Categoriearchief: Tools

Hoe houd jij je TODO-lijst topfit?

Geplaatst op door
1

Hoe zorg jij ervoor dat je TODO-lijst, dat reusachtige overzicht met alles wat je ooit nog eens moet doen, in goede conditie blijft? Ben je zoals veel van mijn klanten voordat we aan de slag gaan, dan wil het nog wel eens aan overzicht ontbreken.

Mannetje wandelt over takenlijstSnel even iets op een geeltje noteren in plaats van je TODO-lijst; denken “o dat onthoud ik wel”; ja zeggen (maar snel door met je mail) op de vraag of je dadelijk even bij je collega kunt langskomen; ’s nachts wakker schrikken omdat je afgelopen werkdag compleet vergat de hand-outs voor de training morgenochtend te printen. Hoe gemakkelijk is het niet om een toezegging er tussendoor te laten glippen, een klein edoch belangrijk detail over het hoofd te zien. Herkenbaar? Je bent zeker niet de enige: ook mij overkwamen zulke fails me tot enige tijd terug regelmatig. We zitten dus met velen in hetzelfde schuitje.

 

WAAR LIGT HET AAN?

Meestal ligt de basis van deze uitdaging in de volgende twee issues:

  1. je doet je best en probeert verwoed alles houtje-touwtje te onthouden (die geeltjes, je brein) – helaas. Noem het gebrek aan een goede methodiek
  2. een degelijke en betrouwbare tool om je hele TODO-lijst alles in kwijt te kunnen

1 is lastig, want hoe zorg je nou dat je een betrouwbare methodiek gaat gebruiken? Dat vergt dikke boeken lezen waar je geen tijd voor hebt. Dus je laat het gaan. 2 is makkelijker: digitale hulpmiddelen en TODO-lijstjes liggen voor het oprapen. Je vrienden bevelen wekelijks nieuwe aan. Je probeert er één uit – en merkt dat het niet werkt voor jou.

 

EEN TOOL OP ZICH IS NIET VOLDOENDE

methode-abc-lost-alles-opBalen, want die tool zag er zo veelbelovend uit. De waarheid is dat je zowel op punt 1 als punt 2 jezelf zult moeten overtreffen. En dat is ontzettend lastig, want je hebt genoeg te doen. Toch is het best te doen. Je kunt die boeken gaan lezen. Je kunt in de paar honderd(!) artikelen op mijn website grasduinen. Maar wees eerlijk: dat heb je allemaal al geprobeerd. Je hebt het boek – het staat alleen al 2 jaar ongelezen in de kast. Je kunt wel een zetje gebruiken. Niet zelf het wiel uitvinden en alles uitproberen, wel gebruik maken van de kennis van iemand die zelf eerst was zoals jij en door stug volhouden een manier van werken heeft ontwikkeld die ook voor jou werkt. Niet een nieuwe tool, laat staan een nieuwe methodiek. Geen standaard trainingen, wel common sense en weten waarom iets voor jou wel en voor een ander niet gaat werken. Helaas, je TODO lijst gaat zich niet als vanzelf organiseren; daar is wat meer voor nodig, onder andere jouw inspanning.

Stop dus met ploeteren en laat je helpen, ontzorgen. Je bent van harte welkom eens te sparren hoe we kunnen samenwerken – meer productiviteit voor jou en je team!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Complexe werksituatie? Waarom je net iets meer nodig hebt…

Geplaatst op door
1

complexiteit-knooppuntVeel professionals, managers en ondernemers hebben een zo complexe functie dat er meer nodig is dan simpel timemanagement. Een eenvoudige lijst als opsomming van alles wat je nog te doen staat is absoluut niet toereikend. Een standaard timemanagement aanpak ook niet. Herken je de volgende situaties:

  • je probeert voortdurend de nieuwste tools die productiviteitswinst beloven; om ze dan binnen een week gefrustreerd weer te verwijderen
  • je hebt je in de loop van de jaren verdiept in allerlei methodieken die ofwel zo ingewikkeld zijn dat je er hele boeken voor moet lezen voordat ze werken; of zo simpel en simplistisch dat jouw oude vertrouwde TODO-blok nog beter werkt?
  • je beseft nu dat er nog ongelezen timemanagement boeken in je boekenkast staan (tja, geen tijd…)

Wat er aan de hand kan zijn is dat jouw werksituatie zo complex is dat er een stap meer nodig is. Zomaar een tool in gebruik nemen levert niets extra’s op. Sterker, dit kan zich tegen je keren omdat het een vals gevoel geeft dat je het goed geregeld hebt. Een heel boek doorworstelen ..waar moet je in vredesnaam de tijd vandaan halen? En het advies “beslis of je het nu doet of later” dat je vaak ziet, is dan ook wat al te simplistisch.

