Veel professionals, managers en ondernemers hebben een zo complexe functie dat er meer nodig is dan simpel timemanagement. Een eenvoudige lijst als opsomming van alles wat je nog te doen staat is absoluut niet toereikend. Een standaard timemanagement aanpak ook niet. Herken je de volgende situaties:

• je probeert voortdurend de nieuwste tools die productiviteitswinst beloven; om ze dan binnen een week gefrustreerd weer te verwijderen
• je hebt je in de loop van de jaren verdiept in allerlei methodieken die ofwel zo ingewikkeld zijn dat je er hele boeken voor moet lezen voordat ze werken; of zo simpel en simplistisch dat jouw oude vertrouwde TODO-blok nog beter werkt?
• je beseft nu dat er nog ongelezen timemanagement boeken in je boekenkast staan (tja, geen tijd…)

Wat er aan de hand kan zijn is dat jouw werksituatie zo complex is dat er een stap meer nodig is. Zomaar een tool in gebruik nemen levert niets extra’s op. Sterker, dit kan zich tegen je keren omdat het een vals gevoel geeft dat je het goed geregeld hebt. Een heel boek doorworstelen ..waar moet je in vredesnaam de tijd vandaan halen? En het advies “beslis of je het nu doet of later” dat je vaak ziet, is dan ook wat al te simplistisch.

Ik heb in de afgelopen jaren ervaren hoe juist ingewikkelde werksituaties ontzettend gebaat kunnen zijn bij een goed digitaal hulpmiddel – mits naar je eigen wensen en behoeften aangepast. Maar als je zomaar ergens begint, wanneer je steeds weer met nieuwe goedbedoelde tips aan de slag gaat, is de kans groot dat je snel vastloopt.

Essentieel is het om eerst te weten te komen waar in jouw geval precies de schoen wringt. Iedereen zit anders in elkaar, elke baan en elk bedrijf ook. Daarom kan het lastig zijn een manier te vinden die 100% werkt voor jou, voor jullie. Een manier waar je blindelings op kunt vertrouwen. Er is geen silver bullet zoals de Amerikanen zo mooi zeggen. De gemakkelijke en oplossing die als ware het magie je probleem direct oplost. Toch is dat best te doen, productiever werken, je moet alleen goed weten hoe je dat in jouw situatie aanpakt. Wat wel werkt en wat niet.

Een aanzet: bedenk of het systeem dat je nu gebruikt om je werk bij te houden werkt. Nee? Vraag je dan af waaròm niet. Dat is belangrijk voor de volgende stap.

COMPLEXITEIT ONTRAFELD

Is je werk namelijk behoorlijk complex en heb je tegelijk nooit echt gezocht naar een goed (digitaal) productiviteitssysteem, dan is het zaak daar toch eens tijd voor vrij te maken. Vuistregel: ga NIET aan de slag met de laatste gehypte tool; laat dat liever aan de nerds en lifehackers over. Beter neem je je toevlucht tot iets dat zich door de tijd heen bewezen heeft. Deze productiviteitstool gebruik ik zelf bijvoorbeeld al jaren.
Zoek je juist al jaren naar een goed systeem en probeer je steeds een nieuwe productiviteits app uit? Stop met zoeken, want alleen dat al kost je zeeën van tijd.
Werk je met de takenlijst in je e-mail systeem, bijvoorbeeld die in Outlook? Alhoewel niet het beste systeem zou dat in jouw situatie best eens voldoende kunnen zijn (80/20 rules!). Zorg wel dat je het systeem slim inricht, want out-of-the-box is het meestal niet best.

Kun je wel een zetje gebruiken? Ik help je hier graag bij. Mail mij daarom vandaag nog waar je het meest tegen aanloopt. Ja, de grip op mijn e-mail inbox is uitstekend – dank je ;-) – dus ik zal je snel van een antwoord voorzien.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.