Waarschuwing: deze tekst bevat veel informatie en getallen en is daarom minder geschikt voor mensen die al onder information overload gebukt gaan.
AANLEIDING
Ik heb de afgelopen jaren vele systemen gebruikt om mijn taken en projecten te beheersen. Dat varieerde van papieren blaadjes op A6 formaat bijeengehouden door een clip (de Hipster PDA waar je hier onder een voorbeeld ziet) tot een redelijk geavanceerd digitaal systeem als Toodledo, dat ook via de smartphone te bedienen is.
Bijna alles werkt wel een beetje, zolang je het consequent gebruikt. De wat mij betreft grote uitzondering op de regel zijn geeltjes die in een kring rondom je scherm hangen, en blaadjes met aantekeningen die overal in je kantoor rondzwerven. Wat me intrigeert, is dat vrijwel iedereen tegenwoordig wel een systeem lijkt te gebruiken. Je zou zeggen: mooi, dan weten al die mensen dus voortdurend wat er van hun verwacht wordt en wat hun langere-termijn doelen zijn. Mooi niet dus. Elke dag weer tref ik harde werkers die het juist zo druk hebben doordat hun systeem laten we zeggen, enig onderhoud kan gebruiken.
EEN ONDERZOEK
Afgelopen week lanceerde ik een mini onderzoek op Twitter om het gebruik van takensystemen te inventariseren. En wow, wat een mooie opkomst! Nooit verwacht dat meer dan 100 mensen (N = 104) de moeite zouden nemen om de vragenlijst in te vullen (hartelijk dank)! Dat roept om een degelijke analyse.
THE RESULTS
Voor wie haast heeft, de ruwe data in enkele wetenschappelijk verantwoorde tabellen en een grafiek
Welk takensysteem gebruiken mensen?
Tabel 1. Gebruik van een digitaal takensysteem. Onderzoek op Twitter, juni 2011 (N = 104, totaal aantal invullers)
| Ik gebruik een takensysteem (willekeurig welke) | 93 % |
| Ik gebruik als takensysteem een apart digitaal programma | 39 % |
| Uitgesplitst naar applicatie: | |
|
|
| Eenmaal genoemd: Basecamp, Firetask, GQueues, GetFlow, Nozbe, Ohja.nl, Ta-da List, Taskpaper, Teux Deux, Timetask intervals, Springpad en Workflowy |
|
Tabel 2. Welk takensysteem gebruik je? Onderzoek op Twitter, juni 2011 (N = 104, totaal aantal invullers)
| Ik gebruik geen takensysteem | 7% |
| Ik gebruik wel een takensysteem | 93% |
| Uitsplitsing naar takensysteem: | |
|
|
Tabel 3. Ben je tevreden met je huidige takensysteem? (N = 97, gebruikers van een systeem)
| ja | 85 % |
| nee | 15 % |
Tabel 4. Ontevreden over huidige systeem (N = 15 ontevreden gebruikers)
| Welk systeem gebuiken ontevreden gebruikers? | |
|
|
TOELICHTING
De resultaten hebben me eerlijk gezegd verbaasd, en ook weer niet. Van alle invullers maakt 93 % gebruik van een takensysteem. En dat is niet zo onverwacht: ook geeltjes en een simpele TODO lijst vallen onder deze definitie. Wat mij wel verbaasde: liefst 39 % van alle invullers gebruikt een APART digitaal systeem zoals Remember The Milk of Toodledo. Veel? Ik denk dat mijn lezers meer dan gemiddeld zichzelf al een bepaalde mate van structuur hebben aangeleerd, of dat van nature zijn. Daarnaast hebben deze georganiseerde mensen waarschijnlijk meer dan gemiddeld gereageerd op het onderzoek. Juist omdat het onderwerp hen aanspreekt. In wetenschappelijke termen: hier is hoogstwaarschijnlijk sprake van selectie bias. Toch levert het onderzoek een aantal interessante inzichten op. Lees verder.
