Het kan gebeuren: je bent op vakantie geweest, of gaat juist bijna weg. Een paar dagen vol met vergaderingen. Of het gebeurt je iedere ochtend (oeps): een boordevolle mailbox.
Gelukkig hoeft dat niet zo’n punt te zijn; belangrijk is dan wel dat je gestructureerd je mail verwerkt. Alle berichten slechts 1x onder ogen komen, direct een (voorlopig) besluit nemen, en eenvoudig in de gaten kunnen houden bij wie jij iets uitgezet hebt. Het onderstaande super eenvoudige stappenplan helpt je hierbij. Nadat je het bericht snel doorgelezen hebt, besluit je:
- moet of wil ik dit doen en kan dat binnen 2 minuten? Doe het meteen!
- moet of wil ik dit maar kost het meer tijd? Voeg toe aan de actielijst
- kan iemand anders dit beter? Delegeren en op een lijst “afwachten” noteren
- onzin of niet relevant? Weg ermee, je tijd is te kostbaar
Het gaat echt om dat direct besluiten. Daarna kan je mail in alle gevallen uit de inbox: naar het archief wanneer je de er aan gekoppelde actie uitgevoerd hebt, naar de mailmap KortArchief als je een taak aan je actielijst toevoegt of gedelegeerd hebt, verwijderen in het laatste geval.
En weet je nog niet hoe je regels moet instellen in je e-mail, doe dat dan vooral meteen!
Voilà, een lege inbox!
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.
Pingback: Hoe krijg je gegarandeerd in 10 minuten je inbox leeg?Grip op jouw inbox en informatie
Dit plaatje is nu mijn bureaubladachtergrond. Kan ik zonder al te veel moeite even kijken.
Ik worstel op dit moment ook erg met het indelen en categoriseren van mijn werkzaamheden. De hele manier van behandelen spreekt me wel aan. Binnen ons bedrijf maken we gebruik van Yammer, Microsoft Live meeting en natuurlijk e-mail. Makkelijk tips om mee te beginnen zijn voor mij in ieder geval: geen bijlages meer sturen en stoppen met CC mailtjes. Vraag is dan voor mij wel: hoe doe ik dat met externen (klanten,leveranciers) wat zijn de mogelijkheden zaken daar veilig te krijgen zonder het sturen van een bijlage?
@Martin: goed idee die bureaublad achtergrond, althans tijdelijk ;-)
De alternatieven voor e-mail die je noemt zijn idd hele mooie vervangers van e-mail die ja al veel tijd kunnen besparen.
Voor externe contacten liggen CC’s en bijlages iets complexer. Vooral wat betreft bijlages is het belangrijk niet zomaar mogelijk vertrouwelijke documenten via een bestands uitwissel dienst als box.net, we-transfer e.d. te versturen. De definitieve oplossing is zonder meer inzicht in je specifieke situatie niet te geven. Maar in sommige gevallen kies je waarschijnlijk beter voor een bijlage. Punt is ook: in hoeverre wil je iemand anders ‘opvoeden’, of gewoon je werk doen. Dat laatste kan, als je een bewuste keus daarvoor maakt, een hele valide afweging zijn.
Helpt dit?
Pingback: Helemaal stoppen met e-mail? Niet doen!
De rustige zomer is weer voorbij, de wegen worden weer drukker. Hoe spit ik het snelst door de Outlook jungle? http://t.co/Pmfm6FRIb7
Pingback: Heb je alles geprobeerd - en blijft het te druk?
Pingback: Moet je dit eigenlijk wel lezen? Handig schema
Een aantal tips voor het indelen van jouw inbox van Arjan Zuidhof! https://t.co/hFG1YHVOsS #OndernemersBootcamp
RT @BirgithaBakker: Een aantal tips voor het indelen van jouw inbox van Arjan Zuidhof! https://t.co/hFG1YHVOsS #OndernemersBootcamp