In mijn feeds zie ik vaak halleluja-verhalen over de nieuwste en hipste apps. In mijn geval zijn dat vaak beheerders. Programma’s die je op een of andere manier helpen je taken te verzamelen. Wunderlist is er zo eentje. Geroemd om zijn eenvoud. Ik zie er niks in: vooral een hippe takenlijst met hout als achtergrond. Poe hee.

Tegenwoordig heb je meer nodig dan een veredelde takenlijst maken: alles onder elkaar zonder nuancering geeft geheid meer onrust in je hoofd dan minder. Niet goed. Zo’n programma moet goed zijn, want het bevat alles wat jij de komende tijd wilt doen. Best belangrijk dat je de juiste keus maakt, als je er over nadenkt. Toch? Je krijgt deze software tenslotte elke dag voor je neus.

En als je dan toch mag kiezen, kies een takenlijst applicatie die een stap verder gaat dan alleen acties bijhouden – je gaat hiermee denken vanuit wat nu je aandacht nodig heeft. Je gaat je persoonlijke en zakelijke doelen betrekken bij wat je door de dag heen doet. Zo kun ie die doelen letterlijk vertalen in TODO’s, in actie. Plus je kunt heel goed schiften in taken, bijvoorbeeld op basis van waar je bent, hoeveel tijd ze vergen, of hoeveel energie je hebt.Klinkt ingewikkeld, toch is bijna iedereen die het een tijdje geprobeerd heeft enthousiast. Zelfs Ben Tiggelaar. Een goede takenlijst is een essentieel onderdeel van een betrouwbaar actie systeem.

In willekeurige volgorde een totaal niet uitputtend overzicht van naar mijn mening geschikte takenlijst systemen:

• Nozbe. Van Michael Sliwinski. Mooie is dat de man ook een digitaal en bijzonder fraai vormgegeven tijdschrift uitgeeft, “Productive Magazine”. Wel vakliteratuur dus voor jou misschien wat minder boeiend. Ik lees iedere uitgave met veel plezier
• Toodledo – hier lees je mijn Toodledo review
• Remember The Milk – prima takenlijst met toetsenbord besturing. Staat wel wat stil qua ontwikkeling
• Omnifocus – top of the bill qua prijs en mogelijkheden. Heb je een Mac en is budget niet je grootste struikelblok? Dan ga je voor Omnifocus

Deze takenlijsten hebben alles wat je nodig hebt: werken op alle besturingssystemen en in de meestgebruikte webbrowsers. Syncen met mobiele apparaten. En zijn (redelijk) gebruikersvriendelijk.

Natuurlijk zijn er nog veel meer takenlijsten geschikt voor een complexe werkomgeving. Ik ken ze lang niet allemaal en heb ook geen behoefte ze allemaal te testen. Hier vind je trouwens de resultaten van een klein onderzoek onder 104 deelnemers naar takenlijsten dat ik onlangs uitvoerde.

Daarnaast is er, zoals gezegd, een scala aan takenlijsten dat vooral een mooie web interface heeft. Dus sleur-en-pleur van acties naar een andere plek, mooi streepje erdoor als je afvinkt. Enzo. Schiet allemaal niet op. Elke week komt er wel weer een nieuwe bij. Wat mij betreft voegen de meeste nieuwe takenlijsten niets toe aan wat er al is.

Concreet:

• verspil geen kostbare tijd door steeds achter nieuwe apps aan te hollen. Hoe enthousiast iedereen ook is. Kies goede software en blijf daarbij
• Ga je met een degelijke en complexe takenlijst aan de slag? Zorg dat je eerst weet wat het betrouwbaar systeem inhoudt en zelf goed onder de knie hebt. Ga je krachtige software gebruiken zonder de ins en outs daarvan te kennen dan is het alsof je met een industriële klopboormachine een klein gaatje in je muur thuis wilt boren. Overkill waar jij en de buren niet blij van worden.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.