Ontzettend veel mensen (jij ook?) vinden het elke dag weer een uitdaging om de grote stapel e-mails in hun inbox te hanteren. Hoe maak ik mijn mailbox leeg, vraag je je regelmatig vertwijfeld af. In de loop van de tijd is die stapel steeds verder gegroeid. Je hebt je er eigenlijk al bij neergelegd. ‘t Hoort er gewoon bij. Herkenbaar?

<< WAKE-UP-CALL!! >> Weet je je dat je onnodig tijd verspilt? Het is meestal niet nodig een e-mail (slechts een brok informatie) vaker dan 1 keer te zien. Na lezing kun je meteen besluiten wat er gedaan moet worden. Ik noem dat de informatie verhelderen tot een te nemen actie. Dat kan ook zijn dat je dat later pas kunt besluiten. Als je er maar *iets* over kunt zeggen. Zo’n gelezen mail kan daarna meestal het archief in. Of op 1 van de sleutellijsten geplaatst – Afwachten, LaterMisschien of de Actielijst *) geplaatst. En voilà, je inbox is leeg.

Right. Die inbox moet dan wel aan het eind van een E-mail verwerkingssessie leeg zijn. Je wilt niet elke dag tegen dezelfde stapel oude zooi aankijken. Dat leid je af van wat je in die inbox doet: NIEUWE berichten verwerken, en zo snel mogelijk wegwezen. Iets met orde en dag. Je echte werk is ergens anders, niet in je e-mail.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Misschien heb je de grap wel eens gehoord. “Mijn mailbox leegkrijgen. Ja, alles selecteren en op verwijderen drukken”. Ik hoor hem Iets te vaak eerlijk gezegd ;-) Toch is die gedachte minder onzinnig dan het lijkt. In de praktijk geldt: hoe ouder de mail, des te meer kans dat je er echt niets mee hoeft. De enige reden dat al die oude mails je nog aangrijnzen is jouw angst iets belangrijks te missen. En toch, hoe groot is die kans? Wees eerlijk tegen jezelf…. Voor nu houdt die mailberg jou in ieder geval van het werk af. En da’s niet handig.

Laten we er vanuit gaan dat jij – zoals de meeste van mijn klanten – het helemaal weggooien van je oude mails te ver vindt gaan. Daarom gaan we voor een simpele edoch super werkzame tussenoplossing:

• selecteer alle gelezen mail ouder dan 30 dagen en stop deze in een map ArchiefOud. Ja echt, doen!
• maak een nieuwe map buiten je inbox genaamd ‘Uit te zoeken’ en verplaats de overige berichten daar naartoe
• selecteer in de nieuwe ‘Uit te zoeken map’ alles dat ofwel ongelezen is, of jonger dan 7 dagen. Verplaats die berichten naar een nieuwe map ‘Uitzoeken Prio’
• plan de komende 2 weken elke werkdag max 30 minuten in voor ‘nazorg’ (hieronder lees je meer over die nazorg).

That’s it! Vanaf nu blok je dus 15-30 minuten per dag in je agenda om eerst de ‘Uitzoeken Prio’ map berichten te verwerken. Dit is zo’n saai klusje dat uitstekend aan het eind van je dag past. Hanteer het principe van direct besluiten met de 4 D’s:

1. Do – ofwel doen, als het minder dan 2 minuten kost
2. Defer – strategisch uitstellen ofwel op je takenlijst plaatsen
3. Delegate – al het werk dat een ander voor je doet of waarvoor je op een ander wacht
4. Delete – alle onzin en ruis: weg ermee!

Map uitgezocht en je denkt nog steeds dat je met de map ‘Uit te zoeken’ verder moet gaan? Prima, aan de slag. Misschien, misschien heb je er echter een goed gevoel over die oude mails alsnog ongelezen weg te knikkeren (gefeliciteerd!). Dan ben je klaar met je nazorg.

Op deze manier heb je binnen 10 minuten een lege inbox. Wel staat je de komende tijd nog wat werk te wachten – je hebt de boel tenslotte zelf laten versloffen. Deze aanpak zorgt er voor dat je vrijwel zeker geen belangrijke mail verliest. Heb je iets ooit gelezen en niets mee gedaan…trust me, dan ga je dat later ook niet meer doen. Haal je schouders op over een al dan niet verloren klant, en wees vanaf nu alerter. Ook voor oude e-mail geldt het bekende adagium dat we vooral bang zijn voor wat nooit blijkt te gebeuren.

Veel plezier met je lege inbox! Je zult zien dat dit een stuk ontspanning geeft in je echte werk. Denk trouwens niet “die nazorg komt later wel”. Mest je niet op korte termijn je oude berichten uit, dan wordt ‘Uitzoeken Prio’ als het ware je nieuwe inbox. Dat wil je niet.

O en wanneer je deze tip opgevolgd hebt, laat zeker hieronder je reactie achter!

—
*) tik die woorden in het zoekveld rechts in en je ziet alle artikelen op deze site die daar over gaan