Categoriearchief: Tools

Note☰Block – een online notitieblok(je)

Geplaatst op door
1

Heb jij ook wel eens behoefte om heel eenvoudig een online deelbaar notitieblok te kunnen maken? Snel een tekst of concept delen met een collega? Even een recept doorsturen naar je partner? Natuurlijk, je kunt al lang teksten online delen met anderen via grotere alleskunners als Dropbox, Drive, Evernote en productiviteitssystemen. In al die gevallen echter heb je een account nodig en/of moet er software geïnstalleerd. Ssoms geldt dat zelfs voor alle deelnemers. Notities moeten handmatig op openbaar gezet, etc. Altijd zijn er meerdere stappen nodig voordat je een link kunt delen met je eigen digitale apparaten, of met collega’s, vrienden etc.

Onderaan staat een link waar je op zou kunnen klikken. Heb je geen zin onderstaande te lezen en dreig je nu al weg te klikken.. ga dan meteen door naar de Note☰Block site

Daarnaast bestaan er oplossingen in de vorm van opensource software waarmee je eigen notities op je eigen server op kunt slaan. Best handig …als je een nerd bent. Ik krijg dat wel voor elkaar, maar hoeveel mensen hebben een eigen server of willen net als ik een avondje sleutelen? ;-)

Een online notitieblok

Waar ik behoefte aan heb is een plek op 1 vaste URL waar iedereen eigen notities kan opslaan en indien nodig te delen met anderen. En dat zonder account, zonder app te hoeven installeren en andere van die lastige randzaken. En wat liefst ook direct op alle apparaten werkt. En ook in achtergebleven browser – ik kijk naar jou, Internet Explorer

Enfin, exact dit bestaat volgens mij nog niet — laat je weten als dat wel zo is? Dus ben ik zelf maar aan het programmeren geslagen  ¯\_(ツ)_/¯

Hier is dan de eerste versie van mijn online deelbare notitieblok. Alles nog in betastatus en opslagcapaciteit nog niet zo groot. Maar wat je ziet moet werken.

Probeer het uit, ik ben heel benieuwd naar je bevindingen!

🗒️📝✏️

Ga naar de Note☰Block site

— En ja, ben inderdaad ook nog bezig met een online takenlijst – daar zijn testers nog mee bezig, hoor je later meer over… —

Is je complexe takenlijst meer hindernis dan helper?

Geplaatst op door
4

Ik ben iets aan het bouwen dat je kan helpen met de complexe takenlijst zoals onderstaand onderstaand artikel beschrijft. Voel je je aangesproken en wil je dit graag uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Veel kenniswerkers proberen het overzicht over hun werk te houden via complexe takenlijsten, TODO-lists en projectplanningen. Mijn eigen all-time favorite is Toodledo. Vaak gaat dat prima want soms vereist de complexiteit van het werk gewoon een systeem met meer mogelijkheden. Zo kunnen er allerlei afhankelijkheden in je projecten spelen waardoor taken niet lineair gedaan kunnen worden. Ook kan er intensieve samenwerking met veel anderen soms ook extern plaatsvinden, of je hebt gewoon heel veel projecten tegelijk in de lucht te houden. Prima, blijf vooral zo doorgaan, je systeem werkt waarschijnlijk goed. Dit bericht is niet voor jou.

Tegelijk merk ik in mijn werk als trainer dat veel mensen dergelijke ingewikkelde systemen gebruiken terwijl hun werk daar wat minder om vraagt. Systemen met sublijsten binnen je hoofdlijst, categorieën voor je taken, Er is genoeg te doen en het kan hard aanpoten zijn, en toch is het aantal verschillende soorten en de hoeveelheid van de taken in het werkpakket wat minder groot dan bij een drukke projectmanager in een grote organisatie. Denk de ZZP-er met veel van dezelfde klussen, de kenniswerker in overheidsdienst met veel vergelijkbare projecten in vaak dezelfde setting, of de kantoorwerker op een niet al te grote back-office in het MKB. Wellicht gebruik je al lang iets dat goed werkt – goed bezig! Dit bericht is ook niet voor jou…

als de boel te complex wordt is de kunst om terug te schalen naar een minimalistische setting

Complexe takenlijst – ja, dat ben ik!

