e-mail tsunami zorgt nog altijd voor volle inboxen

Feitje: wist je dat er per dag 182 miljard mails verstuurd worden, wereldwijd? Hier is dat onderzoek (PDF). Dat is 26 berichten voor iedere wereldbewoner! En dan zijn baby’s en mensen zonder internet toegang meegerekend dus het is nog erger. De onderzoekers verwachten dat het aantal mails de komende jaren gewoon met 3 procent blijft stijgen. Ondanks al ons klagen en zuchten blijven we dus en masse onze berichten de wereld in sturen. Over te veel e-mail gesproken…

Dat is meteen de spagaat waar we elkaar inhouden: wat jij stuurt, ontvang ik. En andersom. Kenniswerkers zijn zo ruim 2 uur per werkdag met hun mail bezig. Dat is meer dan een kwart van al hun werktijd!

Het grootste deel van die tijd in je inbox is onproductief. De kunst is die tijd terug te brengen. Hoe krijg je weer grip op je inbox?

APPS TO THE RESCUE?

Over e-mail apps die je helpen een lege inbox te krijgen is veel geschreven. Ben je een echte lifehacker dan heb je vast al een tool over je (privé) mailbox geplaatst die automatisch filtert of andere taken van je overneemt. Voorbeelden:

• de iOS app Mailbox
• Mailstrom
• Inbox by Google
• The Secret Weapon

Kijk ook naar dit overzicht van 10 iOS apps die je een lege inbox beloven.

Evenzoveel apps zijn inmiddels verleden tijd: het blijkt lastig ons te helpen van de e-mail overload af te raken ;-/

Ik durf te beweren dat die apps je niet helpen. Integendeel.

Apps hebben hun plek en kunnen in je privé mailbox weinig kwaad. Op het werk, in een zakelijke omgeving, zal dat voor de meesten toch anders liggen. Durf je het aan om mogelijk belangrijke berichten te missen omdat een app beslist dat iets jouw aandacht niet waard is? Your mileage might vary (zeggen de Amerikanen), ikzelf houd graag de eindcontrole over mijn zakelijke inbox.

EEN LEGE INBOX IS GOED TE DOEN

Ik vind dat de meeste apps het probleem vooral naar later verschuiven. Uiteindelijk zul je je hersenen moeten laten kraken een besluit te nemen of en zo ja hoe je in actie komt.

Hieronder enkele eenvoudig toe te passen tips daarvoor. Niet alle tips zullen voor iedereen van toepassing zijn, toch zit er ook voor jou vast iets tussen:

• direct BESLUITEN – mails horen niet in je inbox, net zoals papieren post niet op de deurmat blijft liggen. Hanteer de regel dat je ieder mailtje liefst 1 keer bekijkt en er meteen “iets” mee doet. Iets kan zijn direct antwoorden, doorsturen, delegeren, op de actielijst plaatsen of verwijderen. Of besluiten dat je het nog niet weet, in welk geval de Bezinklijst een handige plek is (met items waar je later over gaat beslissen)
• MINDER CC – stop zoveel mogelijk met het verzenden van CC e-mails. Natuurlijk, zeker in veel organisaties is het een gewoonte geworden iedereen overal van op de hoogte te houden. In sommige gevallen kom je er helaas niet onderuit (managers die CC’s van hun medewerkers vereisen), maar bedenk eens of het minder kan. Je doet jezelf en de ontvanger een plezier en beperkt de tsunami al een heel eind (ik zie soms volle inboxen die voor meer dan 30% uit CC’s bestaan
• REGELS (ook wel genoemd filters) instellen – met een regel (in Outlook bereik je die door rechtsklikken op een bericht) voer je acties uit op berichten zodra ze aankomen. Hierdoor is het mogelijk minder urgente berichten je inbox te laten passeren, zodat die laatste beschikbaar blijft voor echt belangrijke berichten. Denk aan het wegfilteren van die zojuist genoemde CC’s, het verplaatsen van nieuwsbrieven (die je wèl wilt lezen; de rest zeg je natuurlijk op) naar een Leesmap, automatische berichten van sociale media of interne bedrijfssystemen naar een map “sociale media” of “meldingen”. Allemaal berichten die je niet direct bij aankomst hoeft te lezen. Over lezen direct bij aankomst gesproken:
• NOTIFICATIES uitzetten – waarom zou je door ieder bericht onderbroken worden in je werk, je bent toch iets aan het doen wat op dat moment gedaan moet? Zet daarom alle notificaties uit (geluidsmelding en het envelopje en de preview rechts onderin). In Outlook vind je de instellingen onder Opties/Mail of in oudere versies onder het menu /Extra/Opties
• INBOX ZERO – liever nog dan notificaties uitzetten, zet je je hele mailprogramma uit nadat je je mail verwerkt hebt. Wanneer je dat 2 tot 3 keer per dag doet kun je altijd binnen een halve werkdag reageren indien nodig. In veel gevallen snel genoeg. Durf je dat niet aan probeer dan eens de mail steeds 1 uur uit te zetten – een uur om je zonder onderbrekingen op je actielijst te storten
• DISCUSSIES ergens anders – mail is geschikt voor een korte vraag en dito antwoord. Mail je meerdere keren heen en weer ga dan liever in persoon bij iemand langs, bel/Skype, chat of gebruik Yammer. Dat laatste platform heeft als extra voordeel dat informatie uitwisseling binnen je organisatie meteen beschikbaar is voor iedereen die erbij moet kunnen
• houd het KORT – naast uitgebreide discussies zet je liever ook geen lange verhalen in je mail. Of het nou goed is of niet, mail wordt snel gelezen en we krijgen allemaal al te veel. Houd het kort, en stel 1 vraag per mail. En heb je tien vragen per dag voor iemand dan stuur je natuurlijk geen tien mail. Nee, dan loop je langs of bel je en stel je al je vragen in 1 keer.
• geen BIJLAGES – bijlages vervuilen je mailbox en je loopt grote kans met een oude versie aan de slag te gaan. Uitwisselen via Dropbox, een gedeelde netwerkschijf, opnieuw Yammer, of via een van de vele online bestands uitwissel diensten (Box, WeTransfer)
• stop met ARCHIVEREN – veel mensen leggen een uitgebreide mappenstructuur aan, soms tot honderden of meer mappen. Naast dat dit heel tijdrovend is, is het in tegenstelling tot wat je denkt juist onbetrouwbaar. Wanneer een bericht boven een verkeerde map losgelaten wordt – en dit gebeurt vaker dan je denkt – vind je hem nooit meer terug. Stop in plaats daarvan liever alles in 1 grote archiefmap en leer de uitgebreide zoekfunctie van je mailprogramma kennen
• BIJBLIJVEN – zorg dat je de programmatuur die je gebruikt goed kent. Ook het e-mailprogramma dat je dagelijks gebruikt heeft veel opties die je wellicht nooit bekeken hebt en die je toch veel tijd kunnen besparen. Denk aan de eerder genoemde regels/filters. Voor een paar minuten speuren in de instellingen heb je altijd tijd; tijd die je vanaf nu dagelijks terugverdient.

Consequent toepassen van deze tips kan je veel tijd besparen, in veel gevallen al snel een uur of meer per dag!

OPROEP

wat is jouw geheim om de tijd in de inbox tot een minimum te beperken? Deel je gouden tip hieronder!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.