Een wijs man zei eens “It’s not information overload, it’s filter failure”. De spijker op zijn kop wat mij betreft: zorg voor een aantal slimme filters rondom de informatie die op je afkomt, en je bent in staat veel meer – sterker: alleen de JUISTE informatie, op het juiste MOMENT – te verwerken. Zonder filters ben je gedwongen een bewuste schifting te maken in alles wat op je afkomt. Hierdoor moet je alle informatie doornemen, en dan besluiten wat er mee te doen. Je voelt aan dat dat in deze tijd onmogelijk is: je gaat bezwijken onder de enorme hoeveelheid informatie die op jou afkomt.   Nog pas hoorde ik van de voorzitter van een vrijwilligers organisatie dat zij bijna een subsidie van tienduizenden euro’s misliep. Zij zag een email van een ambtenaar in het woud van nieuwsbrieven en andere minder urgente emails over het hoofd zag. Oeps. Zonder het wellicht te weten gebruik je al diverse filters: papieren post die de brievenbus in jouw voordeur binnenkomt ga je niet automatisch openen. Veel mensen zullen een “persoonlijke” brief van een of andere loterij bijvoorbeeld zonder meer weggooien. Ik wel tenminste. Dat is filteren op inhoud in de eenvoudigste vorm. Zou het niet handig zijn om ook digitale filters te gebruiken, waardoor alleen nog maar de informatie die je ECHT wilt zien jou bereikt? Wel, dat kan, en hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn:

• RSS feeds: volg je meer dan 3 websites op een dag, dan is RSS handig voor jou. Nieuwe artikelen op een website verschijnen automatisch in je nieuwslezer, in plaats van dat jij naar al die afzonderlijke website toegaat. Je abonneert je op feeds via een nieuwslezer zoals Google Reader Feedly of Netvibes

WINST: je bent geen tijd meer kwijt met wachten op trage webpagina’s. Ook scheelt het je veel muisgeklik en hoofdpijn aan het einde van de dag. Tijd: al snel een kwartier, afhankelijk van hoeveel jij surft.

• Email filters: het is vaker gezegd, maar o zo belangrijk. Door het instellen van regels (zo heten ze in bijvoorbeeld Outlook) of filters (bijvoorbeeld Gmail ze noemt) zorg je dat email die je niet per se direct hoeft te lezen je Inbox overslaat en direct in een submap terecht komt. Denk aan nieuwsbrieven, CC e-mails, en informatie over de status van bestellingen die je gedaan hebt. Een tijdje terug heeft Google hier bijvoorbeeld een nieuwe dienst Priority Inbox geïntroduceerd. Kort gezegd doet Google een inschatting welke mail voor jou belangrijk is. Of dat handig is? Hangt er helemaal van af hoeveel controle jij wilt houden over je email…je zou het eens kunnen proberen, wanneer je Gmail gebruikt.

WINST: tijdwinst! Je hoeft minder e-mails te archiveren. Maar ook: je blijft door de bomen het bos zien, omdat je niet meer afgeleid wordt door onnodige e-mails.

• Andere filters: je hebt meer inboxen waar informatie binnenkomt dan je je realiseert. Denk aan post op keukentafel, berichten onder de koelkastmagneet, SMS, Twitter (lees hoe je een twitter filter instelt), MSN. Allemaal inboxen die je moet zien te beheersen. Bedenkt eens goed hoeveel inboxen jij eigenlijk nodig hebt. Misschien is het tijd om van 1 of 2 afscheid te nemen. Of om ze opnieuw in te richten?

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.