Het probleem

Ken je dat: je hebt een oude computer staan, waarop je min of meer toevallig nog wel eens op werkt, als je zoon net op je nieuwe machine zit te gamen. En die nieuwe Mac natuurlijk, top of the bill. Al je toffe grafische werk staat daar op. En je privé laptop, waar je op surft (bookmarks), en waarop je als het zo uitkomt nog wel eens wat voor de zaak doet. En dan komt het moment dat je met een USB stick de je tekeningen van de Mac gaat overzetten naar een Windows machine. Of je zit bij wijze van spreken op de camping en wilt ergens bij kunnen. Zucht. Ergens achter in je hoofd gaat een belletje rinkelen: kan dat niet slimmer? Ik ben toch niet de eerste die hier tegenaan loopt?

De oplossing

Je voelt hem al aankomen, maar inderdaad kan dat! Een van de meest simpele en elegante programma’s waar ik gebruik van maak, gaat je hiermee helpen: Dropbox (haal het meteen even binnen, vanaf http://dropbox.com)!

Je installeert Dropbox op ieder systeem dat je wilt synchroniseren (oftewel, waarop je een bijgewerkte kopie van allle bestanden wilt hebben). Let even op dat je voor Windows, Mac en Linux even de juiste versie binnenhaalt). Geef op één van je systemen een map op die je over al je systemen gesynchroniseerd wilt houden. Dropbox start automatisch op bij het inloggen (overal met hetzelfde account natuurlijk!) en doet haar werk volledig op de achtergrond. Je hebt er geen omkijken meer naar!

Nu komt de truc, je ziet hem al aankomen: de kunst is nu dat deze directory alle gewenste bestanden gaat bevatten. Vanuit elk systeem moet je zorgen dat die bestanden in deze directory komen te staan. Klaar met slepen? Vanaf nu vind je alle bestanden op al je systemen terug op deze plek!

Tot aan 2 GB is het gebruik van Dropbox gratis, daarboven kost het je $9,95 per maand voor 50 GB of €19,95 voor 100 GB. Maar als veelgebruiker merk ik dat die 2 GB vaak al genoeg is. Zolang je niet al je video’s en hoge resolutie fotomateriaal er opzet, natuurlijk.

Een geweldige eigenschap is dat je zelfs zonder een installatie van de software nog bij je bestanden kunt. Zul je net zien: zit je bij een vriend, wil je hem je laatste tekening, project voortgang (huh, wat voor vrienden heb jij?) of coole programma code laten zien. Maar ja, dat staat op je laptop, en je laptop is thuis. Uit. Gewoon inloggen op de website, en je komt in een handige gebruikers omgeving (ook wel dashboard genoemd) terecht. Vanuit dit dashboard loop je door je bestanden heen lopen. Je kunt uploaden, verwijderen, kortom alles wat nodig is voor basaal bestandsbeheer. Niet zo flexibel en snel als vanuit bestands beheer, maar wel van overal toegang. En je krijgt er gratis revisie beheer bij. Oude versies van documenten kun je op deze manier terughalen. Heb je bijvoorbeeld per ongeluk iets verwijderd, en is het ook niet in de prullenbak terug te vinden, dan ga je even naar de website om het document terug te halen. Erg handig als je wel eens te snel met die delete knop bent.

Smartphone

Natuurlijk heeft Dropbox Apps voor iPhone, iPad, Android en Blackberry. Op die manier heb je ook via je telefoon (lees)toegang tot je bestanden.

Conclusie

De ideale lifehack! Een keer even wat tijd insteken, en elke dag minder tijd kwijt aan organisatie en daardoor meer voor de plezierige dingen in het leven!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.