Max 1 uur per dag werken – zo doe je dat!

Mijn uitgangspunt is dat je meestal maar zo’n 1 uur per dag ECHT productief bent. De rest lijkt voorbereiding op dat productieve uur. Onzin? Lees even verder. Voorheen in mijn loondienstbaan had ik vaak het gevoel onder te presteren. Een groot deel van de werkdag dingen te doen die niet bijdroegen aan wat ik geacht was te doen. Zelfs minder te doen dan anderen. Bijpraten bij de koffie automaat (maar wel over het project). Research doen naar die ene lastige programmeer-truuk (maar wel gerelateerd aan het project). Uit het raam staren (met gedachten die wel over het project gingen – nou ja, meestal ;-).


Toen ik er eenmaal op lette, bleek dat ook die anderen vaak maar ongeveer 1 uur per dag echt volledig geconcentreerd aan iets werkten dat echt wat zichtbaars opleverde. Programmeercode schrijven, een strak ontwerp maken, een projectvoorstel in elkaar zetten, een strategie uitdenken. En daarmee een ruime voldoende scoorden bij de baas. En niet alleen bij de baas, het bleek een algemene wet te zijn – tenminste in de diverse werkkringen die ik meegemaakt heb. De rest van de dag leek nutteloos tijdverdrijf. Maar blijkt o zo belangrijk in de aanloop naar die 60 productieve minuten.

Even tussendoor: dit geldt nadrukkelijk niet voor vertegenwoordigers, huisartsen, brandweermannen en anderen die de hele dag een vaste agenda aflopen of afhankelijk zijn van andere mensen en van wat er om hen heen gebeurt. Wel voor wie het grootste deel van de werkdag achter een beeldscherm doorbrengt en geacht wordt daardoor iets te produceren.

Zorg dat je dag zo ingericht is dat je die 1 uur ook echt productief kunt zijn. Hoe, dat ligt voor iedereen anders. Ik geef vaak het advies van de kikker-in-de-ochtend, maar dat werkt vooral wanneer je ’s ochtends je energiepiek hebt (hint: wanneer ben jij op een werkdag het meest productief?). Laat vooral los dat je ieder moment van je werkdag moet presteren – waarbij presteren meestal iets anders is dan wat je nu doet. Laat het los en besef dat wat je nu doet en wat misschien niet nuttig lijkt in werkelijkheid voorbereiding kan zijn op dat ene wat gedaan moet. Stel je werkdag in het teken van dat ene uur productiviteit. Misschien is dat wel het hele idee van onze 8-urige werkdag geworden, om dat ene uur te ondersteunen.

Kijk dus in plaats van steeds gefrusteerder te worden dat het niet lukt, vanaf nu elke dag terug in een korte evaluatie: is dat uur hyperproductiviteit gelukt? Zo ja: slingers! En zo nee: waarom? Heb ik iets anders gedaan wat achteraf nóg belangrijker was? Prima! Ben ik ten prooi gevallen aan procrastinatie? Wees niet zo hard voor jezelf: morgen weer een dag.

Kijk ook eens of je die vermaledijde 8-urige werkdag wat meer los kunt laten. Iedereen is nou eenmaal op andere momenten op haar best. Geef jezelf of je mensen de kans dat beste te laten zien. Als zelfstandig ondernemer kunnen ik en een heleboel anderen al grotendeels ons eigen werkritme bepalen. Als werknemer kijk je best ook eens om je heen: is er een stiltewerkplek waar je af en toe kunt zitten- (of kun je die regelen voor je mensen? Kun je wat vaker (je mensen laten) thuiswerken.

Ken je eigen bioritme en trek lessen uit je evaluatie achteraf. Durf dingen die niet werken te veranderen. Dan geef ik je op een briefje dat het steeds beter zal lukken dat ene uur van de dag een fabuleuze productiviteit aan de dag te leggen.

 

INZICHT

“Being able to quit things that don’t work is integral to being a winner” – Timothy Ferriss in “The 4-hour Workweek”


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Moet je dit eigenlijk wel lezen?

“Moet je dit wel lezen?”

Goede vraag, die ik mijzelf te pas en te onpas voorleg. Voorheen las (en luisterde. en keek) ik alles wat los en vast zat. Web artikelen, links vanuit Twitter en Facebook, een interessante video waar iemand me op wees, een gratis zakelijk blad dat zich via de deurmat meldde, alle e-mails (want alles kwam in de inbox binnen; nu weet ik beter).

