review Toodledo – krachtig systeem om het overzicht over je taken te houden

Geplaatst op door

Toodledo logo
Toodledo is een online takenplanner ofwel actielijst waarmee je eenvoudig je taken en projecten beheert.  Toodledo heeft een strakke vormgeving die precies laat zien wat de gebruiker wenst.

Toodledo dashboard. Klik voor uitgebreide en grote versie

DE MOGELIJKHEDEN VAN TOODLEDO

Met Toodledo is het mogelijk al je taken en projecten te beheren. Taken kunnen eenvoudig toegevoegd worden via een direct beschikbaar tekstveld, of via een geavanceerd invoerscherm waar de uitgebreide set met opties beschikbaar is. Voor het overzicht is het nuttig met Projecten te werken. Dit kan via de beschikbare Folders; verplicht is dat echter niet. Toodledo heeft vele mogelijkheden, waaronder gebruikelijke begin- en einddatum, mogelijkheid van herhaalde taken, lengte en prioriteit.

 

TOODLEDO IS KRACHTIGE SOFTWARE

Je kunt niet op elke plek alle taken uitvoeren. Denk hierbij aan Thuis, Onderweg, InDeStad, Kantoor of Internet. Daarvoor heeft Toodledo het principe van Context beschikbaar. Daarnaast kunnen taken gekoppeld worden aan doelen, ofwel Goals. Hiermee is het mogelijk dat wat je nu te doen hebt, te koppelen aan doelen op een hoger niveau (waar wil je naartoe in baan, carrière, relatie, leven). Tevens kan elke taak van uitgebreide notities voorzien worden. Tenslotte is er de mogelijkheid om Tags aan een taak toe te kennen. Hiermee kan een extra niveau van organisatie toegepast worden, denk aan het opdelen van taken in soort activiteit (‘marketing’, ‘administratie’, acquisitie’). Voor sommigen zal dit echter teveel zijn.

 

GEBRUIKSGEMAK VAN TOODLEDO

In het begin oogt Toodledo vol en het is wennen in het gebruik. Gelukkig kan precies ingesteld worden waar de gebruiker behoefte aan heeft. Wie bijvoorbeeld niet van Contexts en Goals gebruik maakt, vinkt die eenvoudig uit en ziet ze niet meer terug.
Het dashboard is zodanig opgebouwd dat alle belangrijke informatie direct zichtbaar is. Daarnaast kunnen met 1 klik verschillende sorteerslagen en views toegepast worden. Hierdoor wordt het dashboard compleet nieuw ingericht op bijvoorbeeld einddatum, prioriteit, of juist project. Bij iedere aanpassing past het dashboard zich automatisch aan doordat bepaalde opties zichbtaar worden en verdwijnen. Daarnaast beschikt Toodledo over een sterk filter mechanisme: hiermee kunnen recent afgevinkte taken, of bijvoorbeeld taken met een lage prioriteit al dan niet zichtbaar gemaakt worden.

 

TOODLEDO – ENKELE NADELEN

Toodledo heeft veel mogelijkheden. Het is echter wat minder intuïtief te gebruiken dan enkele andere takenplanners zoals Nirvana en het paradepaardje Omnifocus. Vooral de optie om taken te verslepen, wat in andere taakbeheer software steeds meer gezien wordt, wordt gemist. Ook zou het de gebruikersvriendelijkheid ten goede komen wanneer Projecten en Tags in een tagcloud getoond zouden worden.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

BEVEILIGING VAN JE GEGEVENS

Standaard verloopt de backend communicatie (op het inloggen na) via een onbeveiligde (http) verbinding. Het is jammer dat alleen gebruikers van de betaalde Pro versies gedurende het gehele gebruik van de applicatie de mogelijkheid van een beveiligde verbinding (https) geboden wordt. Toodledo meldt wel dat zij hun servers strak beveiligd hebben middels firewalls en actieve monitoring van de systemen. Daarnaast worden er dagelijks back-ups gemaakt, en zijn de systemen dubbel uitgevoerd ter voorkoming van dataverlies.

 

KOSTEN VAN TOODLEDO

Naast de standaard gratis versie zijn er 2 betaalde versies van Toodledo. Kosten voor de Pro versie bedragen $ 14,95/jaar, terwijl je met $ 29,95/jaar eigenaar wordt van de Pro Plus versie. Alhoewel Toodledo prima in de gratis variant te gebruiken valt, krijgen betalende gebruikers een aantal nuttige extra’s:

  • werken over een veilige https verbinding
  • gebruik van subtaken
  • uitgebreidere geschiedenis (de gratis variant bewaart voltooide taken slechts 6 maanden, Pro 2 jaar, Pro Plus ongelimiteerd)
  • samenwerking met andere Toodledo gebruikers
  • [Pro Plus] werken met bestanden

EINDOORDEEL OVER TOODLEDO

Toodledo is een krachtig takenbeheer systeem met veel mogelijkheden. Het is flexibel doordat de gebruiker eenvoudig alleen die velden kan laten zien welke echt gebruikt worden. Het is daarnaast prettig dat de Pro versie 1 week lang geprobeerd kan worden. Je weet dan zeker wat je als betalende gebruiker gaat krijgen.

