Hoe kom je UIT je inbox en IN actie?

Tringgg, bliep, fluit, “Een kort vraagje”, bliep, “kun je voor mij …”, bliep. Bliep!

Verloopt je dag met zichzelf bij aankomst luidkeels aankondigende e-mails, een telefoon die je niet kunt doorschakelen of op stil zeggen, collega’s die om de haverklap binnenlopen? Je brengt jezelf en je bedrijf of organisatie daarmee meer schade toe dan je denkt.

Schade? Da’s toch juist ontzettend flexibel van me, direct in de actiestand schieten?

Sorry, de werkelijkheid is anders; je bent zo in je werk vooral een brandweerman (m/v)

WERKEN VANUIT JE INBOX IS BRANDJES BLUSSEN

Te veel (met de nadruk op te!) flexibiliteit keert zich tegen je en kan makkelijk de grootste vijand van je productiviteit worden. Zo merk je dat:

[ 1 ] je bent de hele dag brandjes aan het blussen

Met brandjes aan de slag gaan is makkelijker. Het is nieuw en je krijgt vaak meteen de credits. Het is duidelijk wat er van jou verwacht wordt: de ontevreden klant die geëscaleerd heeft bellen. Dat lastige uitzoeken waarom de maandrapportage nu al voor de derde keer op rij fouten vertoont ligt ook op jouw bordje maar lijkt nu even minder belangrijk.

[ 2 ] je komt niet aan het meest belangrijke toe

Brandjes blussen en trouble shooting lijkt dankbaar werk. Ondertussen blijft het werk dat je gister en vorige week gepland hebt zich gewoon opstapelen. Minstens zo belangrijk als die brandjes, op lange termijn zelfs belangrijker!

Terwijl jij urgente problemen oplost stapelen die belangrijke klussen zich op. Je actielijst loopt vol, en roept steeds harder om je aandacht.

ZO BLIJF JE WEL IN JE WORK FLOW

De oplossing zit er in bij een urgente vraag niet direct in actie te schieten. Meestal kan het ook wel later. Noteer de vraag in je takensysteem en zet je weer aan waar je zojuist mee bezig was. Zo houd je de onderbreking beperkt en kun je vaak snel in je work flow terugkeren.

Werk je in een ondersteunende rol? Ook dan blijft het belangrijk de grote lijn in de gaten te houden. Een groot congres dat over 3 maanden plaatsvindt maar waar jij allerlei praktische zaken voor moet voorbereiden. In de waan van de dag zou je een deel daarvan zomaar vergeten.

Voor iedereen die in het werk veel de computer gebruikt geldt: goed voorbereid zijn op de storm die zeker komt zorgt dat je minder schade oploopt wanneer de wind aantrekt. De basis is slim omgaan met je mail, je agenda en je taken. Heb je dat eenmaal voor elkaar dan kan er veel gebeuren, maar weet jij precies wat je te doen staat.

Meer vanuit je actielijst gaan werken, en minder vanuit je inbox. DAT is pas echt in de actiestand komen.

WAARSCHUWINGSTEKENS

Herken je 1 of meer van deze tekens:

1. elke avond thuis op de bank je werkmail bijwerken
2. voortdurend meer uren maken dan je je van plan was
3. geen overzicht hebben over je totale werkvoorraad waardoor je je automatisch door je e-mail inbox laat leiden

Negeer ze niet! Nu denk je nog dat het volgende maand rustiger zal zijn. In de praktijk weet je wel beter.

Gun jezelf meer rust en overzicht en kom in actie: te beginnen met een lege inbox en rust in je hoofd. Ik help je heel graag mee op weg met een dubbel kado dat je rechtsboven op deze website kunt aanvragen. Lezen en luisteren kost je weinig tijd en levert direct resultaat op. Doe jezelf dat plezier en vraag ze direct aan!

Met mijn uitgebreide aanbod aan audiocursussen die je vanuit huis kunt volgen, een training op maat, en mijn Doorbraak traject kan ik je precies het zetje in de rug geven dat je nu nodig hebt.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Lukt het jou om minder tijd in je inbox door te brengen dan voorheen? Laat hieronder weten hoe je dat voor elkaar kreeg!

disclaimer: niets ten nadele van de echte brandweermannen en -vrouwen