Minder e-mail.. dat willen we allemaal. Hoe kom je bij dit schijnbaar onbereikbare ideaal? Dat daar meerdere kanten aan zitten moge duidelijk zijn. In onderstaande blog laat Arjan jou 1 manier zien om dat voor elkaar te krijgen: door het gebruik van een zakelijk sociaal netwerk! Lees hieronder snel verder om te zien hoe je dat voor elkaar krijgt…

Minder e-mail door slimmer samenwerken met Yammer

Allereerst heel even over wat Yammer niet is: het is géén complete vervanging van e-mail en mondelinge communicatie; het is daar juist een aanvulling op. Het wordt vaak de Twitter voor bedrijven genoemd. Kortgezegd vertel je net als op Twitter aan in dit geval je collega’s waar je op dit moment mee bezig bent.

En ben je zelfstandig ondernemer: denk niet dat Yammer alleen voor grote bedrijven is en niet voor bijvoorbeeld ZZP-ers. Wellicht werk je samen met anderen aan projecten of ben je actief in grotere verbanden, verenigingen of wat ook. Iedereen met een eigen domein kan een Yammer aanmaken en ook anderen daarin uitnodigen. Toch maar verder lezen dus ;-)

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

In veel e-mail berichten staat discussie centraal. Dit worden vaak eindeloze verhalen waar iedereen via reply-to-all het zijne of hare aan toevoegt. Op het eind weet niemand meer waar de oorspronkelijke discussie eigenlijk om ging. De oplossing? Verplaats dergelijke berichten naar Yammer en je mailbox wordt een stuk leger.

Leuk, maar – denk je misschien – dan moet ik toch nog steeds al die berichten lezen? En nog naar een andere plek ook, in dat Yammer! Blijf dan nog even bij me…

De 6 grote voordelen van Yammer:

1. Tussen vergaderingen door wissel je eenvoudig allerlei informatie met elkaar uit: van handige links naar artikelen tot het opgooien van kleine ideetjes en grote toekomstplannen. In principe is alles geschikt voor Yammer. Voor iedere organisatie zal dat trouwens anders liggen: vind hier gerust jullie eigen weg in
2. het is veel eenvoudiger dan bij e-mail om te bepalen wat je leest en wat niet. Door de slimme indeling in Groepen is al een nuttige manier om alleen te lezen wat jou interesseert. Jij wilt niet al die onbegrijpelijke technische discussies van de programmeurs lezen. Of de bla-bla verhalen van de marketeers (of juist wel).  Je houdt heel eenvoudig een schuin oog op wat er speelt in de organisatie. En wanneer je een zinnige bijdrage hebt, stap je gewoon in.
3. je kunt afzonderlijke collega’s gaan volgen binnen Yammer. Sommige collega’s zijn nu eenmaal interessanter voor jou dan anderen. Je volgt op deze manier heel selectief precies de onderwerpen die jou interesseren
4. discussies worden niet in een gesloten e-mail omgeving gevoerd, door alleen de mensen die toevallig de e-mail ontvingen. Nee, iedereen binnen het bedrijf kan volgen waar over geschreven wordt. HET grote voordeel is zo dat met Yammer een kennisbank wordt opgebouwd die eenvoudig doorzoekbaar is. Hoe meer mensen meedoen, des te krachtiger
5. Alle informatie is open, maar wel binnen de bedrijfsgrenzen. Interne vertrouwelijkheid is zo gegarandeerd. Je bent allemaal collega’s en openheid is een groot goed, nietwaar? Mocht openheid juist niet de bedoeling zijn dan start je gewoon een privé groep.
6. Tot voor kort kon een Yammer alleen binnen 1 organisatie (op basis van het e-mail achtervoegsel achter de @ in je adres) gebruikt worden. Dat leverde veel kritiek op, vaak wordt samengewerkt met andere organisaties en dat was via Yammer niet mogelijk. Daarom is het concept van Communities geïntroduceerd: op een gecontroleerde manier kun je nu externe mensen toegang geven tot jouw Yammer

Alleen voordelen?
Volgens mij zitten er geen echt nadelen aan Yammer. Wel is het zo dat een goede introductie essentieel is. Dit gaat namelijk niet altijd vanzelf: niet iedereen is meteen enthousiast om tijd te stoppen in weer een nieuw systeem. Zorg dus dat de introductie goed verloopt en de kans is groot dat Yammer ook bij jullie een vliegende start maakt!

Yammer in jouw organisatie introduceren?

Ik kan je helpen Yammer op een succesvolle manier in jouw organisatie of team te introduceren. Denk aan een inspiratiesessie. Focus op andere elementen van effectiever met je werk omgaan is natuurlijk ook mogelijk. Neem zeker contact op wanneer je meer wilt weten!