Heb jij een TODO lijst die je dagelijks bekijkt? En kom je daar een beetje doorheen? We zijn gewend geraakt alles wat we in de nabije toekomst willen doen op een lijstje te zetten met het vaste voornemen dit ook echt te doen. Toch is de werkelijkheid vaak complexer en weerbarstiger dan zo’n eenvoudige lijst. En dan heb je waarschijnlijk ook nog een groot aantal taken van een uitroepteken voorzien- of gemarkeerd met een kleur, omcirkeld ofzo- om de belangrijkheid aan te geven. Zie jij door het taken-woud je afzonderlijke acties nog?

Het punt met zo’n lijst is dat de toekomst onvoorspelbaar is. Taken vervallen, we willen een andere aanpak volgen, er komt iets bij, gaat iets af. Toch blijf je je wanhopig aan je TODO’s vastklampen, het is tenslotte je enige leidraad in de waan van de dag. Geen idee waar ik het over heb: gefeliciteerd! Geloof me, ik kom ze veelvuldig tegen tijdens trainingen, overvolle lijsten waar je bijna eng van wordt.

Volgens mij  is het slimmer naar andere zaken te kijken om te bepalen wat je vandaag, wat je nu het beste kunt doen. Kortweg zijn dat:

1. Energie
2. Tijd
3. Situatie

1. ENERGIE

Voor welke taken heb je nu de energie om ze te doen? We zijn zo geïndoctrineerd gewend te werken van 9-5, en dan maar te doen wat er op ons pad komt. Terwijl ons dagritme daar meestal volkomen tegenin gaat! Het blijkt dat veel mensen in de avond op hun best zijn. Anderen juist weer in de (vroege) ochtend. Zorg dat je juist op die momenten de dingen doet die veel energie, inspanning, creativiteit en denkwerk kosten. Dan kun je op je mindere momenten “low-energy” taken uitvoeren. Nieuwe toner bestellen, facturen uitsturen. En wees eerlijk  je weet tevoren bijna altijd dat “bonnen 4e kwartaal invoeren” low-energy is en “nieuw artikel schrijven” of “design voor website klant XYZ maken” veel energie vergt. In een goed actiesysteem voer je dat gewoon in tegelijk met het toevoegen van deze taak. Daardoor kun je later eenvoudig een lijst oproepen van dergelijke taken.

2. TIJD

Gebruik maken van de beschikbare tijd is belangrijk om slim je taken uit te voeren. Stel dat je een half uur hebt, dan is het niet handig iets te doen dat waarschijnlijk een uur gaat kosten. Zonder nadenken over hoeveel tijd iets kost doe je waarschijnlijk dat waar je het meest zin in hebt. Om morgen dezelfde taak grotendeels nog een keer te moeten doen – je moest helaas halverwege stoppen om de trein te halen. Door tevoren een inschatting te maken, hoe ruw ook, kun je de beschikbare tijd slimmer gebruiken. En ik weet hoe lastig het is om een goede inschatting te maken van die tijd. Heeft me jaren gekost, en ik zit er nog steeds vaak naast. Nobody is perfect ;-)

3. SITUATIE

Waar ben je nu. Lees je dit artikel onderweg in de trein? Of ‘s avonds op je werkkamer? Die beide locaties zijn plekken of situaties die van nature een beperking met zich meebrengen. In de trein is het lastig de administratie doen. ‘s Avonds thuis wordt het lastig klanten na te bellen (andere tijdzones uitgezonderd). Wat is er daarom slimmer dan je acties te groeperen naar de plek waar je nu bent? In “Stad” kun je spullen kopen die alleen daar, en niet in de buurtsuper, verkrijgbaar zijn. “Telefoon” is bij uitstek geschikt voor alle telefoontjes die je nog te doen hebt. Zowel zakelijk als privé natuurlijk. En wat dacht je van “Partner”, “Klant A”, “Onderweg”. Zowel mensen als fysieke locaties zijn prima redenen voor een situatie-lijst. Creëer zoveel van dergelijke lijsten als je wilt, zolang het voor jou maar werkt. Zit je bijna nooit in de auto, en wil je dan vooral op de weg letten, dan is “Auto” geen goede situatie-lijst voor jou.

 Door dit gouden trio te laten bepalen wat mijn Eerstvolgende Actie is, kan ik bijna zonder start/einddatums werken. Dit geeft ontzettend veel rust: je bent niet steeds aan het heroverwegen of je iets vandaag zult doen of morgen. Je lijsten worden niet automatisch te lang. Loop door je actielijst heen en maak eenvoudig een Energie-Tijd-Situatie afweging wat je nu gaat doen.

Wanneer je dit nog nooit gedaan denk je nu dat je zo belangrijke dingen gaat missen. Dit blijkt in de praktijk ontzettend mee te vallen. De crux zit hem in het bijhouden van je systeem. Is je actelijst op orde, dan heb je zelf al keuzes gemaakt wat je binnenkort wilt doen. Het is alleen een kwestie van de juiste energie en situatie bereiken en dan gaan.

Hulp nodig bij het inrichten van een slim actiesysteem? Stappen zetten richting effectiever werken? Ik kan je daarmee helpen. Via (online) begeleiding kan ik je heel snel naar een lege inbox, grip op je agenda, en overzicht over je acties geven. Kijk rond op deze website voor meer informatie of neem direct contact op (zie hieronder voor de mogelijkheden.

—

En: wat is jouw manier om orde in de chaos te houden? Je bent van harte uitgenodigd je gouden tip hieronder met ons te delen.