Een reactie op Innovating The Email Inbox – Without Deleting AllWanneer je ook maar in de verste verte lijkt op de gemiddelde kenniswerker krijg je dagelijks bakken met mail over je heen. Zoveel dat je het misschien al opgegeven hebt die inbox ooit nog leeg te krijgen. Bovenstaand artikel pleit voor een radicale oplossing: intelligente ’tools’ bovenop je mailbox. Die tools helpen je om snel weer een lege inbox te krijgen. Op het eerste gezicht lijkt dit een uitkomst: een lege inbox wil toch iedereen en iedere vorm van hulp daarbij is toch welkom?

TOOLS MAKEN JE LUI

 Ik denk dat deze hulp totaal voorbijgaat aan de REDEN waarom je een lege inbox zou willen: dat is niet een doel op zich. Het gaat er vooral om dat je over alle nieuw binnengekomen informatie een (voorlopig) besluit neemt. En eventuele vervolgacties of direct doet of in je actiesysteem opneemt. Ofwel denk-energie hebt besteed aan wat je nu gaat doen. Dat is deel van je werk. Wel is het slim zo snel mogelijk weer uit die mailbox te raken en aan de slag te kunnen gaan met je actielijst. Wanneer alle nieuwe mails verwerkt zijn, heb je een lege inbox. Lekker rustig en overzichtelijk, maar niet meer dan het gevolg van slim werken. Geen doel op zich. Nieuwe tools als Mailstrom  en anderen nestelen zich als het ware bovenop je mailbox en helpen met overzichten en grafieken inzicht te geven in je mail. Andere tools zoals Rapportive verrijken je mailbox met informatie vanuit sociale netwerken. Ze lijken behulpzaam, in de praktijk denk ik dat ze vooral afleiden. Mijn ervaring met Rapportive is tenminste dat ik vooral geneigd was naar de laatste blogs van mijn contacten door te klikken: precies wat je NIET wilt. Kan ook aan mij liggen natuurlijk ;-) Wil je toch met een tool aan de slag, denk dan aan een VERVANGING voor e-mail. Veel communicatie verloopt nou eenmaal beter via een project management omgeving als Basecamp of sociale zakelijke omgeving als Yammer. Je voert daarmee veel gemakkelijker en overzichtelijker discussies, deelt eenvoudig bestanden kunt wijzen op nuttige informatie. Zonder dichtslibbende inboxen kan iedereen die dat wil informatie tot zich nemen, of niet.

LAAT JE BREIN HET DENKWERK DOEN!

Nog even terugkerend naar e-mail: je steekt beter je energie in het leren snel beslissingen te nemen over je e-mails. Ik noem dat “in de beslisstand komen“. Dat kan al zo simpel zijn als het principe van de 4 D’s: tijd besparen door het aantal keuzes terug te brengen. Met deze common sense kom je een stuk verder dan met (al te) veel kunstmatige intelligentie. Een technisch middel gebruiken om de 20.000 mails die je al veel te lang hebt laten liggen even snel “weg te werken” is als een nieuwe managementlaag introduceren wanneer een bedrijf in de problemen komt: beide werken niet. Wees eerlijk, in beide gevallen is het eigenlijk luiheid: ergens lukt het niet jezelf te motiveren ENERGIE te steken in een goede oplossing. Dan maar GELD of SOFTWARE er tegenaan gooien om jezelf denkwerk te besparen. Niet de meest slimme oplossing en zonde van dat brein dat toch het grootste deel van de dag idle staat te wezen. Een tool helpt je vast snel aan een lege inbox, wel ten koste van de zekerheid dat je ECHT over alles een goed besluit genomen hebt. Dat blijft onrust geven. Denk-energie triomfeert hier over CPU-energie. Kijk je nu nog steeds tegen een inbox van 20.000 gelezen en ongelezen mails aan, dan zie je je misschien voor een onmogelijke opgave gesteld: “no way Arjan dat ik al die 20.000 mails ga doorakkeren“. Dat hoeft ook niet, je bent tenslotte geen slaaf van je mailbox. Stop alles ouder dan 2 weken in 1 grote archiefmap. Daar kan echt niets misgaan: liet je iets meer dan 2 weken liggen dan is het ofwel niet belangrijk..of het is al misgegaan. Niet meer over piekeren dus. De rest verwerk je van nieuw naar oud in een aantal sessies. Zet hiervoor wat blokken van 1 uur in je agenda, dan ben je er snel doorheen. Wanneer je snel besluiten leert nemen dan zijn in de toekomst ook 100+ mails per dag geen enkel punt. En wat vind jij: zijn slimme e-mail tools toch het beste sinds gesneden brood? Start dan vooral hieronder een levendige discussie!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.