Herken je dit bij jezelf: je hebt moeite om te beginnen aan een klus. Wanneer dat dan eenmaal gelukt is hoop je zo hard mogelijk dat je niet onderbroken … trrrringgg!! Alleen al het idee dat je onderbroken kunt worden door een rinkelende telefoon of de spreekwoordelijk binnenvallende collega maakt het lastig om jezelf (weer) aan het werk te krijgen. Zo heb je het gevoel dat je alles twee keer moet doen. Of drie.

ONLANGS sprak ik met een klant die van zichzelf al aangaf een langzame taakswitcher te zijn – hoera voor zelfinzicht! Hij vond het lastig om te voldoen aan de verwachting heel flexibel steeds te werken aan wat op het moment de prioriteit had. Een prioriteit die nogal eens de neiging had te wisselen. Wisselingen van prioritering in de organisatie zorgen nogal eens in de vraag aan medewerkers hun klussen ook meteen in te wisselen voor de prio-du-jour. Voor sommige medewerkers geen enkel punt, terwijl anderen van al die herprioritering onrustig worden.
Vooropgesteld: het proces waarbij je één werktaak afrondt en overgaat naar een nieuwe kost mentale energie. Dat geldt voor iedereen. Het kan daarom slim zijn het wisselen tussen verschillende taken terug te brengen. Alleen loopt de een er sneller tegenaan dan een ander. Gelukkig hoef je als langzame taakwisselaar niet sneller te worden. Dit is namelijk een eigenschap die in je genen verankerd zit. Er is ook niet iets ‘mis’ mee of zo, helemaal niet. Je kunt deze eigenschap juist je voordeel gebruiken – straks meer. Eerst meer over hoe je hier slim mee omgaat.

Slimmer werken als langzame taakswitcher

Ik ga je als langzame taakswitcher niet aanraden vanaf nu je telefoon tussen 9 en 5 uit te zetten, en je deur op slot te draaien. Het zijn bijzonder effectieve oplossingen mits je ze met mate toepast maar de hele dag lang zal geen haalbare kaart zijn. Laten we gaan voor meer elegante aanpassingen. Hieronder vind je een aanzet. Het is geen uitputtende lijst en voor een deel pas je ze vast al toe. Mijn bedoeling is vooral je aan het brainstormen te krijgen over hoe jij in elkaar zit en hoe je je werk daar omheen kunt vormgeven. Daar gaan we:

Vind je het lastig om van taak te wisselen dan zorg je er best voor dat je

• alle e-mail en andere notificaties uitzet wanneer jij je concentreert op je werk  – voor zover je dat niet al lang deed
• kijkt of het mogelijk is spreekuren in te stellen waarop iedereen mag binnenlopen, of enkele blokken tijdens de werkdag dat je “gestoord” kunt worden. Werkt vooral goed wanneer je in een team of in een open kantoortuin (samen)werkt en je hier onderling afspraken over maakt…
• …lukt het voorgaande niet draai het dan om: stel juist blokken in waarin je ongestoord aan je actielijst werkt. Maak dit duidelijk in je agenda en naar de mensen om je heen
• glashelder naar jezelf toe bent over wat het is dat je nu precies gaat doen. Gebruik ook eens het actieve woord “actie” in plaats van het passieve “taak”
• batchgewijs werkt – ofwel alle soortgelijke kleinere taakjes bij elkaar veegt. Door soortgelijk werk in 1 keer achter elkaar te doen maak je het jezelf een stuk gemakkelijker. Het vergt minder van je dan alles door elkaar te doen. Alles om de frictie in je werk te verminderen. Moet je voor administratieve handelingen inloggen op een traag bedrijfssysteem probeer dan die wijzigingen of toevoegingen allemaal één keer tegelijk te doen. Log dan in in dat trage systeem en voer je aanpassingen in 1 keer door. Kleine aanpassing in je werkwijze, die je steeds een klein beetje tijd kan besparen. Ook het afhandelen van alle nieuwe mails in je inbox in één keer is batchgewijs werken. Hoe je zo zorgt voor meer grip op je inbox lees je hier

Ja, dat lijkt nogal wiedes en is toch o zo lastig: bedenken wat je precies gaat doen? “kwartaalrapportage schrijven” lijkt logisch. Maar eigenlijk bedoel je “vraag jaarcijfers op bij Trudy”, “schrijf eerste versie”, “leg concept ter review voor aan Klaas-Jan, Annelies”, “verwerk commentaar”, “vraag Trudy grafieken te maken” (daar is ze nogal goed in, en ze vindt het leuk werk), “rond rapportage af”, “bereid presentatie kwartaalcijfers voor MT en team voor”. Bij het fantaseren over de kwartaalrapportage verschijnt wel direct een gelikt afgerond document voor je geestesoog en je snapt dat op enig moment Word geopend zal worden. Maar. Zonder jaarcijfers is het lastig een toelichting uit te werken. En o ja, Trudy is volgende week pas weer terug van vakantie. Met de kennis van nu ga je eerst iets anders doen. De kwartaalrapportage blijft nog even liggen.

Wil je het risico lopen urenlang te zwoegen met het zagen van planken terwijl de romp van het schip van metaal gemaakt dient te worden?

Kortom. Het is ontzettend belangrijk om glasheldere acties voor jezelf te formuleren en vooraf je denkwerk te doen voordat je zomaar aan de slag te gaan. Vanuit een set heldere acties is het veel makkelijker kiezen dan vanuit een serie wazige grotere dingen die je niet in één keer te bevatten zijn. Het wordt veel eenvoudiger om de juiste dingen op het juiste moment te doen wanneer je een helder beeld hebt van het grotere plaatje. Je loopt een levensgroot risico jezelf urenlang in het zweet te werken met het zagen van planken terwijl het schip van metaal gemaakt dient te worden. En dan hebben we het nog niet eens over de scherpte van je zaag gehad.
Simpelweg een TODO-lijst aanleggen werkt dan tegen je in plaats van dat het helpt. Beginnen te denken in termen van urgentie en belangrijkheid van je takenpakket is een stap in de goede richting.

Denken OVER je werk zorgt voor minder denken AAN je werk

Kortom, ook wanneer langzaam taakswitchen je past als een handschoen kun je bijzonder productief zijn. Gewapend met zelfkennis kun je op deze manier zelfs van een veronderstelde zwakte een kracht maken. Waarmee de kring rond is.

En nu – aan de slag!?

Bovenstaand heb ik je een paar suggesties gegeven hoe je als langzame taakswitcher toch de werktijd naar je hand kunt zetten. Je kunt dit nog veel verder uitbouwen, zodat je met veel meer plezier je werkdag in kunt gaan. Dit artikel biedt niet de ruimte alles met je te bespreken. Mocht je meer willen weten kijk dan wat ik via een training Grip op je Inbox of De Drukte de Baas voor je kan betekenen.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.