Een van de meest gehoorde opmerkingen bij het introduceren van veranderingen in de manier waarop mijn klanten werken is dat het zo lastig is die nieuwe routines in hun dagelijkse werk op te nemen.

Logisch want als dat niet het geval was hadden ze mij niet nodig…. ;-)

En ik begrijp het ook best: hoe klein de verandering ook, het duurt ergens tussen 21 en 115 dagen (afhankelijk van welke expert je het vraagt) voordat je een nieuwe gewoonte onbewust uitvoert. Hoe lang dat precies duurt hangt er van af wie je het vraagt, dit is onderwerp van veel debat. Vaak wordt er maar wat geroepen – 30 dagen is zo’n uit de lucht gegrepen termijn. Ook voor mij is dat regelmatig ruim meer dan 30 dagen, helaas.

  >>  Lees verder over de eeuwige discussie hoe lang het vormen van nieuwe routines kost in dit informatieve artikel op de site Brainpickings. <<

In dit geval zit mijn klant bijvoorbeeld met een nieuwe leesmap in Outlook waar alle nieuwsbrieven heengaan, of een map “Afwachten” voor alles waar zij op een ander wacht. En dan blijkt dat in de waan van de dag die mappen zomaar over het hoofd gezien worden. Dat zou ze moeten kunnen onthouden toch?

Nee dus, die nieuwe routine is nog geen ..routine!

Gelukkig ligt de oplossing om toch de nieuw verworven grip op je inbox vast te houden in het verschiet.

MAAK EEN CHECKLIST VOOR ALLE NIEUWE ROUTINES

De beste manier om nieuwe routines enige kans van slagen te geven is met een simpele checklist. Ook voor dagelijks gebruik in jouw werk is zo’n eenvoudige lijst superhandig. Noteer bijvoorbeeld alle nieuwe mappen die je bij de Grip op je Inbox training in gebruik genomen hebt op die lijst. In je agenda plaats je nu een wekelijks herhalende afspraak op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Op dat moment pak je de lijst erbij. O ja, Afwachten. Even kijken, check. Nieuwbrieven idem, check. En zo vergeet je nooit meer iets.

Eenvoudige checklists zijn als het ware je vangnet voor het onthouden van wat je anders makkelijk vergeet. Onontbeerlijk voor nieuwe gewoontes, en eigenlijk voor alles wat je niet zomaar kunt onthouden: alle acties die je voor ieder jaargesprek met je medewerkers moet uitvoeren, voor het versturen van een nieuwe editie van een nieuwsbrief. En wat dacht je van een paklijst voor je vakantie. Heel veel kun je in checklists vangen en daardoor fouten en “oeps, vergeten” voorkomen.
Een goede checklist redt zelfs levens.

Iedere ochtend loop ik zelf bijvoorbeeld mijn morning checklist na, met daarop onder andere:

– contacten bijgewerkt in CRM?
– geen Twitter/FB. Eerst een kikker doen.
– agenda gecheckt?
– losse eindjes, papier verwerkt in Evernote en takenlijst?
– focuslijst voor vandaag gemaakt?

lees hier meer over mijn persoonlijke morning checklist

Zo ben ik klaar voor de dag die komt, vergeet ik nooit meer iets en heb ik 1 uur in de werkdag – bijna – altijd al een belangrijke klus gedaan.

OOK MET MEER GEMAK PRODUCTIEVER WERKEN?

In de afgelopen jaren heb ik vele manieren om productiever te werken van binnen en buiten onderzocht en zelf uitgebreid toegepast. Van populaire time management methodes tot de software die jij en ik elke dag gebruiken. Inmiddels heb ik een eigen praktische aanpak ontwikkeld waardoor je in korte tijd de Grip op je Inbox terugkrijgt en de Drukte de Baas kunt worden. Mijn aanpak is persoonlijk, to-the-point en begrijpelijk. Ik word door klanten gekarakteriseerd als persoonlijk, betrokken en integer en kan mijzelf snel inleven en krijg snel de vinger achter jouw meest dringende uitdagingen. Daarom gaan we snel de diepte in en zie je al snel resultaat. Spreekt je dat aan, kijk dan naar mijn toegankelijke online en intensieve persoonlijke trajecten.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.