De laatste tijd lees je her en der – en niet voor het eerst – berichten van mensen die helemaal willen stoppen met e-mail. Steeds meer kantoorwerkers zijn er klaar mee geregeerd te worden door hun inbox. Zo klaar zelfs dat ze helemaal gaan stoppen (er is zelfs een heuse beweging We Quit Mail in het leven geroepen. Met hun inbox gooien ze dan in de analogie van het spreekwoordelijke badwater ook de grip op hun informatiestromen weg. E-mail is (nog?) een te veel gebruikt middel om helemaal af te schaffen. Een pleidooi voor minder mail. 

In 2011 haalde ATOS het nieuws met het bericht dat zij helemaal stoppen met het (intern) gebruik van e-mail. Let wel: intern, dus een min of meer gecontroleerde omgeving. Met klanten blijven zij vanzelfsprekend wel mailen. Die klanten zouden anders zomaar eens mailcontact kunnen zoeken met de concurrenten van die IT dienstverlener…

Onlangs zag ik de mededeling van Lucien Engelen (online zeer actief) dat hij binnenkort de stekker uit zijn e-mail trekt. De 200 mails per dag die hij ondanks strakke filters nog steeds in zijn inbox krijgt worden hem te veel. Vanaf nu gaat hij helemaal via sociale media werken – en telefoon neem ik aan?

STOPPEN MET E-MAIL IS VERPLAATSEN VAN HET PROBLEEM

Ik denk dat je hiermee vooral het probleem verschuift. Ga liever na wat de achterliggende reden is DAT je zo’n overvolle inbox hebt. Onderdeel van mijn werk is het opschonen van inboxen van drukbezette harde werkers, en een plan maken hoe ze vanaf nu veel minder tijd aan hun mail hoeven te besteden. Wat vaak blijkt is dat de erfenis van duizenden mails waar je voorheen niets mee deed al genoeg is je de moed te ontnemen die van vandaag te lezen. Zorg eerst dat die duizenden oude mails geparkeerd worden in een tijdelijk archief. Mail ouder dan 2 weken? Er wordt echt geen antwoord meer verwacht. Er is dus geen tijdsdruk. Wel wil je misschien die oude berichten nog eens nalopen, voor het geval dat. Reserveer in dat geval de komende weken enkele blokken van 30 tot max 60 minuten in je agenda om dat tijdelijke archief door te vlooien. Je draait de zaken dan om: in plaats van duizenden berichten die je morgen weer aangrijnzen, heb je nu iedere dag WEL die lege inbox. Mooie beloning toch?

SNEL BESLISSINGEN GAAN NEMEN

Het blijkt dat bijna alle klanten met wie ik werk regelmatig ‘even door hun mail lopen’ en 1 à 2 belangrijke berichten te beantwoorden. De rest blijft liggen, het idee is dat dat later wel kan. Maar er is geen later. Want de tijd gaat snel, nieuwe berichten stapelen zich op, het gaat er om dat jij er snel iets mee doet. Of niet. Die beslisvaardigheid en het snel kunnen scheiden van zin en onzin is absoluut nodig wanneer je tegenwoordig impact wilt blijven maken. Zorg daarom dat je snel beslissingen gaat nemen over IEDERE NIEUWE E-MAIL. Doe dat volgens de 4 D’s en je inbox is snel leeg, zodat jij weer met je echte werk aan de slag kunt.

Over dat echte werk nog even…komt vaak voort juist uit die nieuwe e-mails toch? Uitnodiging om eens koffie te drinken met dat interessante netwerkcontact. Een vraag om informatie, een reactie op je laatste blog. Je schiet al bijna in de actiemodus. En de TODO’s die al op je actielijst stonden, zijn die opeens niet meer relevant? Tuurlijk, nieuwe berichten zorgen voor een nieuwe situatie, soms is het nodig acuut je plannen aan te passen. Maar grotendeels is je actuele lijst nog hartstikke relevant. Je helemaal laten leiden door nieuwe e-mails is als het bekende “brandjes blussen”: de hele dag voor de voet op werken. Ja, erg leuk en interessant, maar het maakt je bijzonder ineffectief. Het is alsof je alleen vanuit je korte-termijn geheugen werkt (inbox), en je lange-termijn geheugen uitschakelt. Terwijl die allebei hun nut hebben. Zorg dus dat je ze ook beide BEnut. 

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.