onlangs werkte ik bij een klant 2 dagen intensief samen met een team van ondersteuners. De leidinggevenden die zij ondersteunen ontvangen werkelijk bizar veel e-mail. En daar komt hun eigen persoonlijke mailbox dan nog bij. Een volle inbox wordt hier als een gegeven gezien. We werkten aan de praktische aanpassingen die nodig zijn voor de nieuwe manier van omgaan met e-mail en andere informatie en het starten met een betrouwbaar systeem om je acties bij te houden. Je kunt wel een mooie nieuwe takenlijst gaan bijhouden maar hoe doe je dat praktisch? Ik merk dat het daar in de praktijk vaak op misloopt.

De goede wil is er, maar nu gaat het om het echie. En dat kan maar beter een manier van werken zijn die uit de weg zit. Zodat jij je op je werk kunt richten in plaats van je actiesysteem. Ik noem dat “Grip op je Inbox krijgen” waarbij we voor iedere situatie weer een eigen aanpak maken.

Terug naar deze klant. Hier had namelijk iedereen een eigen manier om het werk bij te houden. Soms werden taken ingepland in de agenda. Toezeggingen aan een collega snel genoteerd op een geeltje. Ook het al veel te volle TODO-blok was erg populair. Eén of twee mensen schreven alles op in een notitieboekje. Veel werd op “bewaken” gezet – WAT er dan precies bewaakt moest worden was nog al eens lastig terug te vinden. Al die verschillende systemen maakten het voor henzelf lastig overzicht te krijgen. En voor de groep om elkaars werk over te nemen. Weliswaar werden van de TODO blokken dagelijks heel wat taken afgestreept, toch kwamen er in de regel meer bij dan er afgingen (herken je dat?). En was er iemand ziek dan moest je soms eerst een uitgebreide studie maken waar alle benodigde informatie stond.

De meest gebruikte manier om werk “bij te houden” bleek trouwens de rode vlag in Outlook te zijn (ook op veel door mij geïnventariseerde werkplekken gebruikt).

Het lijkt zo’n handige optie om alle mails waar je niet iets mee moet even van een vlag te voorzien. En je kunt in Outlook die gevlagde berichten gemakkelijk tevoorschijn halen, dat wel. De vraag is wat je er vervolgens aan hebt. In mijn ervaring precies …niets.

Laat me dat toelichten.

Het idee achter die rode vlaggen is prima: mails waar nog een actie aan vastzit laten opvallen ten opzichte van de rest. Gevolg: je Outlook inbox gaat al snel op een kerstboom lijken. Een kerstboom in de vele kleuren, vlaggetjes en vinkjes die Outlook daarvoor standaard in huis heeft. Al goedbedoeld overzicht creeërend raak je dat in de praktijk echter snel kwijt. Want waar houd je al die telefonische en mondelinge toezeggingen bij (er is heel veel inloop op deze werkplek), waar de meer complexe taken (“kun je als Anneke akkoord is, Bert vragen of hij samen met jou die conferentie begin volgend jaar op poten wil zetten?”). Een rode vlag gaat je dan niet meer helpen.

Wat mist is 1 betrouwbaar systeem waar je “alles” in kwijt kunt. Alles wat zich op een gegeven moment aandient en dat je niet meteen kan doen – wat je meteen kunt doen hoef je natuurlijk nergens te onthouden, zonde van de administratietijd.

Nu hoor ik je zeggen “ha, geef mij zo’n systeem. Heb alles al geprobeerd en niets werkt”. Het gaat er niet eens om dat je met complexe en dure software aan de slag gaat (hield dat je tegen?). Of dat je de hippe TODO app op je telefoon installeert waar iedereen over praat (psst: morgen zijn ze hem weer vergeten). Zo’n systeem hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. En daarin ligt dan denk ik juist weer het manco: je denkt al snel dat een systeem complex moet zijn om te kunnen werken. Niets is minder waar.

HOE KRIJG JE WEER GRIP OP JE VOLLE INBOX?

Laat vanaf nu het vlaggetjes- en kleurtjes systeem meteen los. De eerstvolgende keer dat je je mailbox bekijkt, haal je ze het best allemaal weg. Vervang ze door losse acties die je vanaf nu consequent in een takenlijst (ik spreek liever over actielijst) noteert. Dat wordt je nieuwe sluitende systeem van voor jezelf nauwkeurig omschreven acties. Acties die voortkomen uit je mails. Zo’n e-mail zelf is toch niets meer dan een brokje informatie. In ieder geval is het niet de actie zelf, dat wat jij ermee gaat doen. Het gaat er om die informatie – de mails – en de actie – wat jij concreet gaat doen – uit elkaar te rafelen. Daarom ook dat we het vlaggen- en kleurtjes systeem in de inbox zullen moeten loslaten.

