Evernote: je hele archief digitaal

Je hebt thuis een archief. Op de een of andere manier bewaar ook jij je papieren: in een mooi geordend mappensysteem, een ladekast of op een grote stapel in de hoek van de werkkamer. Hoe dan ook, in alle gevallen is dat een archief. Maar wist je dat er een digitaal alternatief is? Een die niet eens zo heel moeilijk te gebruiken is..Evernote dus! Op dat papieren archief kom ik dadelijk terug, eerst even wat deze tool nu eigenlijk is.

 

WAT IS EVERNOTE?

Evernote is grofweg een systeem waarin je alles digitaal kunt opslaan. Aantekeningen, foto’s, gescande documenten, de inhoud van webpagina’s. In alle gevallen kun je met letterlijk één druk op de knop documenten opslaan. Een notitie in Evernote-taal. De limiet in wat je opslaat is vooral gebaseerd op je eigen verbeelding: zo voeg ik tegenwoordig recepten op die ik op internet heb gevonden (en die succesvol bevonden zijn) aan het systeem toe. Je kunt die recepten natuurlijk als favoriet opslaan, maar dat is ofwel lokaal, ofwel je zult net zien dat die receptensite later niet meer bestaat. Met Evernote heb je hier geen last van omdat je een eigen kopie van de informatie maakt.

Je kunt Evernote ook gebruiken als je onderzoek aan het doen bent: sla interessante webpagina’s of stukken daaruit op in een aparte onderzoeksmap, bijvoorbeeld prijsvergelijkingen en reviews voor een nieuwe auto. Ook een mooie: er zit automatische tekstherkenning in Evernote! Stel dat je van visitekaartjes een foto neemt met je telefoon en die in Evernote plaatst, dan kun je later door slechts op de naam van een contactpersoon te zoeken deze terugvinden! Voorwaarde voor tekstherkenning vanuit een foto is overigens wel dat de belichting voldoende is. Mijn ervaring met de iPhone is dat je goed daglicht of een lamp nodig hebt om de herkenning te laten werken. Maar het werkt zeker.

 

IS EVERNOTE SNEL?

Wel, ik kan je zeggen dat de toegang in alle gevallen behoorlijk snel is. Alleen wanneer je een foto of scan opent op je iPhone, kan dat even duren. Maar langzaaam of snel: openen lukt altijd.

In het meest extreme geval zet je letterlijk je hele papieren archief om in digitaal formaat. Ik ken iemand die dit toepast, en de laatste keer dat ik hem sprak had hij 14.000 zogeheten notities (ik zit zelf op ruim 3000). Belasting papieren, administratie, bankafschriften. Dit gaat mij persoonlijk te ver, maar het geeft wel aan hoe ver je kunt gaan.

 

OVERAL TOEGANG TOT EVERNOTE

Evernote werkt zowel als web software, via http://www.evernote.com, maar ook op je computer en je telefoon. In die laatste twee gevallen moet je natuurlijk de software installeren, maar ook dat is in een handomdraai gebeurd. Het voordeel van de software op je computer zetten is dat Evernote een stuk sneller en handiger werkt dan via de webtoegang. Maar het is dus niet per se noodzakelijk. In ieder geval: waar je ook bent, je kunt altijd bij je archief, al zit je op vakantie in het internet café (bestaan die dingen eigenlijk nog? – in Oostenrijk heb ik er vorig jaar tevergeefs naar gezocht).


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

VERDER NOG IETS?

Ja, een ding nog: om notities sneller terug te vinden is het nuttig om tags toe te kennen. Tags zijn een soort categorie die je aan informatie toekent. Het mooie van tags is dat je er meerdere aan 1 notitie kunt toekennen, ik noem maar iets: ‘recept’ en ‘hoofdgerecht’, of ‘administratie’ en ‘ziektekosten’.

Bedankt voor je aandacht. Ik hoop dat Evernote een nuttige tool voor jou gaat worden. Ga naar http://www.evernote.com, maak een account aan en verdiep je eens goed in de mogelijkheden. Veel succes!

