Hoe zou het toch komen dacht Peter Pronovost, specialist bij het gerenommeerde Johns Hopkins ziekenhuis, dat ondanks onze inspanningen elk jaar zoveel mensen op de Intensive Care Units (ICU’s) aan eenvoudige zaken als een infectie komen te overlijden? Hij verrichte diepgaand onderzoek naar de waarschijnlijke oorzaak: de intraveneuze lijnen ofwel katheters die gebruikt worden om bloed af te nemen en medicatie en andere stoffen toe te dienen aan de patiënt. Voor een arts is het aanleggen van zo’n lijn routine, het is gesneden kost welke stappen je precies dient te doorlopen. Toch ging er vaak iets mis en ontstonden onverklaarde infecties. Zeer gevaarlijk en zeker voor patiënten in kritieke toestand zoals op de IC.

Als eerste schreef Peter precies de stappen die genomen moet worden bij het aanleggen van de lijn uit in een checklist, ofwel een eenvoudige afvinklijst. Daar kwamen eenvoudige zaken op als “handen wassen met zeep” en “ontsmetten van de huid rondom de plaats waar geprikt wordt”. Lang verhaal kort, wat bleek: heel vaak, bij maar liefst éénderde van de patiënten, bleek de arts een van de stappen domweg over te slaan! Je zou zeggen: hoe kan dat nou bij zo iets essentieel en toch eenvoudig als handenwassen? Het was niet dat ze dachten dat het onnodig was. Iedere arts is overtuigd van het belang van een goede hygiëne. Het bleek in de chaos van de IC gewoon vergeten te worden. En voor verpleegkundigen was het zonder checklist moeilijk de arts op dergelijke fouten te wijzen. Na introductie van de lijst bleek het aantal infecties op de specifieke afdeling dramatisch terug te lopen. Wat heet, in het onderzoek liep het infectiepercentage terug van 11 tot 0! Ze berekenden dat in het betreffende ziekenhuis na introductie van alleen al deze lijst er 43 besmettingen, 8 sterfgevallen en 2 miljoen dollar in kosten bespaard waren. Je begrijpt dat dr. Pronovost heel hard aan de slag ging om op allerlei gebieden in zijn ziekenhuis checklists te introduceren. Dit alles speelde zich trouwens niet af in de jaren 60 van de vorige eeuw. Nee we spreken hier over 2001, onze eigen 21e eeuw dus.

Checklists hebben een imagoprobleem

Nog niet overtuigd van het nut van checklists? Bedenk dat ook in een complex beroep als piloot zo’n lijst afvinken een vereiste is voordat je je Jumbo mag laten opstijgen van de Aalsmeerbaan. Ook de piloot heeft hiermee een ontzettend krachtig hulpmiddel in handen. Zij kan haar (ja, ik ken een vrouwelijke piloot) brein dan gebruiken voor de meer complexe aspecten van haar werk. Het grote imagoprobleem van de checklist is dus die eenvoud: ik kan het wel onthouden, geen lijst voor nodig. Met als gevolg dat je in een drukke situatie vergeet de werking van de flaps te controleren. Check.

Toch helpt een goede checklist ook ons gewone mensen te focussen. Focussen op de complexe taak waar je nu mee bezig bent: je gaat gewoon aan de slag in de wetenschap dat je niets belangrijks over het hoofd ziet.

In welke situaties een checklist gebruiken?

Waarvoor kun je nu een checklist gebruiken? Eigenlijk voor alle zaken die uit meerdere stappen bestaan en vaker dan 1 keer gebeuren. Bijvoorbeeld:

• de stappen die je wekelijks doorloopt om je productiviteitssysteem op orde te houden – je hébt toch een goed onderhouden actiessysteem? Of..
• ontwikkelen van je open trainingen: * data en locatie inplannen * onderwerp uitwerken * bezoekers uitnodigen, marketing campagne inplannen * aanmeldingen administratief afhandelen * training inhoudelijk voorbereiden
• zaken als “website bouwen” “rapportage opleveren”. Iedere keer doe je dezelfde standaardhandelingen verspreid door de tijd zoals * kick-off meeting *archief inrichten * rapport opstellen * facturen verzenden etc.

In sommige gevallen – zoals het ontwikkelen van die open trainingen wanneer je dat vaker doet – zul je niet snel een van de stappen vergeten. Het gaat er dan vooral om dat je alles op het juiste moment doet, zodat je niet onverwacht tegen een deadline aanloopt.

Wanneer is een checklist zinvol?

De kunst is te bedenken wanneer je wel en wanneer beter niet een checklist gebruikt. Een lijst is vooral handig wanneer je alle stappen net niet vaak genoeg uitvoert om ze allemaal te kunnen onthouden. Of wanneer het om meer dan zo’n 7 stappen gaat want dat vind ons brein bijzonder lastig. Als je zoals ik iedere dag nog ouderwets afwast is uitschrijven van

• pak afwasteil
• zet warme kraan aan
• voeg afwasmiddel toe
• vul aan met koud water
• zet kraan uit
• pak afwaskwast

laten we zeggen …minder zinvol. Voor het schrijven van een artikel voor mijn eZine

• schrijf eerste versie
• redigeer, spellingscontrole, zinsbouw
• plaats op eigen website
• schrijf intro
• plan in in nieuwsbriefsoftware
• plan berichten op sociale media

…is het juist slim, zeker omdat je niet alles in 1 keer doet.

Aan jou om die kunst te ontwikkelen van bedenken wanneer checklists handig zijn. En ze natuurlijk flink te gaan gebruiken!

Tenslotte: wil je meer weten over dat onderzoek op de ICU? Lees het lange artikel dat Atul Gawande, auteur van “The Checklist Manifesto” (ook een aanrader) daarover schreef

Jouw beurt

je favoriete checklist is hieronder in de opmerkingen van harte welkom. Of ben ben je geïnspireerd geraakt en ga je vanaf nu een bepaalde lijst gebruiken? Deel die met mij en de andere lezers. Alvast ontzettend bedankt!

Check. En nu?

Het werken met checklists is onderdeel van een goed en betrouwbaar actiesysteem. Een goed actiesysteem is onderdeel van de door mij ontwikkelde “5 sleutels voor overzicht en rust in je werk”.  Wanneer je meester bent over alle 5 sleutels weet je zeker dat je je met de juiste dingen bezighoudt in je werk. Hierdoor krijg je meer impact en zul je meer plezier in je werk en daardoor ook in je leven hebben. Meer weten? Laten we samen voor een doorbraak van jouw productiviteit zorgen. Zodat ook jij binnenkort een stuk relaxter je werk kunt doen

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.