Na vakantie weer aan het werk – is je mailbox ontploft?

De vakantie zit er op. Hier tenminste wel, en grote kans dat ook jij vandaag voor het eerst weer aan het werk bent. Hopelijk heb je kunnen uitrusten en ga je met plezier weer aan het werk. Of was je al 1, 2 weken op dreef? In ieder geval kan het nogal heftig zijn om voor het eerst in weken je werkcomputer aan te zetten. Hoe erg zou de ramp in mijn mailbox zijn?

Natuurlijk heb je niet stiekem (toch? toch!!?!!?) vanaf het strand je werkmail nauwkeurig bijgehouden. Alsnog staan daar nog steeds bergen al dan niet gelezen mails die luidkeels om je aandacht schreeuwen. Hoog tijd voor een klein recept om even schoon schip te maken in je inbox:

  1. markeer alles ouder dan 3 weken als gelezen en archiveer. Deze berichten zijn echt niet meer relevant, en in je vakantie heb je – toch? – voorzorgsmaatregelen genomen om problemen te voorkomen
  2. loop eenmaal snel door alles wat er overblijft. Antwoord nog niet maar neem een besluit aan de hand van die 4 bekende D’s: Do (snel doen) – Defer (later doen) – Delegate – Delete. Hanteer een systeem om die eerste 3 D’s goed uit elkaar te houden
  3. 3. kijk vanaf nu slechts enkele malen per dag in je inbox, verwerk nieuwe mails en verwerk tegelijkertijd die 3D’s op de actuele prioriteit af

Punt 4 is gewoon vertrouwen. Vertrouwen op een waterdicht systeem.

That’s it, vier snelle tips voor een lege inbox!

Kort en krachtig. Natuurlijk zit er meer achter: alleen al het systeem om die verschillende soorten berichten uit elkaar te houden is een verhaal op zich. Je inbox leeg houden klinkt in theorie redelijk simpel, alleen ik geef het je te doen in de chaos van een gemiddelde werkdag. Ben je al langer abonnee van mijn eZine dan krijg je regelmatig tips en inzichten hierover. En lukt het desondanks niet dat overzicht te behouden, ben je na de vakantie het overzicht totaal kwijt? Laat mij bij jullie op kantoor een training of workshop te laten verzorgen. In 1 of 2 dagdelen is je inbox leeg en heb je een rotsvast systeem om dat vanaf nu zo te houden. Een dergelijke training is meestal nog voordeliger dan met z’n allen een hele dag in een veel te benauwd trainingszaaltje 2 steden verderop….

En wanneer je al een tijdje met tips en truuks probeert je werkstromen en e-mail onder controle te krijgen en het lukt desondanks nog niet zo, hoe heerlijk zou het dan zijn om samen met je collega’s in korte tijd de boel op orde te krijgen…

Meer weten? Kijk even rond op de trainingspagina’s en neem contact op voor een training op maat!

 

Note☰Block – een online notitieblok(je)

Heb jij ook wel eens behoefte om heel eenvoudig een online deelbaar notitieblok te kunnen maken? Snel een tekst of concept delen met een collega? Even een recept doorsturen naar je partner? Natuurlijk, je kunt al lang teksten online delen met anderen via grotere alleskunners als Dropbox, Drive, Evernote en productiviteitssystemen. In al die gevallen echter heb je een account nodig en/of moet er software geïnstalleerd. Ssoms geldt dat zelfs voor alle deelnemers. Notities moeten handmatig op openbaar gezet, etc. Altijd zijn er meerdere stappen nodig voordat je een link kunt delen met je eigen digitale apparaten, of met collega’s, vrienden etc.