VEEL VERSCHILLENDE TOOLS
Mijn aanname was dat de grote 2 (RTM en Toodledo) veruit het meest gebruikt zouden worden. Ze worden in het onderzoek inderdaad het meest genoemd. Al kwamen de invullers liefst met 17(!) andere digitale programma’s! Grote favorieten zijn er dus niet, er is juist sprake van een grote spreiding in gebruikte software. Hoe komt dat? Wie het weet mag het zeggen: zijn de grote jongens niet goed genoeg? Of zitten de gebruikers van digitale systemen zo in de voorhoede dat ze steeds weer iets nieuws proberen? Wie het weet mag het zeggen…
TEVREDEN GEBRUIKERS
Van de mensen die een takensysteem hanteert is 85% daar tevreden mee, en 15% niet. Die 85% is zeer hoog, en niet geheel in lijn met mijn ervaringen in het veld. De meeste mensen werken tegenwoordig onder enorme druk en hebben grote moeite hun werkzaamheden op tijd af te ronden. Er wordt ook naar hartelust geklaagd over volle werkweken en mailboxen. Het onderzoek heeft niet gekeken of mensen hun werk op tijd kunnen afronden, of dat ze, ondanks tevredenheid met het takensysteem, daar niet in slagen. Het zou erg interessant zijn hier een wat uitgebreider vervolg onderzoek aan te weiden.
NIET IEDEREEN TEVREDEN
Interessant wordt het wanneer we inzoomen op die 15% ontevreden gebruikers: maar liefst 73 % van hen (11 van de 15) blijkt een TODO lijst op papier of e-mail te gebruiken! De suggestie lijkt te zijn dat deze systemen niet zo effectief zijn. Gezien de lage aantallen staat deze uitspraak echter niet zo stevig: interessant zou het zijn hier verder in te duiken. De 2 ontevreden gebruikers van een digitaal systeem melden overigens problemen met synchroniseren en inloggen als de reden van ontevredenheid. Zij lijken dus geen problemen met het verwerken van hun taken an sich te hebben.
De vraag is in hoeverre dit onderzoek vertaald kan worden naar de Nederlandse populatie op Twitter. Door o.a. de genoemde selectie bias heb je niet een doorsnee van Nederlandse, laat staan van de Twitter bevolking. We kunnen dus niet concluderen dat de helft van Nederland een apart digitaal takensysteem gebruikt. Dit ter relativering.
CONCLUSIES
- veruit het overgrootste deel van de invullers gebruikt een takensysteem (93%) en is daar tevreden over (85%). Dit is een zeer hoge score. Mijn vermoeden is wel dat ontevreden gebruikers relatief weinig het onderzoek hebben ingevuld. Misschien voelden zij zich niet zo geroepen tot invullen (of hadden ze hier geen tijd voor….?)
- uit het onderzoek blijkt dat aparte digitale systemen voor taakbeheer hoe dan ook een hoge vlucht aan het nemen zijn. En terecht: zij kunnen mensen van wie veel verwacht wordt goed helpen om de waan van de dag onder controle te houden.
- ontevreden gebruikers zijn relatief vaak gebruikers van eenvoudige TODO lijsten. Het lijkt er dus op dat deze systemen niet zo effectief zijn.
- daarnaast: het was gewoon leuk dit onderzoek(je) te doen! Veel mensen lieten weten benieuwd te zijn naar de resultaten. Trouwens, met Google Forms (standaard in Google Docs) heb je binnen de korste keren een web formulier gemaakt. De resultaten worden automatisch in een spreadsheet opgevangen, waardoor je eenvoudig analyses kunt uitvoeren.
Ik ben heel benieuwd naar jouw interpretatie van de resultaten! Doe je mee met de discussie hieronder?
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.
Interessant om de resultaten te zien.
De resultaten maken voor mij nogmaals duidelijk, dat het systeem waar je mee werkt om uw taken in bij te houden eigenlijk niet uitmaakt. Als je het maar van u kan maken, en daarmee bedoel ik dan dat je het eventueel kan aanpassen aan uw noden en het dan ook gebruikt. Ik zie bij ons in de organisatie heel veel personen die een takenlijst hebben, maar hem niet gebruiken. Een van collega’s heeft er zelfs nog dingen op staan van 2009!
