Ik spreek veel ondernemers en professionals die het enorm lastig vinden hun werkdag een beetje handig in te delen. “Even beginnen met een half uurtje Facebook en Twitter hoor”. En na een uur klik je met een steelse blik op de klok weg. Hmm, je energieniveau neemt al danig af.
Of je begint juist meteen, maar laat je dan door het eerste mailtje afleiden. “Ha, mail van Piet, even kijken wat hij te melden heeft……..“.
Geen van beide manieren helpen je om productief te werken…

Aan het eind van de dag kijken ze dan terug met een ontevreden gevoel. “Weer niet gedaan wat ik me zo had voorgenomen”. Dat kan behoorlijk op je gemoed inwerken. Je het gevoel geven dat je niet hard genoeg werkt (!). Terwijl er iets heel anders aan de hand is. Een goede routine is wat je nodig hebt: die doet wonderen.

Behalve dat je je dag start met je kikker is het slim ’s ochtends een standaardlijst af te kunnen vinken met alle kleine taken die je elke ochtend weer doet – of zou willen doen. Die kleine dingen die je dag uit de startblokken laat komen. Je kent ze natuurlijk precies, doet ze tenslotte elke dag, maar in de waan vergeet je ze vaak. Bij mij staan op die ‘morning checklist‘:

– agenda gecheckt? > doe jij ook neem ik aan
– Evernote inbox leeg? > alle nieuwe Evernote notities komen automatisch in de inbox. Dagelijks opschonen
– mail verwerkt? > e-mail bijhouden doe ik wel NA die kikker, maar in ieder geval dagelijks. Door de strategie van minder en slimmer mailen te volgen blijft het aantal nieuwe mails binnen de perken. Snel klaar dus
– actuele focuslijst gemaakt? > Op de focuslijst staan die paar meest belangrijke dingen waar ik vandaag zeker aandacht aan ga geven
– fysieke inbak leeg?
– handgeschreven aantekeningen verwerkt? > Papier vraagt er om verwerkt te worden, niet om te laten liggen voor later. Daar krijg je stapels van en die willen we niet
– en door naar mijn lijst met Eerstvolgende Acties > dat wat er vandaag het meest toe doet

Deze morning checklist vink je af wanneer alles gedaan is. Waarmee die in je digitale actiesysteem vanzelf naar de eerstvolgende werkdag verplaatst wordt. Morgen opnieuw checken. Een goede routine. Kost dit tijd? Ja, natuurlijk. Mij lévert het tenminste enorm veel rust op. Ik weet namelijk precies wat ik wil doen, wat niet, en heb over alles wat nieuw is (mails, informatie, mondelinge vragen, post) een besluit genomen. Dat geeft ontzettend veel overzicht over mijn werk. Dat niet doen betekende voorheen dat al die dingen de hele dag in m’n hoofd bleven rondzoemen. Ik vergat zaken, was elke dag onrustig. Enne.. je mail en andere informatie moet je toch verwerken. Een absolute aanrader dus zo’n checklist. Ik heb deze lijst zelfs in mijn taken planner Toodledo gezet als dagelijks herhalende taak, en laat mijn browser er mee starten.

Kortom, checklists zijn handig, ik gebruik ze verder voor van alles en nog wat:

– een vaste serie taken die steeds opnieuw gedaan worden. Voorbeeld de handelingen voor het schrijven en verzenden van mijn eZine (artikel schrijven, herschrijven, online plaatsen, in nieuwsbrief software inplannen, etc.)
– om de vakantie te plannen
– en dus om de dag flitsend van start te laten gaan

O wacht, je kunt zelf levens redden met een goede checklist

Wat is jouw routine, hoe zorg je elke werkdag weer dat je je snel in actie zet? Deel je supertip met ons. Dat kan eenvoudig onderaan dit artikel.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

IK WIL MEER ROUTINE!

Kun jij wel wat routine gebruiken in je werkdag en wil je daar mee aan de slag? Kijk eens of de audiocursus “In de actiestand komen” waar je hieronder meer over leest iets voor jou is. Of wat dacht je van “5 sleutels voor overzicht en rust in je werk”? Eind september lanceer ik deze nieuwe en uitgebreide 5-delige audiocursus (“In de actiestand komen” is 1 deel daarvan). Houd mijn eZine in de gaten en je hoort als eerste wanneer deze training gereed is. Ontvang je die nog niet? Schrijf je dan hier rechtboven in het blauwe vak in. Je ontvangt dan direct het gratis ebook “Reken af met het inboxmonster”!

O, vergeet niet je supertip. Hieronder. Dank je!