Herken je het voorgaande juist wel? Gebruik jij een zo complex papieren of digitaal takensysteem dat je juist daardoor soms het overzicht verliest. Dus is je lijst meer een hindernis dan een helper? Of je nu plant op papier, vanuit je agenda of een digitale takenlijst maakt niet uit; als de boel zo complex wordt dat je het overzicht dreigt te verliezen dan is het de kunst terug te schalen naar een minimalistische setting. Weg met de complexiteit, terug naar de aloude Standaard Takenlijst. Begin, of start opnieuw, met de allereenvoudigste takenlijst in het systeem dat je nu al gebruikt. Bovenaan invoeren, op [enter] klikken en klaar. Afgeronde taken afvinken. Meer zou niet nodig hoeven zijn.

Zwem je dus nog rond in een takenbrij van hier tot Tokio dan ben ik benieuwd naar je reactie: wat moet het systeem dat jou helpt het overzicht te houden absoluut kunnen?

En wanneer het je al gelukt is om dat overzicht terug te veroveren (top!) de vraag hoe je dat voor elkaar hebt gebokst? Wat zijn jouw geheimen? Laat het hieronder weten!

Je hebt het artikel uit! Voel je je aangesproken en wil je graag mijn nieuwe app uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Appen op de fiets is levensgevaarlijk!

Geplaatst op door
1

We appen ons suf en kijken de hele dag door gemiddeld elke 4 minuten(!!) op onze telefoon. Toch zou je verwachten en hopen dat verkeersdeelnemers het rustiger aan doen. Recent verscheen een onderzoek van SWOV over appen op de fiets. Het onderzoek richtte zich op het mogelijke gevaar van telefoongesprekken en het luisteren naar muziek terwijl je op de fiets zit. In de media echter wordt het gebracht als algemeen onderzoek naar het gevaar van telefoons met als conclusie ‘appen op fiets niet zo gevaarlijk’ (de titel lijkt achteraf aangepast, want er staat nu iets anders). Want behalve luisteren en praten is het volgens mij vooral het texting of appen dat problemen veroorzaakt. De conclusie van het SWOV-onderzoek is in ieder geval dat het allemaal wel meevalt met dat appen.

Heel erg vreemd dat dit nu zo naar buiten komt. Al helemaal omdat de universiteit Groningen een aantal jaar terug tot hele andere conclusie kwam: je gaat slingeren, mist essentiële informatie vanuit de omgeving, neigt naar het midden van de weg te gaan. Herkenbaar? Wie tegenwoordig met 1 hand aan het stuur fiets heeft in de ander meestal een telefoon beet. Heel vaak wordt daar op dat moment ook op getuurd. Kortom: appen is gevaarlijk, dat voel je zelfs zonder onderzoek op je Hollandse klompen al aan. De conclusies van het Groningse onderzoek, hieronder getoond, laten kortom weinig aan de verbeelding over.

De duidelijke conclusies van het Groninger onderzoek, way back in 2009

En ja, ze geven aan dat compensatiegedrag de oorzaak kan zijn dat appers langzamer gaan fietsen, juist doordat je appt. Maar dat lijkt me geen voordeel: fietsen is geen wedstrijdje langzaamaan doen. Fietsen is je in druk verkeer begeven met de bedoeling ongeschonden ergens uit te komen.

Al lang bekend: appen in het verkeer is echt gevaarlijk!

Het is trouwens al lang en breed onderzocht dat smartphonegebruik in het verkeer, vooral in auto. Nooit eerder kwam ik een onderzoek tegen dat zei dat het allemaal wel meeviel, en ik heb er heel wat verzameld hieromtrent. Tijdens telefoongebruik ligt het directe risico op een ongeval tot een factor 23 hoger (pdf) dan bij handen aan het stuur. Alleen al bellen – en handsfree maakt niets uit! – doet het ongevalsrisico fors toenemen. Logisch want je aandacht kan niet anders dan zich spreiden over de weg en het gesprek. Etc.etc. Meer onderzoek is niet nodig, dit is algemeen bekend en aanvaard.

Daarnaast neemt na een jarenlange daling de laatste paar jaar het aantal verkeersslachtoffers weer toe. Het is nog lastig definitieve conclusies te trekken over de oorzaken, maar gezien bovenstaande is er meer dan genoeg reden de telefoon zoveel mogelijk uit het verkeer te verbannen.

