Veel mensen hebben een map in hun mailbox die ze Actiemap noemen of iets dat daar op lijkt. Ze hebben tijdens een cursus opgepikt dat je mails niet in je inbox moet laten zitten maar er “actie op moet nemen”. Je zou ze daarom in een actiemapje moeten stoppen. Klinkt logisch en dat is het ook. Toch zorgt zo’n map slechts voor meer werkstress in plaats van de zo gewenste actiestand. Laat me dat toelichten.

Laten we eens kijken wat er gebeurt: je krijgt een nieuwe mail en besluit meteen dat daar voor jou een actie aan vastzit. Tenslotte is meteen besluiten nemen over je mails DE manier om van je volle inbox af te komen. Het is te veel werk om meteen te doen, dus je gaat de actie zogezegd strategisch uitstellen. Hup, in de actiemap dus met die mail.
Werk je al een tijdje met dit systeem dan is je vast opgevallen dat de actiemap snel volloopt. Er zijn nogal veel mails die je aandacht vergen tenslotte.

Vervolgens heb je 2 uur om ongestoord aan je acties te werken. Fijn. Alleen wat ga je doen? Eerst moet je die tientallen of zelfs meer dan honderd mails in je actiemap weer bekijken om daar een besluit over te nemen. Het valt je op dat veel van die mails met elkaar te maken hebben. Het zijn replies op replies, of iemand stuurde het gesprek zelfs een andere kant op. Allemaal ballen die je in de lucht moet houden voordat je kunt bepalen wat er nou echt toe doet.

Behalve die mails is er natuurlijk meer te doen. Je collega stak haar hoofd om de deur of je dat rapport nog even wilde doorsturen, je moet 2 klanten nog voor 17:00 uur terugbellen vanwege een spoedvraag. En daar wordt alweer op de deur geklopt (die je voor je rust tijdelijk dichtdeed), wie zou dat zijn? De ballen in je actiemap stuiterden en masse op de grond.

Er is 1 levensgroot probleem met dit systeem: je actiemap zit vol mails, en niet vol actie! Je hebt niet de noodzakelijke vertaalslag gemaakt tussen de informatie in de mail en de actie die er uit volgt. Eigenlijk was je een beetje lui. Je hebt slechts een nieuwe inbox gecreëerd met een andere naam.

HET ALTERNATIEF VOOR DE ACTIEMAP

De oplossing? Zorg dat al je werk, acties, taken of hoe je het ook noemt op de plek staan waar ze thuishoren: in je takenlijst. Je e-mail programma heeft zo’n takenlijst, leer op z’n minst die goed te gebruiken. Of kijk hier verder waarom je misschien nog beter een aparte losse takenlijst gaat gebruiken. Zorg in ieder geval dat AL je taken op 1 plek staan en houd hooguit de mails die je voor het uitvoeren van die taken nodig hebt aan in een tijdelijk archief. Na afvinken van je taak zet je die mails direct door naar het definitieve archief. Zo houd je de boel schoon.

Klinkt bovenstaande als iets wat jij ook wilt? Ik weet uit ervaring dat de praktijk weerbarstiger is dan dit verhaal. Je zult nog genoeg beren en leeuwen tegenkomen wanneer je met je nieuwe takenlijst aan de slag gaat. Gelukkig kan ik je daar bij helpen. Hier vind je meer over goede takenplanners ofwel TODO applicaties, ga aan de slag met mijn uitgebreide online training (raag hier je gratis korte versie van deze training) waarin ik je onder andere precies leer hoe je met een takenlijst gaat werken of volg de training “De Drukte de Baas” die ik in meerdere vormen verzorg.

Wat je ook doet: wanneer je nog geen goed systeem hebt om je werk bij te houden, is dit de oproep daar mee aan de slag te gaan. Zeg achteraf niet dat je niet wist hoe dat moest.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.