E-mail lijkt zo handig: een kort bericht en jouw probleem ligt op het bordje van iemand anders, toch? Nee dus. Vaak zijn andere communicatiemiddelen beter.
Minder e-mail willen we allemaal wel. Het liefst zouden we er zelfs mee willen stoppen. In de praktijk stuit dat echter vaak op vele praktische problemen. Toch kan het echt een stuk minder. Onderstaand stroomdiagram geeft je suggesties welke communicatie middelen in welke situatie boven e-mail te prefereren zijn.
Klik op het schema voor grote versie
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.
Goed stroomschema, makes sense ;-)
Jammer dat dan weer jouw email adres rechtsonder in staat, maar soit, tis je vergeven ;-)
Linksonderin natuurlijk :-)
scherp gezien hoor, Tessa! Zolang de rest van de wereld e-mail nog als belangrijkste communicatie kanaal gebruikt, zal ik me er bij neer moeten leggen er ook nog gebruik van te maken. Anders wordt het wel heel lastig hen van mijn missie te overtuigen ;-)
Het probleem is inderdaad dat anderen nog voornamelijk via e-mail communiceren. Andere tools worden vaak nog niet gezien als een alternatief voor communicatie en dat is best jammer. Het is dus wel goed om het “goede voorbeeld” te geven, zelf heb ik daarom een Out Of the Office aan staan en reply op de mail die ik lees niet automatisch meer per mail. Ik zie ook een tweedeling, degenen die gewoon communiceren los van het medium en de rest die nog niet los komen van het oude.
Goed schema! Als alternatief voor email binnen organisaties kijk ook eens naar LumoFlow (http://www.lumoflow.com): microbloggen, wiki, documenten delen en project management. Tevens is het makkelijk om externe oplossingen zoals Google Apps of Sharepoint te integreren.
Ben zelf van mening dat email nooit zal verdwijnen en vaak is de integratie van email met externe oplossingen de meeste effectieve manier van communiceren, kennis archiveren en uptodate blijven.
Groet,
Bart
@Allard: zo’n Out-Of-Office heb ik nog niet aangezet, maar zit er wel aan te denken. Pro actief opvoeden, heel goed! Die tweedeling zal er nog wel een tijd blijven en tot die tijd verwacht ik zelf ook nog wel gebruik van mail te maken. Al was het alleen om niet te vervreemden van familie, vrienden en opdrachtgevers ;-)
@Bart: LumoFlow ziet er mooi uit, wil dat zeker eens proberen. Wat heeft het dat Yammer niet heeft?
Mooi zo een overzicht.
Jammer dat je Twitter alleen ziet als kletspraatje-digi-koffieautomaat. Want via Twitter kom je vaak ook aan je zakelijke informatie die je nodig hebt om te werken. Bij voorbeeld door #dtv of doordat iemand anders je attendeert op een goed artikel die je anders niet ter ore zou gekomen zijn, want niet via andere kanalen verspreid zoals in jouw schema. Ook doen veel ondernemers goede zaken via Twitter. Tsja, dat kun je zien als koffieautomaatpraatje, maar het is veel meer dan dat!
Niet iedereen gebruikt Yammer, vinden Twitter prettiger want maar 1 kanaal, anders moet je communiceren via 2 kanalen, Yammer én Twitter. Dat vind ik teveel van het goede. Het lijkt erop dat Yammer voor het zakelijke wordt gebruikt en Twitter voor het persoonlijke. Maar het nieuwe werken komt toch vanuit de gedachte dat je zowel werk als prive met elkaar kunt combineren, dus zo praktisch mogelijk omgaan met je tijd en dus kiezen voor kanalen wat jou het minste tijd kost. Dat kan dan Twitter zijn of Yammer. Aangezien ik ook collega’s op twitter heb, twitter ik dus sneller dan yammeren.
@Margreet: zelf zie ik Twitter zeker niet alleen als digitale koffie machine. Ik krijg namelijk vaak opdrachten uit Twitter, en zie dus zeker de zakelijke waarde er van in. Waar het mij om ging is hoe je vanuit de situatie van “e-mail overload” andere communicatie middelen in kunt zetten. Dan is de eerste opstap volgens mij dat je Twitter wel degelijk als een vervanging cq. uitbreiding van de koffie automaat kunt gebruiken. Vervolg is dat je mensen beter leert kennen en daar ook bv zakelijk voordeel uithaalt, kennis leert te delen en natuurlijk ook terug te krijgen doordat je met experts op andere vlakken in verbinding staat.
Het schema is dan ook niet zozeer wetenschappelijk verantwoord, als wel bedoeld om mensen aan het denken te zetten.
Het verschil tussen Twitter en Yammer is denk ik wel dat de eerste zowel zakelijk als prive is te combineren, maar Yammer eigenlijk alleen zakelijk gebruikt wordt
Pingback: Je e-mail inbox als takenlijst? Desastreus voor je effectiviteit! - Grip op jouw inbox en informatie
Pingback: E L S U A ~ A KM Blog Thinking Outside The Inbox by Luis Suarez » Reflections from 2011 – A World Without Email – The Documentary
Het probleem met veel communicatiemiddelen is de etiquette. Als de communicatiemiddelen gebruikt zouden worden waarvoor ze ontwikkeld zijn, dan werkt het veel efficiënter. De ‘informele praatjes’ of bilateraaltjes kunnen altijd nog plaatsvinden in de wandelgangen of bij de koffieautomaat. Zelf heb ik onderzoek gedaan naar de waarde van ‘hangplek’ die we koffieautomaat noemen. Bij de keuze van een nieuwe of andere koffieautomaat is zelfs het ontwerp en de kleurstelling bepalend voor het blijven hangen rond de automaat.
Meer informatie wordt gepubliceerd op: http://www.koffieautomaatleveranciers.nl/koffieautomaat.
Het is voor mensen moeilijk om te beslissen wanneer het praat is voor de koffieautomaat of andere media. Vindt je artikel heel leuk om te lezen.
Pingback: Tools of brains - schakelen we voor beslissingen onze hersenen steeds meer uit?Meer focus, beter plannen
Pingback: Liever minder e-mail? | Meer focus, beter plannen | Baas van je tijd en van je e-mail | Scoop.it
Pingback: Verwerk jij je e-mail alsof je drinkt uit een brandslang? | Meer focus, beter plannen
RT @azuidhof: Te veel e-mail? Pak liever de mailstroom aan, bv via deze flowchart http://t.co/Eb2MS1KgSK #mindermail