Ik heb in de afgelopen jaren ervaren hoe juist ingewikkelde werksituaties ontzettend gebaat kunnen zijn bij een goed digitaal hulpmiddel – mits naar je eigen wensen en behoeften aangepast. Maar als je zomaar ergens begint, wanneer je steeds weer met nieuwe goedbedoelde tips aan de slag gaat, is de kans groot dat je snel vastloopt.

Essentieel is het om eerst te weten te komen waar in jouw geval precies de schoen wringt. Iedereen zit anders in elkaar, elke baan en elk bedrijf ook. Daarom kan het lastig zijn een manier te vinden die 100% werkt voor jou, voor jullie. Een manier waar je blindelings op kunt vertrouwen. Er is geen silver bullet zoals de Amerikanen zo mooi zeggen. De gemakkelijke en oplossing die als ware het magie je probleem direct oplost. Toch is dat best te doen, productiever werken, je moet alleen goed weten hoe je dat in jouw situatie aanpakt. Wat wel werkt en wat niet.

Een aanzet: bedenk of het systeem dat je nu gebruikt om je werk bij te houden werkt. Nee? Vraag je dan af waaròm niet. Dat is belangrijk voor de volgende stap.

 

COMPLEXITEIT ONTRAFELD

Is je werk namelijk behoorlijk complex en heb je tegelijk nooit echt gezocht naar een goed (digitaal) productiviteitssysteem, dan is het zaak daar toch eens tijd voor vrij te maken. Vuistregel: ga NIET aan de slag met de laatste gehypte tool; laat dat liever aan de nerds en lifehackers over. Beter neem je je toevlucht tot iets dat zich door de tijd heen bewezen heeft. Deze productiviteitstool gebruik ik zelf bijvoorbeeld al jaren.
Zoek je juist al jaren naar een goed systeem en probeer je steeds een nieuwe productiviteits app uit? Stop met zoeken, want alleen dat al kost je zeeën van tijd.
Werk je met de takenlijst in je e-mail systeem, bijvoorbeeld die in Outlook? Alhoewel niet het beste systeem zou dat in jouw situatie best eens voldoende kunnen zijn (80/20 rules!). Zorg wel dat je het systeem slim inricht, want out-of-the-box is het meestal niet best.

Kun je wel een zetje gebruiken? Ik help je hier graag bij. Mail mij daarom vandaag nog waar je het meest tegen aanloopt. Ja, de grip op mijn e-mail inbox is uitstekend – dank je ;-) – dus ik zal je snel van een antwoord voorzien.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Een week tegen de werkstress: zou het helpen?

Geplaatst op door
Beantwoorden

Deze week is de Week van de Werkstress. Onder het motto Check Je Werkstress vindt een grootschalige overheidscampagne plaats die aandacht vraagt voor het vermeende taboe rond werkstress. Na mijn eerste verbazing ben ik gaan kijken wat er eigenlijk allemaal ondernomen wordt tijdens deze Week. De nadruk blijkt te liggen op het taboe rond burn-out (“Bijna 1 miljoen Nederlanders lijden onder dat taboe” bron) en het bespreekbaar maken daarvan . En de oplossing lijkt vooral te liggen in praten-over. Heel veel praten-over. En hippe dingen als jobswaps en sportclinics. En straffen van werkgevers die zich niet aan de regels houden.

CHECK JE WERKSTRESS – DE UITDAGING

Heb jij het ook zo druk?Je zult mij niet horen beweren dat werkstress geen probleem is. Maar weet de gemiddelde werknemer niet al lang weet dat ze het razend druk heeft? Zij zit echt niet te wachten op een straf voor haar werkgever, het invullen van een al te eenvoudige checklist. En zo’n clinic met Leontien van Moorsel is een mooie onderbreking van het werk, niet een oplossing tegen werkstress. Daar gaat niemand een meter meer door hardlopen, eh fietsen.

Het probleem – en daarmee de uitdaging – ligt heel ergens anders lijkt me: we hebben als kenniswerkers niet geleerd om te gaan met grote hoeveelheden informatie om te gaan. Vakopleidingen volgen we allemaal maar het verwerken van bergen e-mail, het afhandelen van ellenlange takenlijsten en het runnen van heel veel projecten worden we geacht er even bij te doen. En zo zit je de hele dag “achter de computer” terwijl je weet dat zoveel dingen veel handiger moeten kunnen. Zonder plan, zonder systeem en zonder voldoende kennis en inzicht geeft computerwerk inderdaad stress. En kost het je ook veel meer tijd dan nodig. Verwacht niet dat alle stressproblemen door een ander opgelost gaan worden. Je hebt toch ook een eigen verantwoordelijkheid?

EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID – KOM IN ACTIE

Kom dus zelf in actie, daar hoef je echt geen vragenlijst voor in te vullen! Een betere grip op je inbox is namelijk prima te leren, je bespaart daar al snel 1 uur of meer per dag mee. Je moet er alleen wel voor in actie komen, de kost gaat voor de baat uit. En dat is lastig, want je had het al zo druk. Volg daarom gewoon even die link twee regels terug, vraag die gratis cursus aan en de oefeningen worden automatisch naar je toegestuurd. Een kleine tijdsinvestering met een groot resultaat!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Wat als je eindeloos blijft zoeken naar de perfecte oplossing?

