Geef betekenis aan je taken met TFT!

Ken je die oneindig lange takenlijsten met 168 acties waar je uit moet kiezen? Vast wel. En, werkt dat een beetje? Minder he? Er was een tijd dat ook ik probeerde krampachtig alles in 1 lijstje bij te houden. In theorie werkte dat prima: zo vergeet je nooit meer iets. Toch?

Helaas is ons brein gruwelijk slecht in het bewaren van overzicht. Het houdt met moeite 7 plus of min 2 zaken vast – zoals de cijfers van een telefoonnummer. Zeven hele taken die je vandaag moet doen in je korte termijn geheugen proppen is nog lastiger. Maar een TODO lijst van 168 items behappen s een recept voor chaos en stress.

In theorie is de TODO lijst geweldig, in de praktijk mis je iets wezenlijks, namelijk betekenis. Een voorbeeld:

Zelf werk ik veel op flexwerkplekken zoals Seats2Meet. En wil ik veel gedaan krijgen in een rustige omgeving met goede WIFI dan ken ik een paar bibliotheken waar het uitstekend werken is – de hoofdbibliotheken van Leiden en Den Haag (waar ik inderdaad nu ook zit) als toppers.  Teksten schrijven, mails afhandelen, een trainingsvideo bekijken of een eigen training uitwerken, dat kan allemaal prima daar. De belasting aangifte voorbereiden is een ander verhaal. Daar heb ik mijn administratie voor nodig, voor een groot deel (nog) op papier. Zo’n stapel wil je niet meezeulen en vervolgens uitstallen op je kleine tafeltje in de bibliotheek. Te midden van een leger flexwerkers is het niet fijn overzicht te krijgen over allerlei financiële gegevens in een grote papierberg.

Maak in je TODO lijst dus onderscheid tussen de verschillende plekken waar je bent, en of er wel of geen internet verbinding is. De persoon met wie je bent is ook een handige (denk: bespreeklijst). Zo helpt mijn bespreeklijst @boekhouder erg in het overzicht krijgen over de administratie. Het wordt op deze manier een stuk eenvoudiger in te zoomen en een keuze te maken in wat ik nu ga doen. Mijn volgende actie te kiezen, kortom.

BEHEER JE TODO LIJST MET TFT

Je beperkte TODO lijst leg je natuurlijk naast je agenda, want wat daar in staat gaat altijd voor. En het wordt helemaal perfect in combinatie met een focuslijst: een snelle notitie van de 3-5 zaken die vandaag echt, per se, no matter what moeten gebeuren.

Totaalplaatje + Focus + Today ofwel TFT. Klaar.

O ja, vergeet niet de JUISTE dingen op je takenlijst te krijgen. Werken vanuit je doelen kortom.

Houd jij gemakkelijk het overzicht over je TODO’s, of is dat nog worstelen? Laat het mij weten, je krijgt altijd persoonlijk antwoord.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.