 

MEER OVER ARJAN

Arjan Zuidhof geeft drukbezette ondernemers en professionals door het opzetten van een feilloos actiesysteem een laserfocus, waardoor ze de impact in hun werk weer terugkrijgen. Via mijn online cursussen, 1-op-1 coaching of een groepstraining krijg je in korte tijd veel tips waarmee je direct aan de slag kunt. Je investering is daarmee al snel terugverdiend, soms al binnen een week!


Meer artikelen zoals deze ontvangen? Schrijf je hier in voor mijn eZine en ontvang wekeljks waardevolle tips. Plus mijn gratis ebook "Reken af met het Inboxmonster!".

12 gedachten over “Evernote: je hele archief digitaal

  1. Pingback: De 4 D’s – daar kun je 2 uur eerder mee thuiskomen! | Arjan Zuidhof

  2. Goede morgen Arjan, dit is weer een handige tip. Ik zat in mijn gmail net te kijken waar ik de orgelmuziek die ik regelmatig van mijn broer krijg toegestuurd nou een handig bij elkaar kan voegen. En dan komt jou artikel langs. Helemaal goed ik ga het eens bekijken dat Evernote.

    Fijne dag,
    Wilme de Roon

  3. @Wilme: ik ben heel benieuwd naar je ervaringen met Evernote, veel plezier ermee want het is een geweldige dienst. Laat je weten of het voor jou werkt?

  4. Pingback: GTD tip: wat doenmet al je papieren en digitale knipsels?

  5. Pingback: Hoe houd jij het overzicht over je taken? Resultaten van het onderzoek | Meer focus, beter plannenMeer focus, beter plannen

  6. Pingback: Het Nieuwe Web: overkill, hype of tijdsbesparing? | Meer focus, beter plannenMeer focus, beter plannen

  7. Pingback: Meer grip op je online informatiestromen

  8. Pingback: De 5 sleutels voor Rust in je Hoofd - [1] Rigoureus verzamelen

  9. Dag Arjan,

    Heb jij nog handige tips over het taggen? Kun je het beste zoveel mogelijk tags aan een notitie hangen of kun je het beste proberen eenduidige tags te hanteren?

    Groeten Eric

  10. @Eric: zo min mogelijk tags. Iedere tag moet weer geadministreerd worden en tag-overload ligt dan al snel op de loer. Het lijkt wel verleidelijk omdat je ongelimiteerd kunt toevoegen, in tegenstelling tot een map/folder. Zelf hanteer ik 1, hooguit 2 tags.
    Tip: bedenk op voorhand waarvoor je wel tags en waarvoor niet wilt maken. Ik deed dat niet en moest op een gegeven moment toch fors gaan wieden. Kijk eens welke tags je eerder aanmaakte, waar nu slechts enkele notities onder hangen: dat zijn de kandidaten om weg te halen. Helpt dit?

  11. @Arjan: Ja op zich helpt het qua theorie, maar ik zoek nog even naar voorbeelden van hoe je deze theorie dan in de praktijk toepast. Met andere woorden, welke tags hanteer je dan?

  12. @Eric: Eerst heb ik een hoofdindeling in notitieboeken gemaakt als eerste selectie. Denk aan artikel-ideëen, research, administratie, opleiding, voorbereiding-trainingen en dan nog wat sub-categorieën.
    Qua tags tweeledig: procesmatig en inhoudelijk. Procesmatig o.a.: Favorieten, Kort-Archief, Projecten en ProjectenPS (persoonlijk), TeLezen. Inhoudelijk dus liefst 1-2 tags die zo goed mogelijk de inhoud weergeven.
    Opvallend: in de praktijk werkte ik voorheen intensief met inhoudelijke tags, nu steeds minder. Evernote vind vrijwel altijd snel terug wat ik zoek, omdat de woorden ook wel in de tekst voorkomen. Procesmatige tags selecteer ik de hele tijd, inhoudelijke vrijwel nooit meer.
    Helpt dit?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.