Deel 2 in de serie over Rust in je Hoofd.

Goed. In het vorige artikel hebben we gekeken naar het hoe en waarom van in de verzamelstand komen. Alles verzamelen op voor jou bekende en betrouwbare plaatsen. Dit zorgt al voor een gevoel van rust – je weet gewoon dat al die op je afkomende informatie geduldig op je ligt te wachten. Zodat jij later, op het juiste moment, er iets mee kunt doen.

Die verzamelplaatsen – ofwel inboxen – zijn de basis voor een Betrouwbaar Systeem buiten je hoofd. En daarmee een essentieel onderdeel voor Rust in je Hoofd. Jouw brein laat zich niet foppen. Zodra het weet dat jij je zaakjes niet voor elkaar hebt, gaat het zelf ijverig aan de slag om alles voor jou te onthouden. Wat natuurlijk niet werkt, en ook nog eens veel stress oplevert. Daar tegenover staat: wanneer je brein weet dat je wel een goed verzamelsysteem hebt, dan kan het zijn aandacht op andere, belangrijker zaken, richten. Geeft jou en hem rust. Heerlijk ;-)

Die tijdelijke opslag locaties zijn mooi, maar we zijn er daarmee nog niet. Er moet ook nog iets gedààn worden op basis van die informatie. Je Betrouwbare Systeem is daarbij het onmisbare hulpmiddel. Dit Systeem bevat al jouw huidige afspraken, acties en projecten. Het systeem is in staat je precies te laten ziet wat op dit moment relevant is. En omdat je weet dat alles in het Systeem staat, vertrouw je hier volledig op. Je begrijpt, een lange lijst van 236 TODO’s is niet bepaald Betrouwbaar.

—
INTERMEZZO
Bij het Betrouwbaar Systeem draait het om actie(s). Ofwel dingen die jij binnenkort gaat doen. Qua systeem zijn mensen vaak bezig met hun ‘archief. Dat is echter veel minder interessant. Wel belangrijk, het heeft alleen niets te maken met het onthouden van wat je nog moet doen. En juist die acties, wat je nog moet, is in de praktijk waar je door overweldigd wordt. Je archief daarentegen hoort – uit het zicht – altijd beschikbaar te zijn tot het moment dat je het nodig hebt
—

 Zorgen dat je overzicht houdt middenin die veelheid aan informatie kan op vele manieren. Belangrijk is wel dat je een sluitend systeem hebt dat alles wat op jouw pad komt en waarin iets van jou verwacht kan worden in op te bergen. In de praktijk blijkt een opzet zoals hieronder beschreven handig:

• Agenda – Deze krijg je kado want die heb je al  ;-) In je agenda gaat alles waar een dag en tijdstip aan verbonden is. Vergadering, telefonische afspraak, werken op die nieuwe flexlocatie volgende week dinsdag. Meer niet. Is iets niet per se gekoppeld aan een datum/tijd? Dan hoort het niet in je agenda, maar op een andere plek. Read on…
• (Eerstvolgende) Acties – Je Agenda is het domein van waar jouw aanwezigheid op een bepaald moment vereist is. De rest van de (werkbare) tijd is beschikbaar voor je acties. Belangrijk is vanzelfsprekend WAT je dan precies gaat doen. Dat wordt met deze lijst bereikt. Niet een overzicht van letterlijk AL JE TODO’s. Nee, alleen degenen die nu van belang zijn. Per actueel project 1. Ingewikkeld? Lees hier precies hoe je een eerstvolgende actie lijst voor elkaar krijgt
• Context – waar ben ik, of met wie ben ik? Al die Eerstvolgende acties, dat is vaak nog steeds een flinke lijst. En wanneer je onderweg bent, heb je misschien wel toegang tot internet. Je belastingaangifte verzorgen is echter iets dat je beter thuis doet – of neem jij je hele administratie mee in de trein? Door onderscheid te maken naar plaats waar je je bevindt (@ComputerThuis, @ComputerWerk, @Onderweg, @Auto) of met wie (@BelangrijkeKlantA, @Baas, @Pieter), beperk je het aantal mogelijke acties flink. De kunst is niet om apart een Contexten en EerstvolgendeActies bij te houden, maar dit in 1 systeem te doen. Met een goed digitaal systeem (zie onder) is dat een peulenschil.

O, die @’s? Een eigen dingetje. Het staat mooi ;-) en in een lijstje worden deze contexten automatisch bovenaan gesorteerd. Handig.

• Later-Misschien. Hier plaats je alles op waar je misschien later (vandaag de naam…) iets mee gaat doen. Of niet. Dat congres over 2 maanden in Berlijn. Dat nieuwe businessplan dat je vannacht bedacht. Een nieuwe invulling van je dienstenpakket. Je hebt nu nog geen idee hoe je dat dan zou aanpakken. Of het überhaupt doorgaat. Wilt er nu ook niet verder over nadenken. Later wel, vandaar dat dergelijke dingen op 1 plek bijhouden slim is. Je zult zien dat die dingen nu niet meer in je hoofd blijven rondzweven. Je dient deze en je andere lijsten wel regelmatig op te schonen, op het juiste moment, om te voorkomen dat het systeem zich tegen je keert.

Wil je volgens deze principes werken en niet voortdurend papieren lijsten herschrijven? Dan is een digitaal systeem wellicht iets voor jou. Er zijn veel digitale systemen volgens het hierboven beschreven proces werken. Voorbeelden zijn Toodledo (mijn Toodledo review), Nozbe en vele, vele anderen. Wanneer je wilt samenwerken met anderen volgens deze principes, kijk dan eens bij het gratis Asana.

CONCLUSIE

Je hebt gezien hoe je een Betrouwbaar Systeem opzet om toekomstige acties in op te bergen. Zo’n Betrouwbaar Systeem is ontzettend belangrijk, wil je niet overspoeld worden door je TODO’s. Een onmisbaar element voor Rust in je Hoofd dus.

De volgende keer: wat zijn goede hulpmiddelen om je Systeem Betrouwbaar te houden. Tot snel!

Ga naar sleutel 1,  sleutel 3 of naar de introductie van deze serie