En… tevreden met Toodledo? Of gebruik je een andere digitale takenplanner? Laat hieronder in de commentaren weten wat werkt en wat niet. Ik kijk uit naar je bijdrage!

Meer artikelen zoals deze ontvangen? Schrijf je hier in voor mijn eZine en ontvang wekeljks waardevolle tips. Plus mijn gratis ebook "Reken af met het Inboxmonster!".

32 gedachten over “review Toodledo – krachtig systeem om het overzicht over je taken te houden”

  1. Dag Arjan,
    ik gebruik zelf Omnifocus maar zie wel alle belangrijke zaken in Toodledo terug. Meestal missen de contexten en dat is nu juist weer heel essentieel voor mensen met iets langere lijsten. Als ik in de stad ben wil ik alleen de stad-zaken-taken zien en als ik achter mijn mac zit alleen de dingen die ik dan kan doen. Weet je ook of Toodledo werkt op mobiele spullen?
    Voor losse tijdelijke lijsten experimenteer ik met Workflowy (https://workflowy.com/).
    Dank voor de mooie post

  2. Een dikke maand geleden ontdekte ik Toodledo (volgens mij zelfs n.a.v. een van jouw artikelen of tweets) en ik heb er gelijk Remember the Milk voor laten vallen. Ik gebruik Toodledo (pro) sindsdien in combinatie met ToDo op mijn Macs (en iPad), waardoor ik in mijn dock kan zien dat er nog taken op me staan te wachten. Productiever dan eerst moeten inloggen bij RTM om te zien dat ik nog veel te doen heb. Toodledo heeft zelf ook een iPad/iPhone-app, die erg goed werkt.
    Kortom: ik ben nog steeds erg tevreden met mijn switch!

  3. @Ad: context is inderdaad ontzettend belanrijk, zeker voor langere lijsten. Wel merk ik toch dat dit 1 van de lastigste GTD kenmerken is om bij te blijven houden..het is eenvoudig in de valkuil te vallen “dat die context toch logisch is”.
    Workflowy heb ik ook uitgeprobeerd. Eerst dacht ik “dit is té simpel”, maar achter die eenvoud zit nog een behoorlijk krachtig mechanisme. Wel beperk ik mijzelf zoveel mogelijk in het aantal tools dat wordt gebruikt. Voor takenbeheer wil ik te allen tijde slechts 1 app, vandaar dat ik niet snel hier helemaal op zal overstappen

    wb mobiel: ja, Toodledo werkt prima op Android en iPhone. Voor Android gebruik ik nu het gratis Toodle Droid. Ook voor Blackberry is een app (Taskjot) die synct. Deze is echter *niet* gratis, zoals het meeste op BB ;-)

  4. @josanne: wat goed dat je zo te spreken bent over Toodledo. Zelf ben ik destijds ook overgestapt vanaf RTM, en nog nooit spijt van gehad. Overigens werk ik vooral via de webomgeving met Toodledo. Via een telefoon app is toch omslachtig en onhandig. De laptop is vrijwel altijd aan, dat werkt een stuk prettiger…merk sowieso dat ik steeds minder met de smartphone werk en meer via laptop, daar zal het ook mee te maken hebben

  5. Hallo Arjan,
    Ik heb dezelfde ervaring als Josanne. Na het lezen van een van je artikelen ben ik eerst overgestapt van Outlook naar Remember the Milk. Dat was toch niet helemaal wat ik zocht. Vervolgens overgestapt naar Toodledoo en ik was er zo tevreden over dat ik maar meteen de PRO versie heb aangeschaft.
    Sinds kort heb ik de Samsung Galaxy SII en de app “ultimate To-Do list” is gemakkelijk te linken aan mijn Toodledo account. Dit werkt echt geweldig en ik heb nu altijd mijn takenlijstje bij me om af te werken of er iets aan toe te voegen.
    Ik gebruik Toodledoo zelf op mijn werk. Ik heb aparte folders aangemaakt waaronder één voor op kantoor, één voor mijn studie (met goals) en nog een aantal.
    Je kunt zelf kiezen of je alle taken, of gefilterde taken wilt zien.
    Ik ben er in ieder geval zeer tevreden mee!

    Bedankt voor de tip!