Onderaan staat een link waar je op zou kunnen klikken. Heb je geen zin onderstaande te lezen en dreig je nu al weg te klikken.. ga dan meteen door naar de Note☰Block site

Daarnaast bestaan er oplossingen in de vorm van opensource software waarmee je eigen notities op je eigen server op kunt slaan. Best handig …als je een nerd bent. Ik krijg dat wel voor elkaar, maar hoeveel mensen hebben een eigen server of willen net als ik een avondje sleutelen? ;-)

Een online notitieblok

Waar ik behoefte aan heb is een plek op 1 vaste URL waar iedereen eigen notities kan opslaan en indien nodig te delen met anderen. En dat zonder account, zonder app te hoeven installeren en andere van die lastige randzaken. En wat liefst ook direct op alle apparaten werkt. En ook in achtergebleven browser – ik kijk naar jou, Internet Explorer

Enfin, exact dit bestaat volgens mij nog niet — laat je weten als dat wel zo is? Dus ben ik zelf maar aan het programmeren geslagen  ¯\_(ツ)_/¯

Hier is dan de eerste versie van mijn online deelbare notitieblok. Alles nog in betastatus en opslagcapaciteit nog niet zo groot. Maar wat je ziet moet werken.

Probeer het uit, ik ben heel benieuwd naar je bevindingen!

🗒️📝✏️

Ga naar de Note☰Block site

— En ja, ben inderdaad ook nog bezig met een online takenlijst – daar zijn testers nog mee bezig, hoor je later meer over… —

Is je complexe takenlijst meer hindernis dan helper?

Ik ben iets aan het bouwen dat je kan helpen met de complexe takenlijst zoals onderstaand onderstaand artikel beschrijft. Voel je je aangesproken en wil je dit graag uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Veel kenniswerkers proberen het overzicht over hun werk te houden via complexe takenlijsten, TODO-lists en projectplanningen. Mijn eigen all-time favorite is Toodledo. Vaak gaat dat prima want soms vereist de complexiteit van het werk gewoon een systeem met meer mogelijkheden. Zo kunnen er allerlei afhankelijkheden in je projecten spelen waardoor taken niet lineair gedaan kunnen worden. Ook kan er intensieve samenwerking met veel anderen soms ook extern plaatsvinden, of je hebt gewoon heel veel projecten tegelijk in de lucht te houden. Prima, blijf vooral zo doorgaan, je systeem werkt waarschijnlijk goed. Dit bericht is niet voor jou.

Tegelijk merk ik in mijn werk als trainer dat veel mensen dergelijke ingewikkelde systemen gebruiken terwijl hun werk daar wat minder om vraagt. Systemen met sublijsten binnen je hoofdlijst, categorieën voor je taken, Er is genoeg te doen en het kan hard aanpoten zijn, en toch is het aantal verschillende soorten en de hoeveelheid van de taken in het werkpakket wat minder groot dan bij een drukke projectmanager in een grote organisatie. Denk de ZZP-er met veel van dezelfde klussen, de kenniswerker in overheidsdienst met veel vergelijkbare projecten in vaak dezelfde setting, of de kantoorwerker op een niet al te grote back-office in het MKB. Wellicht gebruik je al lang iets dat goed werkt – goed bezig! Dit bericht is ook niet voor jou…

als de boel te complex wordt is de kunst om terug te schalen naar een minimalistische setting

Complexe takenlijst – ja, dat ben ik!

Herken je het voorgaande juist wel? Gebruik jij een zo complex papieren of digitaal takensysteem dat je juist daardoor soms het overzicht verliest. Dus is je lijst meer een hindernis dan een helper? Of je nu plant op papier, vanuit je agenda of een digitale takenlijst maakt niet uit; als de boel zo complex wordt dat je het overzicht dreigt te verliezen dan is het de kunst terug te schalen naar een minimalistische setting. Weg met de complexiteit, terug naar de aloude Standaard Takenlijst. Begin, of start opnieuw, met de allereenvoudigste takenlijst in het systeem dat je nu al gebruikt. Bovenaan invoeren, op [enter] klikken en klaar. Afgeronde taken afvinken. Meer zou niet nodig hoeven zijn.

Zwem je dus nog rond in een takenbrij van hier tot Tokio dan ben ik benieuwd naar je reactie: wat moet het systeem dat jou helpt het overzicht te houden absoluut kunnen?

