Onlangs werd me een vraag voorgelegd over de berg mails die je tijdens je vakantie ontvangt. Hij ging ongeveer zo:

“Ik ga binnenkort op vakantie en moest even denken aan die volle mailbox die ik aantreft bij terugkomst. Het liefst meld ik in een out-of-office-bericht dat het bericht verwijderd wordt en dat eenieder na mijn vakantie nog eens zijn verzoek mag mailen, mocht het nog relevant zijn”

Goede vraag. Gooi je alle mails die in jouw afwezigheid ontvangen zijn gewoon weg? Daar lijkt in eerste instantie handig. Mail van 3 weken is vast niet meer relevant, dus je zou zeggen: prima, wegknikkeren. Scheelt je bakken met tijd.

En toch, die ander kan er niets aan doen dat jij welverdiend op de Canarische eilanden ligt te bakken…

Eigenlijk is zo’n melding het verschuiven van jouw mailprobleem naar die ander. De vraag is of je jezelf hierdoor juist in de voet schiet. Ook al is de mail over de heg gegooid in jouw tuin, terug- of weggooien lost het probleem niet op. Het ligt volgens mij een laagje dieper.

WERKNEMER

Iemand die snel jouw tijd als werknemer nodig heeft doet er goed aan tevoren op een andere manier jouw beschikbaarheid te checken. Niet met een opdrachtverstrekking via mail, zonder te weten of jij wel op kantoor bent. In je out-of-office vermelden tot wanneer je afwezig bent, eventueel aangevuld met wie je vervanger is, is dan voldoende. Persoonlijk houd ik helemaal niet van die berichten, al realiseer me dat het in kantoorwerkend Nederland de norm is. Wanneer je slim samenwerkt is er ergens intern of online een manier te zien wie beschikbaar is. Out-of-office meldingen hoeven dan helemaal niet. Maar goed, ze zijn er, en een duidelijke melding werkt prima. Meestal lost de vragensteller haar probleem wel op een andere manier op – en mailt/meldt dat natuurlijk netjes bij jou terug (toch? doe je dat zelf eigenlijk ook?).

Na je vakantie begin je bovenaan bij de laatste mails met verwerken en zie je snel genoeg waar nog WEL jouw aandacht voor nodig is. Een kwestie van snel door die oude berichten heen scannen en redelijk snel klaar zijn met de oude meuk. In het ergste geval volstaat een heel kort antwoord wanneer je niet zeker weet of de ander nog op je wacht “kan ik hierin nog iets voor je betekenen?”
PS: automatiseer die standaardvraag via een combinatie van enkele toetsen die je snel op kunt roepen, dan ben je helemaal snel klaar.

De echte oplossing zit er in met z’n allen mail te gebruiken waar het voor bedoeld is. Houd het

* kort,
* to-the-point,
* 1 vraag per bericht. En
* gericht aan zo min mogelijk mensen – idealiter 1.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

ONDERNEMER

Heb je een eigen bedrijf en vind je adequaat reageren belangrijk? Ook dan is zo’n heldere out-of-office een optie. Of scan – wanneer je dat geen punt vindt – in je vakantie elke paar dagen kort je inbox op belangrijke berichten. Kan of wil je tijdens je vakantie absoluut geen mail lezen en ook niet met de out-of-office werken? Dan raad ik aan een virtuele assistent in de arm te nemen die tijdens jouw afwezigheid de honneurs waarneemt. Het liefst iemand die ook de telefoon voor je aanneemt, dan kun je helemaal ongestoord van je welverdiende rust genieten!

ANDERS COMMUNICEREN

In overige gevallen ligt andere communicatie meer voor de hand. Denk aan de vele online platforms die beschikbaar zijn in het geval van een discussie met meerdere personen. Of telefoon, skype, chat of ‘IRL’ meeting wanneer er meer te bespreken valt. Zie mijn eerdere ‘liever minder mail’ flowchart voor een handreiking welk communicatiemiddel in welke situatie het meest voor de hand ligt.

CONCLUSIE

Op de vraag ‘weggooien?’ krijg je van mij een hartstochtelijk ‘nee!‘. Jouw mail = jouw uitdaging. Zorg voor voldoende grip op je inbox dan kun je zelfs de grootste mailberg makkelijk aan.

PS: wat vind jij hiervan? Je reactie is hieronder van harte welkom!