Concluderend: er lijkt me geen enkele reden waarom nu dit en eerder al een ander valt-wel-mee verhaal van Fietsberaad CROW (een overheidsdenktank die zichzelf “kenniscentrum voor fietsbeleid” noemt) naar buiten kwam.

In mijn trainingen komt het leren richten van je aandacht vaak aan de orde. Het gaat er onder andere over volledige aandacht te geven aan dat wat je op dit moment doet – of dat nou een belangrijke klus is of gewoon Facebooken. Als je dit met aandacht doet en weet wanneer je wilt stoppen, zul je in beide gevallen je na afloop waarschijnlijk prima voelen.

Bij een klus op je werk omdat je iets voor elkaar gekregen hebt, bij het Facebooken omdat je <<niet>> zojuist je hele avond verloor aan doelloos door berichtjes bladeren.
Ook in het verkeer is om logische redenen het richten van je aandacht op wat je aan het doen bent belangrijk. Volgens mij past een telefoon daar helemaal niet bij. Vandaar dat mijn aandacht dan ook getriggerd – gericht ? – werd bij de suggestie dat fietsen en appen best samen kan.

Aanvankelijk wilde ik afsluiten met de volgende zin: <complotmodus>Of zouden er aanleidingen gezocht worden om de wet die in 2019 appen op de fiets gaat verbieden “onderbouwd” in te kunnen trekken??? </complotmodus> Maar ik ben niet zo van de complottheorieën dus dat laat ik aan de interpretatie van de lezer over. Raar blijft het wel. En nu stop ik echt.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoera: we leven langer door Facebook. Huh?

Geplaatst op door
1

smartphone-facebookVandaag juicht De Volkskrant dat we langer leven door Facebook, want het is onderzocht. En iedereen juicht mee. Beetje tegengas geven dan maar. Helaas willen we dat liever niet horen, want dit is toch de nieuwe werkelijkheid? Stel je voor dat je wat minder zou moeten Facebooken ;-)

Pak je het onderzoek – waar de Volkskrant heel behulpzaam niet naar linkt – erbij, dan blijkt dat ze een groot aantal verbanden hebben onderzocht, waarvan enkele significant zijn. Als je maar voldoende verbanden onderzoekt, zit er altijd wel iets bij dat in je straatje past. Tja. De onderzoekers zelf putten zich uit in vooorbehouden en dat dit vooral niet een causaal (oorzakelijk) verband hoeft te zijn. Intussen is het wel gezegd.
Het onderzoek lees je hier zelf na.

Interessante quote “This study has many limitations“.

In wetenschapsland woedt de laatste tijd een boeiende discussie hierover. P-hacking noemt men dit verschijnsel. P is de beroemde en beruchte p-waarde die aangeeft of een verband significant is. Als je tevoren een veronderstelling hebt, die onderzoekt, en daar komt iets uit: prima onderzoek. Pak je een gegevensbestand en spit je net zo lang tot je significante verbanden vindt: p-hacking.

this new epidemic of distraction is our civilization’s specific weakness

Intussen zijn er overweldigend veel aanwijzingen voor juist het tegendeel: we kunnen de grote hoeveelheid informatie gewoon niet in ons brein kwijt en worden er letterlijk “gestoord” van. De voortdurende afleiding van bliepjes en push-berichten leiden hoogstwaarschijnlijk waarschijnlijk tot aandachtsstoornissen. Je leervermogen gaat achteruit wanneer je studeert met de smartphone op je bureau. We krijgen honderd e-mails per dag. We kijken 220 keer per dag op onze smartphone. Meerdere journalisten schreven al boeken over hoe hun aandacht de afgelopen jaren langzaamaan kapot ging (leestip Nicholas Carr, Het Ondiepe). En zo kunnen we eindeloos doorgaan.

Het enige issue met al deze aanwijzingen: in tegenstelling tot alle juichverhalen horen we dit juist liever niet…

Ik kan ze al die aanwijzingen hier niet kwijt, maar als voorbeeldje tenslotte nog dit bericht, gewoon in de krant van vandaag, dat artsen zich grote zorgen maken over het grote aantal jongeren dat zich in het ziekenhuis meldt met juist aan sociale media gerelateerde klachten.