En wanneer het je al gelukt is om dat overzicht terug te veroveren (top!) de vraag hoe je dat voor elkaar hebt gebokst? Wat zijn jouw geheimen? Laat het hieronder weten!


Je hebt het artikel uit! Voel je je aangesproken en wil je graag mijn nieuwe app uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Appen op de fiets is levensgevaarlijk!

We appen ons suf en kijken de hele dag door gemiddeld elke 4 minuten(!!) op onze telefoon. Toch zou je verwachten en hopen dat verkeersdeelnemers het rustiger aan doen. Recent verscheen een onderzoek van SWOV over appen op de fiets. Het onderzoek richtte zich op het mogelijke gevaar van telefoongesprekken en het luisteren naar muziek terwijl je op de fiets zit. In de media echter wordt het gebracht als algemeen onderzoek naar het gevaar van telefoons met als conclusie ‘appen op fiets niet zo gevaarlijk’ (de titel lijkt achteraf aangepast, want er staat nu iets anders). Want behalve luisteren en praten is het volgens mij vooral het texting of appen dat problemen veroorzaakt. De conclusie van het SWOV-onderzoek is in ieder geval dat het allemaal wel meevalt met dat appen.

Heel erg vreemd dat dit nu zo naar buiten komt. Al helemaal omdat de universiteit Groningen een aantal jaar terug tot hele andere conclusie kwam: je gaat slingeren, mist essentiële informatie vanuit de omgeving, neigt naar het midden van de weg te gaan. Herkenbaar? Wie tegenwoordig met 1 hand aan het stuur fiets heeft in de ander meestal een telefoon beet. Heel vaak wordt daar op dat moment ook op getuurd. Kortom: appen is gevaarlijk, dat voel je zelfs zonder onderzoek op je Hollandse klompen al aan. De conclusies van het Groningse onderzoek, hieronder getoond, laten kortom weinig aan de verbeelding over.

De duidelijke conclusies van het Groninger onderzoek, way back in 2009

En ja, ze geven aan dat compensatiegedrag de oorzaak kan zijn dat appers langzamer gaan fietsen, juist doordat je appt. Maar dat lijkt me geen voordeel: fietsen is geen wedstrijdje langzaamaan doen. Fietsen is je in druk verkeer begeven met de bedoeling ongeschonden ergens uit te komen.

Al lang bekend: appen in het verkeer is echt gevaarlijk!

Het is trouwens al lang en breed onderzocht dat smartphonegebruik in het verkeer, vooral in auto. Nooit eerder kwam ik een onderzoek tegen dat zei dat het allemaal wel meeviel, en ik heb er heel wat verzameld hieromtrent. Tijdens telefoongebruik ligt het directe risico op een ongeval tot een factor 23 hoger (pdf) dan bij handen aan het stuur. Alleen al bellen – en handsfree maakt niets uit! – doet het ongevalsrisico fors toenemen. Logisch want je aandacht kan niet anders dan zich spreiden over de weg en het gesprek. Etc.etc. Meer onderzoek is niet nodig, dit is algemeen bekend en aanvaard.

Daarnaast neemt na een jarenlange daling de laatste paar jaar het aantal verkeersslachtoffers weer toe. Het is nog lastig definitieve conclusies te trekken over de oorzaken, maar gezien bovenstaande is er meer dan genoeg reden de telefoon zoveel mogelijk uit het verkeer te verbannen.

Concluderend: er lijkt me geen enkele reden waarom nu dit en eerder al een ander valt-wel-mee verhaal van Fietsberaad CROW (een overheidsdenktank die zichzelf “kenniscentrum voor fietsbeleid” noemt) naar buiten kwam.

In mijn trainingen komt het leren richten van je aandacht vaak aan de orde. Het gaat er onder andere over volledige aandacht te geven aan dat wat je op dit moment doet – of dat nou een belangrijke klus is of gewoon Facebooken. Als je dit met aandacht doet en weet wanneer je wilt stoppen, zul je in beide gevallen je na afloop waarschijnlijk prima voelen.

