Neem je iedere werkdag weer voor heel veel te doen? En ben je aan het eind van de dag steevast teleurgesteld in je productiviteit en die nog altijd te volle inbox? De kans is groot dat je te optimistisch bent wat betreft je output. Denkt dat je dat ene project wel even kunt afronden, terwijl daar achteraf veel meer bij kwam kijken dan je voorzag. En dat telefoontje naar je nieuwe klant duurde een intensief uur in plaats van de in je planning opgenomen 5 minuten. Ook multitasken gaat je hierbij niet helpen. Grip op je werk is ver te zoeken…

Ik herken dat als optimistisch planner voor de volle 100%. Meestal doe ik al snel twee keer zo lang over de meeste taken, soms nog langer. Het best is om niet te veel verwachtingen te hebben en uit te gaan van in mijn geval 4 productieve uren per dag. Als die ook echt behaald worden kan ik meer dan tevreden terugkijken op een goede werkdag.

Belangrijker nog dan het adagium niet teveel hooi op je vork te nemen is alles niet te groot te maken: baby stapjes werken beter. Hoe vaak probeer je niet een complexe taak in één keer helemaal af te ronden? Ik wel tenminste…

Voor mij is “training voorbereiden” zo eentje. De meeste trainingen die ik verzorg bestaan voor een groot deel uit een vaste basis. Maar iedere keer komt er wel iets bij wat dit geval speciaal maakt. Dat vergt denkwerk, overleg met de klant, bijstellen van een eerder idee, een trainings tijdlijn op de kop gooien. En dan even op een maandagochtend “training voorbereiden”. Dat werkt dus niet.

Veel slimmer is om het project in stukken te hakken. Ga er vanuit dat je bezinktijd nodig hebt, denkwerk moet verrichten, zaken achteraf moet aanpassen. Wat dan ook van enige complexiteit in één keer neerzetten werkt niet. En dat is ook niet erg, zolang je je dit tenminste realiseert.

Breek je projecthuis dus op in kleine bouwstenen, en rond die steeds in het geheel af. Op zo’n manier hou je de vaart er in, is er steeds weer progressie. Uiteindelijk heb je een beter gevoel tijdens het werk, en krijg je waarschijnlijk veel meer gedaan.

Ingewikkeld? Nee, dit kon je zelf inderdaad ook allemaal bedenken. De kunst is om het nu te gaan doen. Massa’s mensen hebben goede ideeën en praten daar vooral over. Zorg jij dat je er mee aan de slag gaat, want je weet dat het om de uitvoering gaat. De beste stuurlui enz.
Succes!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.