  6. @Mirjam: zelf heb ik idd ook een tijd met RTM gewerkt, en daarna overgestapt op Toodledo een tijd terug. Vooral de flexibiliteit van die spreekt me erg aan, precies zien wat je wilt en wat niet. Voor iedereen ligt het toch net iets anders welke velden je wel en niet gebruikt

  7. Pingback: De beste manier om je hoofd leeg te krijgen (GTD tip)

  8. Pingback: Heb jij ook zo’n last van tooleritis?

  9. Pingback: GTD tip: wat te doen met je papieren en digitale archief?

  10. Hoe verhoudt Nozbe zich tot Toodledo? Is er praktijkervaring m.b.t. de versillen tussen deze twee?

  11. @Roelof: zelf heb ik Nozbe nooit getest (er zijn gewoon TE veel goede GTD apps). Wel hoor en lees ik er goede geluiden over. Overigens vind je hier een uitgebreide discussie rondom beide apps.
    De suggestie die daar wordt opgeworpen en die ik je mee wil geven: werk 1 dag met beide applicaties, dan zie je vanzelf welke het beste bevalt.

  13. Pingback: 7 tips voor een forse boost in je productiviteit!Grip op jouw inbox en informatie

  14. Pingback: Een goede actielijst maken: welke takenmanager moet je hebben?

  15. Pingback: De 5 sleutels voor Rust in je Hoofd – [2] Een Betrouwbaar Systeem

  16. Pingback: De 5 sleutels voor Rust in je Hoofd - [3] Gebruik de juiste middelenMeer focus, beter plannen

  17. Pingback: Hoe houd jij het overzicht over je taken? Resultaten van het onderzoek | Meer focus, beter plannenMeer focus, beter plannen

  18. Pingback: De beste manier om je hoofd leeg te krijgen - Lifehacking

  19. Zelf gebruik ik al geruime tijd Plancake. Webbased en een html-5 client voor mobiel, dus op elke smartphone te gebruiken. De gratis versie is enigszins beperkt, maximaal 10 lijsten en beperkt synchoniseren, maar aangezien ik de betalende versie gebruik merk ik daar niets van. Groot voordeel vind ik dat je ook een eigen volgorde in de taken kunt maken. Deadlines en herhalende taken zijn geen probleem, en er is een Nederlandstalige interface.

  20. @Ekaterin: ik wist niet dat Plancake ook in het NL beschikbaar is. Ze doen dat mooi, door NL’se gebruikers direct in het NL aan te spreken. Persoonlijk vind ik het te beperkt: de concepten van doelen en ‘next actions’ zitten er (als ik goed kijk) niet in.

    Belangrijk blijft om niet te focussen op welke tool het best is (d’r zijn er zoveel). Wel om met dat wát je gebruikt te kunnen lezen en schrijven zodat je er het meest uithaalt.

  21. Pingback: Geef je dag een kickstart met een morning checklist

  22. Pingback: Is jouw takenlijst wel idiot proof?

  23. Hoi Arjan,
    Ik was druk met Astrid bezig en was daar tevreden mee. Een colega vertelde over GTD en Toodledo. Toen heb ik toodledo bekeken, maar vond het erg simpel en onoverzichtelijk eruit zien. Toen werd Astrid gekocht en gesloten door Yahoo. Vervolgens heb ik een paar weken zitten ploeteren met verschillende taken systemen, maar ben toen weer bij toodledo uit gekomen. Voor mijn android toestellen ben ik uit gekomen op MyToodle. Het voordeel is dat deze direct werkt met toodledo website ipv een synchronisatie. Omschreven door de ontwikkelaar als “This application aims to support all features in Toodledo, instead of trying to be a generic todo app that syncs with Toodledo.” Dat vind ik zelf wel goed bevallen want het is snel en alle toodledo functies zijn beschikbaar.

    Hebben jullie prive en werk taken bij elkaar verzameld ?

  25. Pingback: Complexe werksituatie? Waarom je net iets meer nodig hebt...

  26. Gebruik zelf any.do, idee voor smartphone – samsung note 4 – en op de pc. Kan verschillende categorieën gebruiken. Nadeel is dat in de gratis versie ik de taken niet meer kan delen met collega’s.

  27. Kan ik Toodledo voor Mac (privé) ook laten synchroniseren met een versie voor iOS (werk). Dan kan ik te allen tijde bij mijn lijst, anders moet ik er nog 2 systemen op na houden. Is het mogelijk om 1 account te hebben die op beide systemen draait? Of is er een ander GTD-systeem waar dat mee kan? Alvast dank voor je reactie.

  29. @Ilse: bij Toodledo werk je vanuit 1 account. Vervolgens bereik je je taken ofwel direct via de browser na inloggen op toodledo.com. Of je werkt via een app die voor alle bekende platformen beschikbaar is. Eenmaal je gegevens invoeren in de app en die synchroniseert automatisch met de servers van Toodledo. Conclusie: je hoeft er zeker geen ander systeem bij te nemen.

  30. Thanks Arjan, ben meteen begonnen en nu al blij met het systeem! Zal ik uiteindelijk rust en overzicht krijgen?

  32. Pingback: Dromen in code - nerds op zoek naar de ultieme software

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.