Staand vergaderen: doet u dat al? Al enkele jaren ben ik regelmatig aanwezig in een zogenaamde standup meeting (Wikipedia link), ofwel een bijeenkomst waarin de deelnemers aan een project kort (5 minuten, max. 15) bij elkaar komen om de voortgang te bespreken.
Het is dan een geweldige manier snel de actuele status met elkaar te bespreken en direct tot besluiten te komen. Je voorkomt het oeverloze en tijdverslindend gebabbel waar vergaderingen in het bedrijfsleven zo vaak in uitblinken. Wat-verder-ter-tafel-komt (de beruchte WVTTK) is als vrijbrief om al je grieven en ideeën te spuien op het verkeerde moment op zich al verantwoordelijk voor een miljardenverspilling in Nederland. Oftewel: een ideale manier om Het Nieuwe Werken in de praktijk vorm te geven.
Hoe werkt staand vergaderen?
Alle project deelnemers komen op precies het aanvangstijdstip bij elkaar. Precies op tijd, anders is de rest op jou aan het wachten. Belangrijk is dat alle disciplines vertegenwoordigd zijn. Iedereen vertelt beurtelings wat ze gisteren gedaan hebben, wat ze vandaag gaan doen en wat daar nu bij in de weg zit. Zo kunnen er direct knopen gehakt worden en kan de projectleider eventuele belemmeringen oplossen. Belangrijk is om niet de inhoud in te gaan – dat doe je indien nodig na afloop in kleiner verband.
Voor wie is staand vergaderen handig?
Staand vergaderen is met name geschikt wanneer een groep mensen samen in 1 pand zit. Vanwege de logistiek werkt staand vergaderen niet wanneer je op verschillende lokaties werkt. Skype, chat en Yammer komen dan eerder in aanmerking om de vinger aan de pols te houden.
Het principe van staand vergaderen komt voort uit een vernieuwingsbeweging op het terrein van software ontwikkeling (check Scrum op Wikipedia wanneer je daar meer over wilt weten). De boven beschreven methode werkt het best wanneer je met een projectteam werkt aan een gezamenlijk helder omschreven doel. Staand vergaderen kan echter in vele andere situaties ingezet worden. Het zal niet altijd werken, maar omdat het je dwingt sneller concreet te worden, kun je er vaker mee aan de slag dan je wellicht denkt. Wees creatief en speel eens met het idee!
Nog één ding: gezellig keuvelen op de werkvloer is prima, zelfs heel nuttig. Alleen niet in een vergadering. Gebruik de koffie automaat of stap eens bij een collega binnen. Namens uw collega’s: bedankt!
En nu?
Slim en kort vergaderen is een goede strategie om tijd te besparen. Veel tijd. Tijdbesparing is onderdeel van wat ik noem “in de actiestand komen”. En dat is weer 1 van de onderdelen van de door mij ontwikkelde “5 sleutels voor overzicht en rust in je werk”. Wanneer je meester bent over al die 5 sleutels weet je zeker dat je je met de juiste dingen bezighoudt in je werk. Hierdoor krijg je meer impact en zul je meer plezier in je werk en daardoor ook in je leven hebben.
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.
Wij werken intern bij software ontwikkeling al enige tijd op deze wijze, althans op basis van Agile Scrum. Het begrip waarop je moet googlen als je meer wil weten over deze werkwijze. De ervaringen zijn zeer positief!
@martijn, ik ben erg goed ingevoerd in Agile software ontwikkeling ;-) Het is dat mijn publiek dat voor het overgrote deel niet is, dat ik de verwijzing daar naar weg heb gelaten. Voor het punt van staand vergaderen is het niet zo relevant. Bij nader inzien ga ik toch een link toevoegen, dank!
Zag > 10 jaar geleden een docu over de Britse koningin. Die vergaderde ook staand met haar ministers, om dezelfde redenen.
@Stephan: zo zie je maar weer, het hoeft niet allemaal Nieuw te zijn, oude principes voldoen ook tegenwoordig nog prima!
Pingback: Staand vergaderen – hype of miljarden besparing? | Lifehacking
Wij vergaderen niet alleen staand, maar ook onze werkplekken zijn dusdanig ingericht met zit/sta tafels dat tijdens het werk of kort overleg er ook een afwisseling tussen zitten en staan mogelijk is (en dat roep ik pas een jaartje of 15….)
Ik heb enige tijd geleden ergens gewerkt waar speciaal ruimtes met sta-tafels waren ingericht, en daar werd veel gebruik van gemaakt. En inderdaad, even en snel. Mensen blijven geen uren bij een sta-tafel vergaderen. Blijft wel een feit dat iemand die niet lang kan staan er niet voor in aanmerking komt.
Overigens waren in dat bedrijf nog andere ruimtes ingericht met ’t zicht op vergaderen; waaronder fauteuils afgeschermd met kralengordijnen. En ook daar werkte het snel en efficiënt vergaderen. Iedereen die langsliep kon namelijk horen of het gesprek relevant was voor het werk.
@Rietje: wat super dat die organisatie die principes zo mooi heeft uitgewerkt. Meestal ontmoet ik vooral een sceptische of lachende blik wanneer ik over staand vergaderen begin. Eigenlijk bijzonder dat bijna niemand echt nadenkt waarom we al die nutteloze uren met elkaar en een onduidelijke agenda in 1 ruimte zitten…
Pingback: De 10 top tips om minder te vergaderen | Meer focus, beter plannenMeer focus, beter plannen
Zie je op tegen alle vergaderingen deze week? Vergader eens staand, bespaart je tijd! http://t.co/DZaUpXia #HNW
RT @azuidhof: Zie je op tegen alle vergaderingen deze week? Vergader eens staand, bespaart je tijd! http://t.co/DZaUpXia #HNW
RT @azuidhof: Zie je op tegen alle vergaderingen deze week? Vergader eens staand, bespaart je tijd! http://t.co/DZaUpXia #HNW
RT @azuidhof: Zie je op tegen alle vergaderingen deze week? Vergader eens staand, bespaart je tijd! http://t.co/DZaUpXia #HNW
RT @azuidhof: Gek van die vergaderingen? Vergader eens wat vaker staand, grote timesaver! http://t.co/DZaUpXia #HNW