Je inbox als takenlijst gebruiken – hele volksstammen doen zo door de werkdag heen niet anders. Grote kans dat jij ook op deze manier je in je werk laat leiden wanneer:

• je inbox de hele dag open staat waardoor je nieuwe berichten meteen kunt zien. En/of..
• je wel een takenlijst hebt, maar daar weinig klussen op terugvindt die je energie geven en ECHT aan je werk bijdragen

Hoe zou je ook anders kunnen? Zonder een goed werkende takenlijst kun je als kenniswerker weinig anders dan vertrouwen op je inbox. Begrijpelijk, maar helaas betekent dit wel dat je eigen werk daar hoe dan ook onder te leiden heeft.

Let trouwens op “kunt zien” bij punt 1: ook al heb je de melding van nieuwe berichten (een geluid, een klein venster vaak rechtsonder in je scherm, het beruchte envelopje in je taakbalk) uitgezet, dan nog word je oog als vanzelf naar de (1) achter het woord Inbox getrokken. Kun jij ook niets aan doen, da’s  iets psychologisch.

Je kunt nu tegenwerpen dat jouw werk grotendeels door anderen bepaald wordt. Dat kan, en toch blijft het zelfs dan nodig het werk van gisteren en eergisteren te plannen – kortom, het werk in je takenlijst. De urgente zaken van vandaag daarentegen staan nu nog in je inbox te schitteren, klaar om door jou gelezen en verwerkt te worden.

ZONDER AANVALSPLAN GEEN BETROUWBARE TAKENLIJST

Hanteer bij het verwerken van je e-mail het Inbox Zero principe. Inbox Zero? Ja, je raadt het al: het gaat hier om het principe van een lege inbox. Door meteen een besluit te nemen over ieder nieuw mailbericht (ga ik dit nu doen, straks doen, misschien doen, niet doen of door een ander laten doen) kan die mail meteen gearchiveerd.
Weg uit de inbox en dus ook onttrokken aan jouw zicht. Daar gaat het namelijk om: alles op die grote berg laten liggen geeft hoe dan ook onrust. Op enig moment zul je een besluit moeten nemen.

Dit is de enige manier om te komen tot een overzichtelijke en betrouwbare takenlijst. Neem onmiddellijk besluiten over je mails anders gebeuren er 2 dingen:

• je inbox is en blijft overvol – geen overzicht, wel mailstress
• op je takenlijst komt slechts een gedeelte van het werk: vooral de eenvoudige klusjes die je zelf al kunt bedenken

Zo’n mini takenlijst met slechts een klein deel van je werk betekent dat je je takenlijst niet goed gebruikt. En ik zie dit vaker dan me lief is: heel vaak zijn klanten al gestart met het gebruiken van een slimme tool voor je taken. Leuk hoor, maar zonder je te verdiepen in de mogelijkheden van zo’n tool kun je net zo goed een papieren lijstje bijhouden.

Of koop jij soms een industriële kolomboormachine.
terwijl je alleen een gaatje wilt boren
om dat schilderijtje aan de muur te hangen?

En voor ik opmerkingen krijg uit de industriële hoek: ja, met zo’n boormachine is het inderdaad nog een hele kunst een gat in een muur te krijgen ;-)

Zorg daarom dat je eerst die grip op je inbox terugkrijgt. Zonder Inbox Zero kun je een betrouwbare lijst met taken ook wel vergeten. Het is van tweeën een. Zorg daarom dat het niet zo ver komt en besluit vandaag nog dat je de regie over je inbox weer terugneemt. Ofwel ga voor Grip op je Inbox. En die link gaat naar mijn audiocursus die je in 1 uur weer Grip geeft. Mocht je die nog niet eerder gezien hebben en snakken naar een einde aan de mailterreur (zoals een klant het onlangs mooi formuleerde) dan is dit je kans.