Bij een klus op je werk omdat je iets voor elkaar gekregen hebt, bij het Facebooken omdat je <<niet>> zojuist je hele avond verloor aan doelloos door berichtjes bladeren.
Ook in het verkeer is om logische redenen het richten van je aandacht op wat je aan het doen bent belangrijk. Volgens mij past een telefoon daar helemaal niet bij. Vandaar dat mijn aandacht dan ook getriggerd – gericht ? – werd bij de suggestie dat fietsen en appen best samen kan.

Aanvankelijk wilde ik afsluiten met de volgende zin: <complotmodus>Of zouden er aanleidingen gezocht worden om de wet die in 2019 appen op de fiets gaat verbieden “onderbouwd” in te kunnen trekken??? </complotmodus> Maar ik ben niet zo van de complottheorieën dus dat laat ik aan de interpretatie van de lezer over. Raar blijft het wel. En nu stop ik echt.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

De kantoortuin maakt meer kapot dan je lief is

continue afgeleid in de kantoortuinEen nieuw jaar, een nieuwe oproep dat de kantoortuin funest is voor onze concentratie. Je hoopt dat we inmiddels tot het inzicht kwamen dat af en toe topconcentratie nodig is om werk gedaan te krijgen. Continue afleiding helpt daar bepaald niet bij. Helaas blijft de oproep nodig want het werkconcept dat ooit is ontworpen juist vanuit het ideaal van verbetering van de onderlinge samenwerking is nog springlevend. En werknemers zijn, al dan niet bewust, massaal gedwongen om dag in dag uit onder luid geroezemoes hun programmeer-, budgetteer-, HR-, administratie- of Excelproblemen te tacklen.

Bij elke kantoortuin waar ik train licht ik het belang van een rustige werkomgeving toe. Of liever het belang om in de dagelijkse waan van de dag ook periodes in rust aan concentratieklussen te kunnen werken. De TL;DR (“too long, dind’t read” …): een rustige werkplek leidt tot minder fouten in je werk. Punt. Tikfouten of denkfouten kunnen nogal desastreus uitpakken bij software ontwikkelaars, en zijn gewoonweg vervelend in je maandrapportage. En er is nog de afleidingsfactor: elke afleiding zorgt dat je gaat multitasken en vermindert de effectiviteit van wat je nu aan het doen bent. De kans dat je die niet meer oppakt is groot en je totale productiviteit kan tot 40 procent achteruitgaan!

De enige situatie waarin het open kantoor de betere optie is: intensief samenwerkende werknemers die relatief eenvoudig werk doen. Slechts één keer trainde ik een groep waar echt iedereen ronduit blij was met de tuin: het betrof ondersteuners die veel werkzaamheden overdragen aan elkaar. Wat mij betreft een ideale situatie voor open kantoren en prima wanneer dat in gezamenlijk overleg gebeurt. In alle andere trainingen zijn er altijd wel gemengde gevoelens, management voor / werknemers tegen. Of is er een mix van extraverte en introverte werknemers waarbij de tweede groep totaal niet uit de verf komt.

En nu, exit kantoortuin?

De bouw van een kantoorpand ligt meestal al vast. Toch zijn er vaak mogelijkheden een rustiger werkomgeving te creëren waar iedereen blij van wordt. Zwengel dit onderwerp eens aan bij de koffie en sta verbaasd van de antwoorden. En kijk samen wat je er aan kunt doen. Krijg je veel respons bespreek dit dan eens op een werkoverleg. Onderlinge afspraken en kleine aanpassingen aan jullie werkomgeving maken vaak al veel verschil.

PS: zoals in het gelinkte artikel ook opgemerkt is het natuurlijk ook belangrijk jezelf tijden klussen niet door bliepjes, piepjes en notificatie badges te laten afleiden. Je weet wat je te doen staat…. * ik kijk met een scheef ook naar de telefoon naast je *