Na vakantie weer aan het werk – is je mailbox ontploft?

De vakantie zit er op. Hier tenminste wel, en grote kans dat ook jij vandaag voor het eerst weer aan het werk bent. Hopelijk heb je kunnen uitrusten en ga je met plezier weer aan het werk. Of was je al 1, 2 weken op dreef? In ieder geval kan het nogal heftig zijn om voor het eerst in weken je werkcomputer aan te zetten. Hoe erg zou de ramp in mijn mailbox zijn?

Natuurlijk heb je niet stiekem (toch? toch!!?!!?) vanaf het strand je werkmail nauwkeurig bijgehouden. Alsnog staan daar nog steeds bergen al dan niet gelezen mails die luidkeels om je aandacht schreeuwen. Hoog tijd voor een klein recept om even schoon schip te maken in je inbox:

  1. markeer alles ouder dan 3 weken als gelezen en archiveer. Deze berichten zijn echt niet meer relevant, en in je vakantie heb je – toch? – voorzorgsmaatregelen genomen om problemen te voorkomen
  2. loop eenmaal snel door alles wat er overblijft. Antwoord nog niet maar neem een besluit aan de hand van die 4 bekende D’s: Do (snel doen) – Defer (later doen) – Delegate – Delete. Hanteer een systeem om die eerste 3 D’s goed uit elkaar te houden
  3. 3. kijk vanaf nu slechts enkele malen per dag in je inbox, verwerk nieuwe mails en verwerk tegelijkertijd die 3D’s op de actuele prioriteit af

Punt 4 is gewoon vertrouwen. Vertrouwen op een waterdicht systeem.

That’s it, vier snelle tips voor een lege inbox!

Kort en krachtig. Natuurlijk zit er meer achter: alleen al het systeem om die verschillende soorten berichten uit elkaar te houden is een verhaal op zich. Je inbox leeg houden klinkt in theorie redelijk simpel, alleen ik geef het je te doen in de chaos van een gemiddelde werkdag. Ben je al langer abonnee van mijn eZine dan krijg je regelmatig tips en inzichten hierover. En lukt het desondanks niet dat overzicht te behouden, ben je na de vakantie het overzicht totaal kwijt? Laat mij bij jullie op kantoor een training of workshop te laten verzorgen. In 1 of 2 dagdelen is je inbox leeg en heb je een rotsvast systeem om dat vanaf nu zo te houden. Een dergelijke training is meestal nog voordeliger dan met z’n allen een hele dag in een veel te benauwd trainingszaaltje 2 steden verderop….

En wanneer je al een tijdje met tips en truuks probeert je werkstromen en e-mail onder controle te krijgen en het lukt desondanks nog niet zo, hoe heerlijk zou het dan zijn om samen met je collega’s in korte tijd de boel op orde te krijgen…

Meer weten? Kijk even rond op de trainingspagina’s en neem contact op voor een training op maat!

 

Share

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.