Welkom bij de serie “5 sleutels voor Rust in je Hoofd”. Rust is een essentieel onderdeel van goed time management. De komende tijd neem ik je in 5 artikelen bij de hand. Samen kijken we hoe het komt dat je vaak zo onrustig bent, niet wetend wat als eerstvolgende te doen. En dat terwijl je het zo ontzettend druk hebt. Of, denk je dat vooral?

De opzet van de serie is zo dat ik je meteen de diepte in neem. Verwacht dus geen uitgebreide bespiegeling “hoe is het zo gekomen?”. Dit komt gaandeweg wel aan de orde. Mijn bedoeling is dat aan het eind alles samenkomt in een “Hoger Plan” ;-) Aan het eind zul je zowel van bovenaf de grote lijn als van onderaf de nitty gritty details van je werk gaan zien. In de loop van de serie zie je hoe die welverdiende Rust vorm te geven. En hoe je een Betrouwbaar Systeem opzet waardoor je brein ontlast wordt van al die losse informatie-flarden. Laten we dus snel van start gaan.

WAARSCHUWING: RUST IN ACTIE!

 O ja: ik beloof je niet dat het Rustiger gaat worden. Juist niet. Je zult juist zien dat door het uitvoeren van aangereikte stappen je veel meer gaat doen. De Juiste dingen wel te verstaan. Dit bezig zijn met de juiste dingen kan een ongelooflijke energie losmaken. Het gaat weer stromen, zogezegd.. Je bent dus gewaarschuwd!

Verzamelen. Ieder van ons is hier dagelijks actief mee bezig: verzamelen van informatie waar we – misschien – nog iets mee willen of moeten. Op allerlei plekken duikt informatie op – op je bureau in de vorm van stapels eigen aantekeningen, post, losse krabbels, printjes en leesmateriaal. Je mailbox loopt over van de berichten waarin anderen jouw tijd claimen. Grote en kleine digitale systemen schreeuwen om je aandacht. Systemen die variëren van een TODO-gadget op je bureaublad tot aan enorme kennis databanken in grote bedrijven.

Het punt is dat er zoveel verschillende plaatsen zijn waar we informatie kunnen verzamelen. En dat er meestal geen plan zit achter dit verzamelen. Misschien handig voor later, denk je. Maar werkt het echt zo? Een hamster hamstert, maar doet dit wel met een doelbewust plan: de komende winter overleven. Wij hamsteren vaak informatie zonder echt plan. Hooguit denk je “handig linkje! Even onthouden”. En vervolgens slingeren die handige linkjes in de browser op je laptop én je smartphone én in je mailbox.

En wat dacht je van hamsteren van papieren informatie: slingert er bij jou thuis en op kantoor ook zo veel papier rond? Wees gerust, je bent niet de enige – veel van mijn klanten vinden weggooien lastig.

Hoe ga je hier nu mee om? Een goed begin zijn de volgende zaken:

INBOXEN HELDER KRIJGEN – Je wilt goed geïnformeerd, dus met de juiste informatie, bepalen wat je gaat doen. Daarvoor is het belangrijk heldere verzamelplaatsen voor die informatie te hebben. Die verzamelplaatsen kun je inboxen noemen. In het geval van e-mail noemen we die trouwens al zo. Evenzo geldt dat voor die kunststof inbak (inbox) op je bureau.

Denk daarnaast aan je SMS inbox, een papieren notitieboekje waar je al je spontane ingevingen in noteert. Etc. Ook een digitaal systeem is handig: een idee wil je graag snel noteren. Maar vervolgens wil je wel dat die op de juiste manier weer onder je aandacht komt. Wanneer je in het genoemde Evernote standaard alle notities in een map Inbox laat binnenkomen laat je dit als je digitale inbox fungeren. Opgeslagen online artikelen, foto’s, alles komt daar binnen. Zodat jij het later kunt verwerken.

Dat slim verwerken van je inbox…laten we daar de volgende keer over spreken. Nu gaat het er om DAT je de informatie op een handige manier verzamelt. Zodat je niet meer bang hoeft te zijn iets kwijt te raken.

Een voorbeeld: zelf gebruik ik de app Captio voor iPad en iPhone om mezelf snelle notities te e-mailen. Die kun je in je mailbox laten binnenkomen. Of via een speciaal adres direct naar Evernote laten sturen. Als fan van minder mail heb ik voor die laatste optie gekozen.

SYNCHRONISATIE – informatie die je op 1 apparaat opslaat wil je zonder gedoe op al je andere apparaten beschikbaar krijgen. Een link zomaar los in je browser opslaan is zo…1996 ;-) Opslaan in Diigo of Evernote is een stuk handiger, want daarmee maak je die link beschikbaar op alle plekken met een internetverbinding.
Tegenwoordig hebben trouwens alle browsers de mogelijkheid om online bookmarks te synchroniseren.

> Hulp nodig om je informatie slim te synchroniseren? You know where to find me!

Waarschuwing: veel belangrijker dan mijn – en andermans – tips direct overnemen is dat je lang en diep nadenkt over een systeem dat bij jou past. Zowel een papieren als digitaal systeem behoren tot de mogelijkheden. Houd je het liever eenvoudig en gruwel je van lege accu’s, dan is papier een goede optie. Bedenk dan wel dat papier omslachtiger is: veel afgevinkte taken leiden tot onoverzichtelijke lijsten, je bent veel aan het overschrijven. Deze nadelen heeft een goed digitaal systeem niet.

De voordelen van een digitaal systeem zijn vooral:

1. snel doorzoekbaar en overzichtelijk
2. beschikbaar op alle apparaten
3. indien nodig samenwerken met anderen aan taken en projecten

Het nadeel van digitaal is natuurlijk dat nieuwe systemen altijd een leercurve hebben. Het is heel reëel af te wegen of je die tijd er nu wel in wilt steken

Bedenk vooral wat jij uit je actiesysteem wilt halen en hoeveel je daarvoor in tijd wilt investeren. Niemand anders kan deze keus voor je maken. Laat je hierbij niet gekmaken door digitale bling-bling.

Denk je ook na lezing van bovenstaande dat alles in jouw geval al prima werkt? Gewoon zo houden dan. Of ben je nu vooral aan het hamsteren zonder dat het je veel oplevert? Kijk dan of je manier van werken aanpassing kan gebruiken. Ga vooral bij jezelf na wat bij jou past. En meest belangrijk: maak je plan, trek je conclusie en ga aan de slag! Blijven nadenken over het perfecte systeem helpt je niet verder, steeds een stap(je) zetten in de juiste richting wel.

Ga naar sleutel 2, sleutel 3 of naar de introductie van deze serie