Je hebt het druk, ontzettend druk. Druk op het werk, druk thuis, ja zelfs ’s met je partner in een mooi restaurant dinerend check je – geef toe – snel je Whatsapp zodra hij even naar het toilet gaat. En dat is niet omdat de oppas je aandacht nodig heeft. Laten we het toegeven: we zijn met zijn allen de afgelopen jaren verslaafd geraakt aan informatie. Want eigenlijk slaat het nergens dat je intieme diner onderbroken wordt door de fittie in de ene groep en de kattenfoto’s van je zus in de andere. Foto’s van katten zijn prima, ik geniet zelf dagelijks van onze Sammy, alleen liever niet hier, nu ik aan het werk ben. Voor alles is een plaats en een tijd schreef een bekende denker heel lang geleden al. Hij had het goed gezien, wijzelf zijn onderwijl de draad van het gewone leven behoorlijk kwijtgeraakt.

Die verleidelijke apparaten kwamen met een verleidelijke belofte: altijd en overal bereikbaar zijn

Een belangrijke oorzaak van die obsessie met drukte is de opkomst van verleidelijk handige apparaten waarmee je permanent online kan zijn. Ze kwamen in de vorm van een geweldige belofte: overal en altijd bereikbaar zijn en je gegevens bij de hand hebben. Wat was je er blij mee, je kon nu veel gemakkelijker en op je eigen moment aan het werk zijn. Heerlijk die flexibiliteit! Tot het ging wrijven, tot je je besefte dat je tegenwoordig vaker uit je slaap gehaald wordt door de bliepjes waarmee de eindeloze berichtenstroom zich aankondigt dan vroeger van die uiterst vervelende buurman die ’s al deursmijtend elke zondagochtend hèèl vroeg vers uit de kroeg zijn huis binnen rolde. Die buurman, dat was nog wel te doen, die voortdurende notificaties leiden als je eerlijk bent steeds meer tot stress. Het koord is langzaamaan altijd strak komen te staan.

Kan dat niet anders? Natuurlijk kan dat en voor een groot deel weet je best hoe het moet. Je telefoon op stil zetten wanneer je niet gestoord wilt worden is zo voor de hand liggend, dat hoeft niet eens gezegd. En toch is de kans groot dat je zelfs die voor de hand liggende instelling nooit gebruikt. Uit een onderzoekje over e-mailgebruik dat ik onlangs hield onder leidinggevenden en uitvoerend professionals die het grootste deel van de dag achter de computer zitten bleek dat ruim eenderde van hen de e-mail tijdens de werkdag de hele tijd open heeft en meldingen ontvangt van ieder nieuw bericht. Nog eens de helft heeft het mailprogramma wel open maar ontvangt gelukkig niet die interrumperende notificaties. Alhoewel in dat laatste geval je niet door je apparatuur onderbroken kunt worden is de neiging alsnog groot om regelmatig op nieuwe mails te checken. Een magere dertien procent sluit het mailprogramma zodra de mails gelezen en verwerkt zijn en word dus tijdens het werk niet door de mail gestoord. Even resumerend: dit houdt dus in dat eenderde van alle professionals en managers in Nederland zich zonder meer door elke nieuwe mail laat storen. Dit zijn voor een groot deel professionals die grote klussen zoals rapporten, websites, grafisch werk en strategieën moeten maken. Werk dat de nodige concentratie vergt. En ze geven die concentratie zomaar uit handen! Ik vind dat ongelooflijk. Behalve wanneer je op een helpdesk werkt is er geen excuus je mail met haar flowbrekende notificaties de hele dag geopend te houden. Stuur ik je een nieuwsbrief terwijl je net lekker in je rapportage over het vorig kwartaal zit en bam! Weg is je concentratie. Die nieuwsbrief had beter in alle stilte binnen kunnen komen, meteen door Outlook gearchiveerd in een apart mapje zonder dat je er erg in hebt. Ergens ‘s avonds of in het weekend lees je je nieuwsbrieven wel een keer bij.

Bovenstaande getallen tonen hoe weinig we onze meest gebruikte software goed weten in te zetten. Wanneer zelfs dat nog niet lukt, is het erg moeilijk om uit de spagaat van druk-druk-druk te komen: we roepen het over onszelf af met die voortdurende nieuwsgierigheid naar nieuwe brokjes informatie. En of het nu om Facebook gaat of om je werkmail: in alle gevallen willen we 24/7 op de hoogte blijven. Nieuws heet niet voor niets nieuw-s, oud vinden we niet meer interessant. Zoekend naar nieuw gaan we vaak ook aan de slag met nieuw, tot verdriet van in het slop rakende lopende projecten. Geen wonder dat die te laat worden opgeleverd, hier zit echt een verband.

Kom in een andere modus: ontbijt in alle rust of voer een gesprek, zonder smartphone. Houd dat de rest van de dag vast

Hoe doen we het nu? ’s Ochtends grijp je als eerste om je heen, tastend naar de telefoon. Facebook check, Twitter check, Whatsapp check, mail. Snel ontbijten want je moet zeker vandaag met die belangrijke presentatie de trein halen. Kinderen de deur uitwerken en dan snel in de bus. Waar je je mail voor de derde keer (tijdens het snelle ontbijt was de tweede keer) checkt. Na een zoals altijd te lange werkdag kom je uitgewrongen thuis, waar de kids gillend door het huis rennen, eh zich uitstekend vermaken. Na de kant-en-klaarmaaltijd zet je je nog aan het verwerken van de mails van die dag. En als eindelijk de kinderen op bed liggen heb je echt geen zin meer in wat dan ook. ……… lezen, sporten, vriend bellen snel even social media checken maakt het naar mijn beleving vooral nog erger.

Kijk de komende tijd nou achteraf eens terug op je dag, zowel het werkstuk als het privéstuk. Wat had je graag anders gezien? Wat had je als je eerlijk bent best anders kunnen doen? En zou het met je altijd-aan-veel-te-druk stand te maken hebben dat het uitje met je vriendinnen alweer gecanceled is? Kan het zijn dat we zo in het te-druk stramien zitten dat we niet eens meer zien hoe het anders moet. En kijk al terugkijkend nou eens of je wat van die mislukkingen kunt ombuigen. Zodat je de volgende keer wel uitgebreid de tijd neemt om een verhaaltje te lezen voor je dochter ’s avonds.

Ga daarom aan de slag om je onderbrekers tot zwijgen te brengen (waarbij je de menselijke beter ongemoeid laat…). Je weet om welke het gaat. Richt je op wat er nu voor jou toe doet – en verspil je tijd niet met zogenaamd interessante beuzelarijtjes. Bouw routines in je zakelijke en privéleven in om de waanzin van 24/7 online zijn te lijf te gaan.

Het opvolgen van een eenvoudige time management tip is gemakkelijk. Echte verandering vindt pas plaats als je die tip naadloos in je dagelijkse werk weet te integreren. Het is aan jou om daarvoor in actie te komen. Begon je bovenaan te lezen omdat je het inderdaad “druk” hebt, dan is het eigenlijk niet optioneel de boel op zijn beloop te laten. Aan het werk om je werk de baas te blijven en grip op je leven te houden. Jij bent toch baas over jezelf? Neem weer leiderschap over jezelf!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.