching sta ik graag tot je beschikking

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.