Alles was mogelijk interessant, dus mijn tijd waard. Gelukkig weet ik nu beter. Mijn tijd is meer waard dan alle informatie die er op mij afkomt. Als letter-omnivoor zou ik graag anders willen, maar hardhandig de informatiestromen filteren is het enige dat helpt. De lekkende informatiekraan moet dicht, anders ga ik er aan te gronde.

Het viel me op dat veel van wat ik las uiteindelijk geklaag betrof. Geklaag over wat niet werkt, wat anderen niet goed doen, over alles wat fout is aan de [samenleving, politiek, voetballerij, kerk, (ex)-partner, de buurvrouw]. Dat wil ik helemaal niet weten; weg ermee! Alleen wat voor mijn werk echt nuttig is, is het lezen waard. En dan nog is er zo ontstellend veel informatie dat ik een hele rigoureuze stelregel ging toepassen om het behapbaar te houden. Zo bepaal ik tegenwoordig via onderstaand eenvoudig schema of een stuk informatie de tijdsinvestering waard is.

Moet je dit wel willen lezen schema

Het handige moet-je-dit-wel-lezen schema. Sla het schema op, stuur het door, stel het in als bureaublad achtergrond. Wat je wilt)

 

En dan nog kun je niet alles op dit moment lezen. Belangrijk is daarom dat je je leeslijst goed bijhoudt, om niet alsnog overvoerd te worden met teveel informatie.

PS: bovenstaande geldt natuurlijk niet voor je vrije avond of de regenachtige zondagmiddag. Gewoon alles lezen wat in je Facebook tijdlijn voorbijschuift, zolang je partner / kinderen / vrienden / familie er niet onder lijden ;-/


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Wat als je eindeloos blijft zoeken naar de perfecte oplossing?

Onlangs kreeg ik de vraag: “Arjan, het lukt maar niet om een betrouwbaar systeem op te zetten omdat ik steeds weer een nieuwe app tegenkom die ook heel geschikt lijkt. Ik blijf zoeken naar de perfecte oplossing lijkt het. Hoe kom ik daar uit?”

stop-perfectionisme-neem-kleine-stappenHele goede vraag. Allereerst krijg je wel een oplossing van me, maar moet ook gezegd dat er meer speelt dan dat. Je hebt waarschijnlijk een aanleg voor perfectionisme. Dat is niet een-twee-drie uit de wereld en zeker iets waar je mee aan de slag zou moeten gaan.

Tegelijk is de eerste stap een eenvoudige. Er zijn ontzettend veel goede apps om je gedachtes, toezeggingen en taken in bij te houden. Zoveel en en in zoveel verschillende varianten dat je je hele werkzame leven kunt besteden aan het uittesten ervan.

Mijn advies: niet doen. De ultieme app is nog niet uitgevonden en geloof me, die zal dat voorlopig ook niet worden. Besteed niet een onevenredig deel van je tijd aan het zoeken naar shiny new tools. Dit is een valkuil waar zeker technisch ingestelde mensen vaak intrappen. De nieuwste WonderApp wordt met veel bombarie aangekondigd en natuurlijk wil je die als eerste hebben. Na anderhalf uur met je telefoon pruttelen werkt en synchroniseert alles. Alleen wat ben je opgeschoten? Resultaat is meestal nul, behalve dat je anderhalf uur van je dag kwijt bent.

DE PERFECTE OPLOSSING BESTAAT NIET – OFWEL BEGIN GEWOON

Gaat het om het bijhouden van je werk, begin dan vooral bij het meest eenvoudige dat je nu kunt bedenken. Is dat een notitieschrift dan gebruik je dat. Is dat de takenlijst van Outlook, neem je die. Is dat een digitale app die je al hebt leren gebruiken? Stick to it. Evernote, Excel? Prima.
Eerst beginnen en wanneer je de kunst van het noteren en onthouden onder de knie begint te krijgen, pas dan schakel je eventueel op naar iets wat ingewikkelder is. Pas dan, en EVENTUEEL. Dat notitieschrift zou zomaar eens prima voor jou geschikt kunnen zijn en voor de situatie waarin je werkt.

Zorg in ieder geval dat je NU BEGINT met tenminste iets, en stop met het wachten op de perfecte app. Dat wachten en zoeken is een typisch voorbeeld van uitstelgedrag. Begin klein, neem kleine stappen en voor je het weet ben je al een eind op weg.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.