Is je complexe takenlijst meer hindernis dan helper?

Ik ben iets aan het bouwen dat je kan helpen met de complexe takenlijst zoals onderstaand onderstaand artikel beschrijft. Voel je je aangesproken en wil je dit graag uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Veel kenniswerkers proberen het overzicht over hun werk te houden via complexe takenlijsten, TODO-lists en projectplanningen. Mijn eigen all-time favorite is Toodledo. Vaak gaat dat prima want soms vereist de complexiteit van het werk gewoon een systeem met meer mogelijkheden. Zo kunnen er allerlei afhankelijkheden in je projecten spelen waardoor taken niet lineair gedaan kunnen worden. Ook kan er intensieve samenwerking met veel anderen soms ook extern plaatsvinden, of je hebt gewoon heel veel projecten tegelijk in de lucht te houden. Prima, blijf vooral zo doorgaan, je systeem werkt waarschijnlijk goed. Dit bericht is niet voor jou.

Tegelijk merk ik in mijn werk als trainer dat veel mensen dergelijke ingewikkelde systemen gebruiken terwijl hun werk daar wat minder om vraagt. Systemen met sublijsten binnen je hoofdlijst, categorieën voor je taken, Er is genoeg te doen en het kan hard aanpoten zijn, en toch is het aantal verschillende soorten en de hoeveelheid van de taken in het werkpakket wat minder groot dan bij een drukke projectmanager in een grote organisatie. Denk de ZZP-er met veel van dezelfde klussen, de kenniswerker in overheidsdienst met veel vergelijkbare projecten in vaak dezelfde setting, of de kantoorwerker op een niet al te grote back-office in het MKB. Wellicht gebruik je al lang iets dat goed werkt – goed bezig! Dit bericht is ook niet voor jou…

als de boel te complex wordt is de kunst om terug te schalen naar een minimalistische setting

Complexe takenlijst – ja, dat ben ik!

Herken je het voorgaande juist wel? Gebruik jij een zo complex papieren of digitaal takensysteem dat je juist daardoor soms het overzicht verliest. Dus is je lijst meer een hindernis dan een helper? Of je nu plant op papier, vanuit je agenda of een digitale takenlijst maakt niet uit; als de boel zo complex wordt dat je het overzicht dreigt te verliezen dan is het de kunst terug te schalen naar een minimalistische setting. Weg met de complexiteit, terug naar de aloude Standaard Takenlijst. Begin, of start opnieuw, met de allereenvoudigste takenlijst in het systeem dat je nu al gebruikt. Bovenaan invoeren, op [enter] klikken en klaar. Afgeronde taken afvinken. Meer zou niet nodig hoeven zijn.

Zwem je dus nog rond in een takenbrij van hier tot Tokio dan ben ik benieuwd naar je reactie: wat moet het systeem dat jou helpt het overzicht te houden absoluut kunnen?

En wanneer het je al gelukt is om dat overzicht terug te veroveren (top!) de vraag hoe je dat voor elkaar hebt gebokst? Wat zijn jouw geheimen? Laat het hieronder weten!


Je hebt het artikel uit! Voel je je aangesproken en wil je graag mijn nieuwe app uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Share

2 thoughts on “Is je complexe takenlijst meer hindernis dan helper?

  • Ja, ik WIL…

    Mijn taken zijn enerzijds gecategoriseerd, maar anderzijds wil ik ook met één klik de DUE DATES kunnen tonen. Ik ben benieuwd (ook als ICT’er) hoe je dit op denkt te lossen.

  • Hoi Arjan, klinkt goed ;-)
    Wel even een misverstand uit de weg ruimen: ik heb mij waarschijnlijk niet helemaal helder uitgedrukt; wat er gaat komen is weliswaar een applicatiie, maar een heel eenvoudige. Namelijk een recht-toe-recht-aan manier om losse taken bij te houden zonder enige toeters en bellen. Dus geen project, categories, weekly-review-reminders en dus ook geen due dates. En nadrukkelijk bedoeld voor wie niet in een heel complexe werksituatie zit – dan gaat die app namelijk niet helpen. Ik zal je nog steeds een seintje geven wanneer er iets online staat (er wordt nu nog hard gesleuteld): voor jou als IT’er en als ik het zo inschat wat meer wensen voor een takenmanager wellicht niet de beste oplossing…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.