Een post in de serie over online  samenwerken

Iedereen moet wel eens grote bestanden aan een collega sturen. Of je wilt een filmpje van de kinderen naar een ver familielid sturen.

In het verleden was dat een hoop gepruts. Ontvangende mailboxen weigerden jouw enorme bestanden, en stuurden de mail gewoon retour afzender. Filmpjes in een email hangen zorgde er alleen maar voor dat je mailprogramma vastliep. En dus deed je het maar niet. Een filmpje kun je tegenwoordig nog wel op YouTube zetten, maar dat is ook niet altijd een goede oplossing. En die mailboxen weigeren nog steeds grote bestanden. Wat nu?

Gelukkig hoeft dit alles geen probleem meer te zijn. Grote bestanden hang je namelijk niet meer als attachment direct in een email, maar verstuur je via …tromgeroffel… een externe webdienst (ik wed dat je dat aan zag komen).

//UPDATE: helaas is onderstaande dienst Drop.io niet meer beschikbaar. Een voorbeeld van hoe snel het kan gaan in de wereld van Web2.0. Een hele goede vervanger is Wetransfer.com. Ook nog eens een Nederlandse dienst!

Als voorbeeld hanteer ik hier de dienst Drop.io, maar er zijn vele andere even goede diensten beschikbaar (hieronder worden enkele genoemd). Bestanden versturen via een uitwisseldienst begint altijd op de webpagina van die dienst zelf. Drop.io (waarvan je hieronder de webpagina ziet) bijvoorbeeld doet je direct een voorstel voor een URL waarop straks je documenten bereikbaar zijn. Je hoeft alleen maar bestanden te uploaden, en klaar is je ‘Drop’. Rechtsboven in je scherm zie je nu de eerder voorgestelde URL (in dit geval http://drop.io/pblxwod) Iedereen die jij hiervan via email bijvoorbeeld op de hoogte stelt, kan hier nu bij om jouw bestanden direct te downloaden.

Natuurlijk blijft het hier niet bij: soms wil je bijvoorbeeld niet dat jan en alleman zomaar in je bestanden kan rondneuzen. Gelukkig zijn zaken als wachtwoord bescherming meestal goed geregeld. Drop.io bijvoorbeeld heeft de volgende extra’s, gewoon in de gratis editie:

• De beveiliging is heel goed instelbaar. Je stelt van tevoren in wie wijzigingen kan aanbrengen: alleen een beheerder / jij, of misschien iedereen? Je kunt al dan niet een wachtwoord op de Drop zetten voordat iemand toegang krijgt
• Uitwisselen van bestanden gratis tot 100MB
• Rich media (video, audio, beeldmateriaal) kan direct in de browser afgespeeld worden
• Gebruikers statistieken: hoe vaak bekeken. Koppeling met Google Analytics is mogelijk
• Je kunt een vervaldatum instellen voor een Drop (waar je dan weer een herinnering van krijgt waneer je –optioneel- een emailadres opgegeven hebt). Zo blijven jou gegevens niet tot in het oneindige slingeren in de internet wolk. Tegelijk hoef je niet zelf meer te onthouden dat je ze weer weg moet halen
• Het mooie is dat je voor de gratis versie niet eens een account nodig hebt

Er zijn vele andere bestands uitwissel diensten. Voorbeelden zijn Box.Net en Dropsend.com. En wanneer je zoekt op transfer large files je vind er nog veel meer.

Veel plezier nu je nooit meer hoeft te rommelen met grote bestanden in de email!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.