Mag ik afsluiten met Andrew Sullivan, als early adopter actief op internet, die leefde van de online interactie. Tot hij na een breakdown concludeerde dat het internet hem bijna zijn leven gekost heeft. Magnifiek essay – waarschuwing: ook magnifiek qua omvang. Ja, dat mag ik.

Quote: “this new epidemic of distraction is our civilization’s specific weakness“

het tweesnijdend zwaard dat Outlook heet

Geplaatst op door
1
outlook tweesnijdend zwaard

Outlook: je e-mailprogramma een tweesnijdend zwaard?

Outlook is een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant verzend je er in een handomdraai je mails mee, je moeiteloos met al je apparaten synchroniserende agenda beheren is een eitje, en ook je taken beheren is gemakkelijk. Tegelijk zit onder de motorkap een enorm ingewikkelde en moderne motor. Zo een waarvan je soms het idee hebt een diploma van de Outlook Universiteit nodig te hebben om die te begrijpen. Verdiep je je erin (alsof je daar tijd voor hebt!), dan kun je behoorlijk geavanceerde dingen voor elkaar krijgen.

Te veel mogelijkheden?

Zo kreeg ik onlangs de vraag of je van een groep mensen (bijvoorbeeld je teamleden, je managers als assistent) alle reacties op vergaderverzoeken (je weet wel: geaccepteerd, geweigerd, voorlopig) kunt archiveren. En zelfs dat blijk je in twee minuten voor elkaar te kunnen krijgen.

Even tussendoor: de vraag is of dit de meest logische oplossing is voor het beheren van vergaderverzoeken, maar dat is een ander verhaal. Voor nu laat ik je zien hoe je via een op het oog ingewikkelde regel dit toch in een paar minuten voor elkaar krijgt.

  1. open bovenin Outlook de Rules Wizard en start met een lege regel voor inkomende berichten ofwel “check messages when they arrive”
  2. kies in stap 1 van de Rules Wizard eerst bij “from” al je managers
  3. klik dan verder onderin bij stap 1 van de Rules Wizard “uses the form name from“
  4. klik op “form name” onderin
  5. kies in het menu voor “application form“, en dan de gewenste soort: “Accept Meeting Response“, “Decline Meeting Response“, “Tentative Meeting Response“
  6. klik next en kies de map waar de berichten naartoe moeten
  7. rond af door de regel aan te zetten

Al naar gelang je versie van Outlook kunnen de precieze benamingen iets verschillen.

Vanaf nu zullen al deze berichten in je gewenste map terechtkomen. De vraag blijft dus of dit voor deze situatie wel de juiste oplossing is. In dit geval kan ik me voorstellen dat het handiger is om alle reacties op vergaderverzoeken niet bij te houden, en te volstaan met een blik op alle agenda’s waar je het overzicht over wilt houden. Vraag jezelf daarom bij alle aanpassingen die je in je werk doorvoert steeds af: neemt het overzicht nu toe of juist af? Schiet je er mee op of zijn de afgelopen twee uur uitzoekwerk stiekem verkapte procrastinatie ofwel uitstelgedrag?

Bewaar geen informatie, bewaar het overzicht!

Mijn visie is dat gearchiveerde informatie in de regel (geen grap bedoeld) weinig waarde heeft. Bewaren voor later lijkt erg handig, je weet tenslotte maar nooit! Toch verdoe je meestal veel tijd die je beter had kunnen gebruiken. Hoorde ik procrastinatie? Veel belangrijker is wat je het speelveld van je werk van vandaag en de komende dagen kunt noemen: welke afspraken zijn er, waar zijn knelpunten, waar dreigt iets mis te lopen, waar moet ik als eerste mee aan de slag? Een goed overzicht over je werk en je takenpakket zijn daarin van levensbelang.

Outlook helpt je in je werk, maar verlies je niet in de mogelijkheden van het systeem. Grip op je inbox krijg je door die inbox juist zo snel mogelijk leeg te krijgen – volg de gratis audiocursus die je precies dat leert! Om je daarna aan het echte werk te zetten waarmee je de meeste impact maakt.

Ben benieuwd: hoe houd jij het overzicht?

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.