Minder vergaderen? We geven we er ons als makke schapen aan over, vergaderen is lijkt nu eenmaal onderdeel van onze kantoorcultuur. Zonder moeite draai je je verplichte 1 of 2 uur en het is weer voorbij, gelukkig. Je krijgt er voor betaald, tenslotte en het wordt nu eenmaal van je verwacht. Maar ja, na afloop voel je je uitgewrongen en heb je helemaal geen zin meer om aan de slag te gaan. Zo gaat het blijkbaar vaak. Overdreven, zeg je? Lukt toch niet? Je moest eens weten wat je allemaal kunt veranderen wanneer je maar wilt. Hier mijn 10 minder-vergader-tips:
- Houd je afdelings/team/project vergadering vanaf nu op vrijdagmiddag. Dan kun je daarna meteen door naar de VrijMiBo (Vrijdag Middag Borrel). Dat vergadert een stuk prettiger
- Voorzitter? Zorg voor een kraakheldere agenda die jij tevoren in elkaar zet en niet onderhandelbaar is tijdens de vergadering zelf
- Reserveer bij iedere vergadering de laatste 10 minuten om de afspraken te maken. En vast te leggen.
- Maak geen overdreven lange notulen. Kost heel veel tijd om uit te werken en niemand zit er op te wachten. Maak in plaats daarvan een korte actielijst. Liefst zet je de actielijst in een samenwerkings omgeving. Verstuur de lijst via e-mail en je weet zeker dat niemand deze leest. We krijgen al teveel e-mail en hebben al zoveel last van infostress
- Begin precies op tijd. Altijd. Het is een verspilling van de tijd van iedereen die wel op tijd aanwezig is
- Nodig alleen uit wie echt (ECHT echt) aanwezig zou moeten zijn
- Schrap eens een vergadering. Daar maak je vrienden mee
- Evalueer vanaf nu alle vergaderingen: was deze vergadering wel nuttig? Was het te lang? Teveel aanwezigen? Onduidelijke agenda? Bedenk wat JIJ kunt doen om dit soort vergaderingen voortaan beter te laten verlopen Schrap de vergadering als het kan. Natuurlijk, het maakt uit of jij de initiator bent of niet. Toch ligt de sleutel bij jou. Doe je niets, dan verbetert er zeker niets
- Hou het zakelijk. Koffiepraatjes zijn leuk, maar die doe je bij de koffie automaat
- Tenslotte: doe gek, ga eens staand vergaderen. Je ziet het steeds vaker gebeuren: de statafel duikt op in Nederlandse vergaderruimtes. Een originele manier die je dwingt snel terzake te komen. Hier lees je hoe je staand vergaderen handen en voeten geeft
EN NU JIJ Wat is jouw minder-vergader-tip? Deel die hieronder en inspireer de andere lezers!
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.
Het is dan een geweldige manier snel de actuele status met elkaar te bespreken en direct tot besluiten te komen. Je voorkomt het oeverloze en tijdverslindend gebabbel waar vergaderingen in het bedrijfsleven zo vaak in uitblinken. Wat-verder-ter-tafel-komt (de beruchte WVTTK) is als vrijbrief om al je grieven en ideeën te spuien op het verkeerde moment op zich al verantwoordelijk voor een miljardenverspilling in Nederland. Oftewel: een ideale manier om Het Nieuwe Werken in de praktijk vorm te geven.