An
@An: absoluut is het zo dat het gebruik van een systeem van levensbelang is voor een goede werking! Wel zijn er naar mijn mening aanwijzingen dat een systeem minder effectief is. Voorbeelden: die door geeltjes omringde monitor, of bijvoorbeeld iemand die alles in het hoofd denkt te kunnen onthouden. In de beleving van deze mensen functioneren ze goed, echter ze zijn bewezen ineffectief. Slechts voor mensen die een klein aantal taken te behappen heeft nog wel te doen. Echter de drukke kenniswerker komt hier niet meer mee weg….
@Arjan, die voorbeelden zou ik geen systeem noemen ;))
Wat is dan het beste takensysteem? Ik weet het namelijk niet. Nu alles tegelijk: outlook en to do list en geeltjes.
@An: LOL ;-)
@Amulderster: kort door de bocht: zorg in ieder geval dat je 1 systeem hanteert. Meerdere systemen zullen er altijd voor zorgen dat je het overzicht verliest. Bij een klein totaal aantal taken en niet te veel verschillende projecten/aandachtsgebieden kán een eenvoudige TODO lijst volstaan. Wel dien je die consequent bij te houden, het best dagelijks. Dit hoeft trouwens niet veel tijd te kosten.
Komt er meer op je bordje en ben je nu het overzicht kwijt, dan is het waarschijnlijk tijd voor een iets geavanceerder systeem. Dit kan natuurlijk digitale zijn, waarvan hierboven diverse goede opties genoemd worden. Een papieren systeem werkt echter ook prima: zorg dan alleen wel dat je niet terugvalt op de standaard TODO lijst. Die zal binnen de kortste keren overstromen. Er valt prima met een papieren systeem op basis van bijvoorbeeld GTD te werken. Een goede opzet is dan wel belangrijk en niet in 2 zinnen uit te leggen.
Dit geeft mij wel inspiratie om binnenkort een artikel te schrijven over een goed papieren systeem. Dank je wel!
Leuk om de gegevens zo overzichtelijk te kunnen bekijken. Wat mij bijzonder verbaast is dat 2Do niet genoemd wordt. Ik heb namelijk veel van de andere (bekende) apps gebruikt, maar vond die geen van alle prettig, terwijl ik 2Do geweldig vind. Ik zie hem overigens ook niet terug in lijstje met applicaties die 1x zijn genoemd (terwijl ik hem wel had genoemd), maar verderop in het artikel heb je het ook over 17 apps, dus misschien heb je er een paar niet genoemd. Het zou kunnen zijn dat 2Do vooral goed werkt met een iPad / iPhone en die heeft natuurlijk niet iedereen. Maar het lijkt me sterk dat dat de enige reden is. Ik ben wel nieuwsgierig naar recensies van de apps.
Groet! Martien.
@Martien: ik heb de ruwe gegevens er nog eens bijgepakt. Inderdaad heb je 2Do vermeld, echter in de opmerkingen. Deze app stond niet vermeld bij de vraag ‘welk digitaal programma’. Daarom heb ik er overheen gekeken, waarvoor excuus. En 2Do natuurlijk toegevoegd bij de lijst met eenmalig genoemde apps. Ik kende die trouwens nog niet, dus daar ga ik mijn oude iPhone binnenkort misschien nog eens voor uit de kast halen ;-)
Recensies heb ik overigens niet op korte termijn in gedachten op dit blog. Op lifehacking.nl zijn trouwens wel diverse productiviteits apps gereviewed. Ik zou daar zeker een kijkje nemen als ik jouw was!
Pingback: Wat hebben aparte digitale takenplanners dat de Outlook Takenlijst niet heeft? | Arjan Zuidhof
Leuk om de resultaten te lezen. Ik heb meegewerkt aan het onderzoek en ben gebruiker van GQueues. Werk je met gmail of nog beter Google Apps, dan raad ik GQueues enorm aan. Ik heb zo’n beetje alle systemen uitgeprobeerd en GQueues wint het voor mij eenvoudig, ook van Remember the Milk. GQueues heeft een hele goede integratie met Gmail, Google Calendar en er is een fijne browser extensie voor Chrome. En dan heb ik nog lang niet alles genoemd. Het grote voordeel is dat Gqueues op heel veel manieren bereikbaar is. De ontwikkelaar heeft op basis van html 5 een mobiele app gemaakt, die werkt op alle telefoons. Voordeel van html 5 is dat het ook volledig werkt wanneer je telefoon even geen internet verbinding heeft.
