Onlangs sprak ik een onderneemster die heel veel dingen leuk vindt. Ook ontspruiten er voortdurend ideetjes op in haar hoofd. Ze vindt het lastig die een plek te geven. In de beperkte tijd die zij tot haar beschikking heeft is het erg lastig te kiezen wat vandaag op te pakken, en wat tot morgen kan blijven liggen. En om geen stress te hebben dat er belangrijke zaken blijven liggen. Misschien herken je het wel.
Voor die nieuwe ideetjes adviseerde ik haar een LaterMisschien lijst aan te leggen. Voor de stress heeft ze absoluut een Betrouwbaar Systeem voor haar TODO’s nodig. Beide bespreek ik in onderstaande artikel.

Hartelijke groet,

Je hoofd – of nauwkeuriger – het brein is een geweldig systeem. De laatste wetenschappelijke inzichten lijken er op te wijzen dat letterlijk alles wat je in je leven doet onthouden wordt. En onder de juiste omstandigheden weer tevoorschijn getoverd, ofwel aan je bewuste ik getoond, kan worden. Fascinerend onderzoek, ja – vind ik dan ;-) Maar dat is niet waar het mij om gaat. Er zitten ook nadelen aan dat onthouden: stop je teveel afspraken en toezeggingen tegelijk in dat brein, dan worden die weliswaar ergens op je ‘harde schijf’ opgeslagen. Alleen kun je het wel vergeten dat die op het juiste moment weer op komen duiken. Teveel “Ik onthou het wel”’s maken dat je minder betrouwbaar wordt als persoon.

Voorbeeld: stel jij belooft aan Piet dat je morgen voor 17:00 uur dat ene rapport over die MER opstuurt. En stel nu dat je er zelfs aan denkt hier een aantekening van te maken op een geeltje. Gaat goedkomen toch? Niet per sé dus. Zeker niet wanneer je een ander keer diezelfde aantekening in je agenda zet, bij morgen. Of die als actie toevoegt aan een al met TODO’s overlopend A4 vel. Waar het dan bij jou aan ontbreekt is een Betrouwbaar Systeem. Een persoonlijk systeem buiten je hoofd waar jij op kunt vertrouwen. En dat alles bevat waar jij de komende tijd aan werkt en wat je aandacht nodig heeft. En dan op zo’n manier dat je niet voortdurend die hele lijst hoeft door te akkeren.

Zorg voor een  betrouwbaar systeem buiten je hoofd dat werkt!

 Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Heel kort gezegd zit in het systeem alles wat jij nodig hebt om al je eigen taken, toezeggingen en afspraken te onthouden. Minimaal wil je hiervoor een goede actielijst, agenda en een plek om notities te noteren hebben. Het systeem wil je zo simpel mogelijk houden, maar niet té simpel. Dit kan wat zweetdruppels kosten om te bedenken hoe dat voor jou werkt. Wat het je gaat opleveren bestaat uit deze 2 belangrijke pijlers om ongestoord te kunnen (blijven) werken:

1. precies weten wat je wanneer te doen staat (je TODO’s)
2. snel nieuwe ingevingen en nieuw werk op een betrouwbare manier kunnen noteren

De juiste actie kiezen wordt zo kinderspel. En minstens zo belangrijk: wanneer je dan toch in je werk onderbroken wordt door iets of iemand, of door die ene briljante ingeving: zorg dat je die snel kunt noteren, en je direct weer aan je werk kunt zetten. Zonder goed systeem, zonder structuur, ga je zitten mijmeren, of erger: aan de slag met die nieuwe leuke klus. En bent die oude vergeten. Op die manier krijg je niets gedaan. Het Betrouwbare Systeem behoedt je hiervoor.

Heb je het gevoel dat je op dit moment geen grip hebt op je taken? Dan daag ik je uit zo snel mogelijk een uur te reserveren om een goed werkend betrouwbaar systeem op te zetten. En de komende periode regelmatig kort de tijd te nemen dit systeem te finetunen. In een aantal weken moet je voor jezelf de basis gelegd kunnen hebben. Je hoeft hierbij het wiel niet opnieuw uit te vinden: onderaan dit artikel tref je enkele hulpmiddelen die je helpen snel dat systeem op te zetten.

Een goed Betrouwbaar Systeem is ontzettend krachtig en overzichtelijk. Je kunt er op verschillende manieren mee kijken naar je werk, waarschijnlijk handiger dan nu het geval is. Zie het alsof je filter legt over je toekomstige werk waardoor je alleen ziet wat nu belangrijk is. Bijvoorbeeld:

• hard aan het werk, dan wil je vooral die actielijst zien. En binnen die lijst met 269 TODO’s (mijn aantal op moment van schrijven) alleen wat nu belangrijk is. Anders word je alsnog overspoeld
• aan het brainstormen welke nieuwe dingen je zou kunnen oppakken? Dan is de LaterMisschien lijst ontzettend handig
• uitzoeken op wie je nog zit te wachten, of dat al je bestellingen wel binnengekomen zijn? Hanteer hiervoor een lijst “Afwachten” waar je al deze zaken op noteert

Zo zijn er nog meer voordelen aan een betrouwbaar actiesysteem. Zorg dat je daar snel van gaat profiteren, zodat je je meer met de juiste dingen bezig kunt houden!

ACTIE !?

Zo snel mogelijk werken via een betrouwbaar systeem? Dan is er waarschijnlijk werk voor je aan de winkel. Gebruik bijvoorbeeld mijn speciaal hiervoor ontworpen audiotraining die je stap voor stapt helpt dat systeem op te zetten. Of werk met mij om een Doorbraak in je betrouwbaarheid te creëren. Wat je ook doet, zorg dat je jouw systeem snel op de rit krijgt. Dat scheelt je elke dag tijd en maakt jou ook een stuk betrouwbaarder. Heel veel succes!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.