Vandaag deel 3 in de serie over Rust in je Hoofd. We aan de slag met middelen. Nee, nee, geen stimulerende middelen; die heb je voor Rust in je Hoofd helemaal niet nodig ;-/ Het gaat me om de praktische hulpmiddelen waarmee je dat zo vurig gewenste betrouwbare systeem (link naar het afgelopen artikel) op gaat zetten.

PEN EN PAPIER

 Een onmisbaar hulpmiddel is voor mij altijd nog pen en papier. Zelfs in dit tijdperk van iPad en cloud. Het is bijzonder handig om alle creatieve invallen en kleine taakjes die je door de dag heen bedenkt snel te noteren. Niks niet denken “dat onthoud ik wel”. Voor je ‘t weet doe je een andere toezegging en is die eerste glad vergeten. Altijd zo werken en je zit geheid met voortdurende onrust in je hoofd. Zet het dus direct op papier. Wees lief voor je brein.

De clou is dat papier niet als actielijst ofzo te zien. Het is namelijk niets meer dan kladpapier waar tijdelijk jouw ingevingen en TODO’s op staan. Die ga je verwerken volgens de aloude 2-minuten regel. En als het langer duurt gaan ze het actiesysteem in: om later te doen, of later over verder te denken. Op die manier houd je het systeem sluitend.

Je brein wordt hierdoor ontlast en kan zich met belangrijker zaken bezighouden. Iets dat ik overigens vaak teruggekoppeld krijg:

“doordat alles uit mijn hoofd is kwam er opeens de ingeving om die compleet nieuwe training op te zetten!”

DIGITAL, ALL THE WAY?

 Papier is mooi. Alleen niet om daar letterlijk al je TODO’s op bij te houden – ik heb er momenteel bijna 300. Toch is dat verleidelijk, het lijkt tenslotte zo gemakkelijk. Het belangrijkste dat iedereen die zo werkt mij toevertrouwt: “Ja, ik weet wel dat het niet het beste systeem is, maar het geeft me nog een beetje het gevoel dat ik grip op het werk heb. En trouwens, ik heb geen tijd om iets beters te bedenken”.

Mijn wedervraag: kun je het je veroorloven NIET een beter systeem op te zetten? Stel: het kost je een dag om een goedwerkend systeem op te zetten waarin je precies ziet wat je NU te doen hebt. Zonder al die TODO’s uit een verre toekomst. Dit nieuwe systeem gaat je per dag zó een half uur schelen en waarschijnlijk meer. Je werkt namelijk veel meer aan dat wat er voor jou toe doet.

Nogmaals: per dag he! Binnen 1-3 weken heb je complete tijdsinvestering terugverdiend.

Begin desnoods met bijhouden van je taken in Excel. Of de takenlijst van Outlook – ook al is  e-mail niet de beste manier om je acties in te noteren, als je het mij vraagt. Wil je echt effectief werken dan is er meer nodig. Op zijn minst een digitaal systeem dat alle elementen van een volwassen actiesysteem in zich heeft.

Voor iedereen ligt het net weer anders. De een meet zelfs haar slaapritme met een iPhone app. Een ander zou het liefst alles op papier blijven bijhouden. Iedereen zit anders in elkaar en verdient dus een andere aanpak. Da’s trouwens mijn specialiteit. Ik leef me snel in in mijn klanten en kan hen daardoor snel verder helpen. Tenminste, dat zeggen ze zelf ;-)

Uiteindelijk begint het bij je zelf. Investeer om een goed systeem op te zetten waar je iedere dag van profiteert. Je kunt je steeds minder veroorloven uitsluitend met middelen van 30, 40 jaar terug (agenda, losse TODO-lijst) de TODO-oorlog te winnen.

Ga naar sleutel 1, sleutel 2 of naar de introductie van deze serie

Wat zijn jouw onmisbare hulpmiddelen om grip over je werk en je leven te houden? Deel ze gerust hieronder