Geplaatst op door
8

Onlangs kreeg ik de vraag: “Arjan, het lukt maar niet om een betrouwbaar systeem op te zetten omdat ik steeds weer een nieuwe app tegenkom die ook heel geschikt lijkt. Ik blijf zoeken naar de perfecte oplossing lijkt het. Hoe kom ik daar uit?”

stop-perfectionisme-neem-kleine-stappenHele goede vraag. Allereerst krijg je wel een oplossing van me, maar moet ook gezegd dat er meer speelt dan dat. Je hebt waarschijnlijk een aanleg voor perfectionisme. Dat is niet een-twee-drie uit de wereld en zeker iets waar je mee aan de slag zou moeten gaan.

Tegelijk is de eerste stap een eenvoudige. Er zijn ontzettend veel goede apps om je gedachtes, toezeggingen en taken in bij te houden. Zoveel en en in zoveel verschillende varianten dat je je hele werkzame leven kunt besteden aan het uittesten ervan.

Mijn advies: niet doen. De ultieme app is nog niet uitgevonden en geloof me, die zal dat voorlopig ook niet worden. Besteed niet een onevenredig deel van je tijd aan het zoeken naar shiny new tools. Dit is een valkuil waar zeker technisch ingestelde mensen vaak intrappen. De nieuwste WonderApp wordt met veel bombarie aangekondigd en natuurlijk wil je die als eerste hebben. Na anderhalf uur met je telefoon pruttelen werkt en synchroniseert alles. Alleen wat ben je opgeschoten? Resultaat is meestal nul, behalve dat je anderhalf uur van je dag kwijt bent.

DE PERFECTE OPLOSSING BESTAAT NIET – OFWEL BEGIN GEWOON

Gaat het om het bijhouden van je werk, begin dan vooral bij het meest eenvoudige dat je nu kunt bedenken. Is dat een notitieschrift dan gebruik je dat. Is dat de takenlijst van Outlook, neem je die. Is dat een digitale app die je al hebt leren gebruiken? Stick to it. Evernote, Excel? Prima.
Eerst beginnen en wanneer je de kunst van het noteren en onthouden onder de knie begint te krijgen, pas dan schakel je eventueel op naar iets wat ingewikkelder is. Pas dan, en EVENTUEEL. Dat notitieschrift zou zomaar eens prima voor jou geschikt kunnen zijn en voor de situatie waarin je werkt.

Zorg in ieder geval dat je NU BEGINT met tenminste iets, en stop met het wachten op de perfecte app. Dat wachten en zoeken is een typisch voorbeeld van uitstelgedrag. Begin klein, neem kleine stappen en voor je het weet ben je al een eind op weg.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Kijk jij ook elke 4 minuten op je smartphone?

Geplaatst op door
3

lees mij, klik hier - overvolle digitale leesmap

Een kort bericht over een schokkende statistiek. Onlangs kwam ik een rapport tegen van een Brits marketingbureau. Dat had onderzocht hoeveel mensen nu echt met hun smartphone bezig zijn. Het blijkt dat we gemiddeld maar liefst 221 (tweehonderdéénentwintig) keer per dag op onze telefoon kijken. Om de mail of het nieuws te checken, te Facebooken, een Whatsapp te versturen. Een spelletje te spelen. Of wat je ook doet op dat ding.

Pak je de rekenmachine erbij en ga je er vanuit dat we 8 uur slapen op een dag dan blijkt dat we ongeveer ELKE VIER MINUTEN van ons wakende leven op onze smartphone kijken.

Elke vier minuten. Dus tijdens de afwas, tijdens het werk, tijdens het autorijden(!), tijdens alles. Infobesitas wordt die onweerstaanbare behoefte voortdurend van alles op de hoogte te blijven ook wel genoemd.

Iemand suggereerde dat we zelfs nog een stap verder moeten gaan: de smartwatch. Zelf heb ik jaren geleden mijn analoge horloge in een la gelegd; ik wilde niet langer geleefd worden door de tijd. Het afdoen van het horloge was een symbolische daad om dat te onderstrepen. Nooit spijt van gehad en voorzover het van mij afhangt ook nooit ergens te laat. Ik vermoed dat zo’n smartwatch er weliswaar veel kan en een gewild gadget is, maar dat het onze volle hoofden nog voller maakt. Steeds meer realiseer ik me dat technologie niet per definitie zaligmakend is. We moeten leren er mee om te gaan.
In de praktijk nemen we van alles in gebruik zonder ons er goed in te verdiepen. Daarom gaan die apps en apparaten apparaten met ons aan de haal in plaats van andersom.

Misschien iets om over na te denken de volgende keer dat je weer een vol hoofd hebt.

Wat vind jij?

PS: hier is de link naar dat onderzoek

 

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.