Uitsluitend door jouw brein te laten draaien kun je bedenken welke actie gedaan dient te worden. Denk DOEN / LATER doen / LATEN doen (delegeren) / DELETEN (van onzin en wat jouw werk niet is). Dit doe je als volgt:

DOEN – komt iets onder je aandacht en moet jij (dus niet iemand anders) er iets mee? Kost het je minder dan 2 minuten doe het dan meteen. Ben je er gelijk van af, en hoef je het niet te onthouden. Klaar en er hoeft niets meer genoteerd. De 2-minutenregel houd je actielijst binnen acceptabel proporties. Op elke 10 mails zou je nu al 2 tot 4 vlaggen geplaatst hebben. De eerste ronde is binnen.

LATER DOEN – Klussen die (ruim) meer tijd vergen dan 2 minuten gaan we wel noteren. Noteren met het voornemen ze later te gaan doen. Noteren ook om ze daarmee uit ons hoofd te krijgen. Hierdoor krijg je al meteen meer rust in je hoofd, plus je hebt meteen een uitgelezen kans een goede actielijst aan te leggen.

Ken je de takenlijst van Outlook, neem die vanaf nu daarvoor in gebruik. Is de takenlijst nog onontgonnen gebied in je mailbox, noteer dan alles in een spreadsheet of zelfs op een papieren lijst. Formuleer heldere acties die precies omschrijven wat je gaat doen. Begin met een actief werkwoord (print, bel, mail, schrijf, kopieer) en maak het zo concreet mogelijk. Dus niet “schrijver worden”, wel “bel Pieter voor lunch” omdat Pieter een goede vriend is die onlangs een boek uitgebracht heeft. Die lunch is concreet, kun je meteen regelen, en zal je sneller richting het schrijverschap brengen dan een wazig voornemen.

Een goede actielijst blinkt uit in eenvoud en helderheid en staat daarmee ver af van de meeste TODO lijstjes.

Dus: elke actie voor later vanaf nu apart noteren op je papieren lijst of in de takenlijst.

LATEN DOEN – alle klussen die beter door een ander gedaan worden besteed je natuurlijk uit. Ofwel: delegeren. En dat is echt alles wat een ander gewoon beter kan. Of waar een ander een beslissing over moet nemen. Want ook het nemen van een beslissing kun je uitbesteden, bijvoorbeeld aan je leidinggevende (ja, ja). Of werk wat die ander leuker vind. Tip: speel elkaar werk toe dat jij NIET en die ander WEL leuk vindt.

DELETEN – hoeveel van wat je dagelijks leest bestaat uit rommel, nieuwsbrieven die je toch nooit leest, YouTube video’s die je misschien nog eens gaat kijken – vergeet het maar -, of uit informatie die misschien nog eens van pas komt. Gooi al die rommel meteen weg, morgen heb je toch weer een nieuwe portie te pakken. De kans dat je er nooit meer iets mee doet of toch nooit tijd voor hebt is zo klein dat je je laten staan gewoon niet kunt veroorloven. Rigoureus verwijderen of desnoods archiveren is je vriend. Ben je van het bewaren zorg dan wel dat je met 1 druk op de knop een bericht in een e-mail map “archief” stopt. In Outlook kan dat vanaf versie 2010 met zo’n handige nieuwe toevoeging, de snelle stap.

Bonustip: stel jezelf kritische vragen. Is het echt, echt, nodig om dit te doen? Lang niet alles hoeft bij nader inzien gedaan te worden. Een indicatie is dat je actielijst veel te lang wordt; waarschijnlijk ben je iets te ijverig in het noteren van werk dat eigenlijk niet nodig is. Een hele kunst nog trouwens om dat onderscheid te maken.

Maak gebruik van de middelen die je ter beschikking staan. Die kunnen vaak meer dan je weet.

Conclusie: je tijd is kostbaarder dan de inbox laten volstaan met rommel just in case.

Het zal best een tijdje duren voor je het werken met je nieuw verworven actielijst onder de knie hebt. Blijf oefenen, blijf schaven aan je formulering, houd het aantal acties binnen de perken door een goede verhouding tussen toevoegen en afvinken. Dan kun je binnen korte tijd een betrouwbaar overzicht krijgen van al het werk dat je de komende tijd te doen staat.

Lastig? Zie je nog niet voor je hoe die takenlijst / actielijst er uit gaat zien? Volg mijn gratis 10-daagse audiocursus “de 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk” waarin onder andere het opzetten van een actielijst uit de doeken gedaan wordt

EN NU?

Heb jij al total control over je inbox en herken je bij collega’s en anderen nog wel deze kerstboom inbox? Stuur dit bericht dan a.j.b. aan hen door of deel het via de deelknoppen hieronder. Ze zullen je dankbaar zijn.

Nog geen control. Wanhopig van die overvolle inbox en tig mails per dag? Weten hoe je Outlook naar je hand zet? Met een training Grip op je Inbox op maat krijg je dat allemaal weer snel voor elkaar. Zodat jij je kunt richten op het echt belangrijke werk.
Daar word je pas echt vrolijk van.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.