GQueues in combinatie met een Android toestel is ideaal (met de Iphone moet ik het nog uitproberen). Ik schrijf een gratis ebook over het werken met GQueues in combinatie met Evernote en met nog meer tips gebaseerd op uitgebreid testen in mijn beroepspraktijk als projectmanager. Mail me als je een bericht wilt ontvangen als het klaar is, o.v..v. “E-book ontvangen”, lois@magmamedia.nl.
@Lois: dank dat je ons op deze manier GQueues onder de aandacht brengt! Ik kende de toepassing nog niet. De video op http://www.gqueues.com/ ziet er zeker indrukwekkend uit! Ik werk zelf iedere dag met GMail. Het is dat ik takenbeheer buiten mijn e-mail programma wil houden (hier lees je waarom), anders zou ik hier zeker een testdrive mee uitvoeren.
Ik ben benieuwd naar je ervaringen en je ebook, dus je ontvangt een mail van me!
Zelf gebruik ik al ruim 10 jaar een organiser (Psion, eerst 3a, al snel 5mx) en ben toen al begonnen met digitaal werken. Ik werd moe van terugbladeren in mijn aantekeningen naar actiepunten of overschrijven van actiepunten van oude blaadjes met vrijwel alleen doorgekraste punten. Later, toen e-mail gemeengoed werd, kon ik de Psion synchroniseren met Outlook. En toen begon de ellende. Outlook is namelijk zoveel beperkter dan mijn Psion! Je hebt maar 1 lijst, pas sinds 2003 kun je je taken bij je agenda tonen. Mijn Psion kent oneindig veel takenlijsten, ik kan de taken zelfs tonen in de dagweergave, zodat ik taken naast afspraken zie. Notities bij taken? Geen probleem. 10 prioriteiten, deadlines etc. En nu moet ik van de Psion af en werken met een iPad vanwege veranderende eisen/wensen (social media ;). Helemaal geen takenlijst meer, wat nu? Ik moet me er nu in gaan verdiepen, maar tot die tijd blijft het Outlook… PS: belangrijke eis: een koppeling/URL met/naar het item waar de actie uit voort komt(artikel, mail, document, vergaderverslag), welk systeem kan dat, naast de Psion?
@Evert: zelf ben ik erg gecharmeerd van Toodledo, maar dat had je al gelezen. Koppeling met Outlook zit daar niet standaard in. Al is dat met extra tools (bv Nuevasync, zie hier het blijft behelpen. Wat wel in Toodledo zit is 1-weg sync (van T naar externe kalender) maar dat is niet wat je zoekt.
Een alternatief zou voor jou kunnen zijn: Evernote! Daarmee kun je alles aan elkaar linken: eigen notities, verslagen en externe weblocaties. Wat je met Evernote dan weer niet hebt, is koppeling met Outlook. Je zult dus zelf de afweging moeten maken wat het beste werkt.
Tenslotte is er nog de gratis plugin Jello Dashboard die Outlook omtovert in een GTD dashboard. Ik heb echter nog geen tijd gehad deze proef te draaien, dus kan hier geen uitspraak over doen.
Ik gebruik het programma http://www.busymac.com waardoor ik alle taken (indien nodig) ook kan inplannen
Ik zet al mijn taken in http://www.busymac.com/
Daarbij kan je kiezen of je er wel of geen datum aan koppelt. Geplande taken komen boven de dag te staan en verplaatsen mee (naar de huidige dag) als je taak onvoltooid is (en je die dus laat staan). Alle taken verschijnen ook automatisch in de standaard app ‘Herinneringen’ op iPhone en ook daar kan je ze aanpassen enz
Pingback: Een goede actielijst maken: welke takenmanager moet je hebben?Meer focus, beter plannen