In de kantoorsituatie worden de mogelijkheden steeds groter en wordt steeds meer van je verwacht. Waarom houd je dan de manier waaróp je het overzicht bewaart hetzelfde als “vroeger”. Geeltjes, overvolle TODO lijsten, ik kom ze regelmatig tegen. Helaas werken ze vaak eerder tegen je dan dat ze helpen. Vandaag meer over de door veel mensen gebruikte takenlijsten in je e-mail programma. Zeker beter dan geeltjes plakken, maar ze hebben een probleem. Hieronder lees je welk. Veel leesplezier!

Vrijwel iedereen gebruikt tegenwoordig ofwel geeltjes, ofwel een TODO-lijst. De bedoeling is daarbij natuurlijk om het overzicht te houden over al je acties. Maar lukt dat op deze manier wel? Die geeltjes vormen al snel een chaotisch geheel op je bureau. Iets met bomen en bos. En die TODO-lijst is aan het eind van de dag alleen maar gegroeid, het lijkt wel of die nooit af gaat komen. Laat me vooral weten wanneer jouw TODO-lijst wel leeg is: je bent bijzonder!

Wat veel mensen daarom gebruiken – soms zelfs náást die geeltjes – is de digitale takenlijst. Je kent die in je e-mailprogramma wel. Misschien gebruik je hem zelf wel. Tijdens mijn presentaties vraag ik dat vaak na, en dan blijkt een kwart tot één derde van de mensen inderdaad zo’n takenlijst in het e-mailprogramma te hanteren.

Nu is dat natuurlijk al overzichtelijker dan de geeltjes; toch is er een issue met die takenlijst. Ze bevindt zich namelijk in je mailbox! “Nou en”, hoor ik je denken, “die box heb ik toch de hele dag open. Handig hoor” En, lig je ook de hele dag onder je brievenbus te wachten tot de postbode arriveert? Nee toch? Klinkt flauw, maar het is hetzelfde. Kijk dit filmpje (Youtube link, < 2 min) over iemand die de hele dag door zijn postbus bekijkt. Je e-mail de hele dag door bekijken is eigenlijk niet anders dan dat. Wanneer je echt productief wilt zijn, gaat de e-mail beter dicht nadat je de inbox hebt doorgewerkt. Dicht dus, nadat je deze nieuwsbrief uit hebt.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

*** HERHALING ***

Ja, ik ken je een beetje: je gaat dat natuurlijk niet doen ;-) Veel te leuk al die afleiding. Wanneer je je zelf ECHT een plezier wilt doen, doe het wel. De hele dag afgeleid worden is killing voor je productiviteit. Je mag helemaal niets van mij? Zeker mag je dat wel. Liever zie ik dat je je werk sneller af kunt ronden zodat je meer tijd overhoudt voor de leuke dingen des levens. Dicht dus die mail, nadat je deze nieuwsbrief uit hebt.

*** EINDE HERHALING ***

OK, we zijn weer met beide benen op de grond. De mail gaat zo dadelijk dicht. Rustig, fijn. Eindelijk tijd om die belangrijke klussen op je takenlijst uit te voeren.  Maar ja, die takenlijst is nu dus ook dicht.

Werken vanuit je mailbox is dus niet de meest handige manier om dingen gedaan te krijgen. Er zijn overigens meerdere redenen hiervoor:

• je bent vooral andermans werk aan het uitvoeren. We vragen elkaar namelijk nogal veel via die e-mail
• er zijn meerdere manieren waarop taken tot jou komen: een vraag via de voicemail, een SMS bericht, privé berichten via Twitter, Facebook of Hyves, een via LinkedIn gedeeld artikel. Enzovoorts
• werken is niet e-mailen. Ondanks dat we uren per dag in Outlook of Mail zitten is het ECHTE werk dat wat in je arbeidsovereenkomst of de missie van je bedrijf staat.

Wat is er daarom logischer dan je takenlijst volledig los te koppelen van e-mail? Hiervoor zijn meerdere systemen denkbaar. In oplopende volgorde van complexiteit:

1. Via portal achtige sites als Netvibes direct in je webbrowser
2. hele simpele TODO lijsten via internet. Een mooi voorbeeld is Ta-da list
3. een iets ingewikkelder programma als RememberTheMilk
4. een redelijk complex – maar daardoor compleet – programma: Toodledo

Al deze programma’s zijn gratis te gebruiken en snel mee te starten. De laatste 2 hebben ook betaalde versies met meer mogelijkheden.

Tot zover het pleidooi om e-mail en takenlijst uit elkaar te trekken.Binnenkort meer over het waarom achter de complexere programma’s als RememberTheMilk en Toodledo. Wat bieden zij dat Outlook en Mail niet hebben? Stay tuned!