Denk je jezelf vast? Opschrijven die gedachten!

foto Anne Zuidhof Elke keer wanneer ik ergens niet uitkom en mezelf vast dreig te denken, pak ik pen en papier of toetsenbord. Zoals zo vaak ook nu weer heeft het opschrijven en een tijdje laten liggen van gedachten tot een helder moment en nieuw inzicht geleid. Zomaar zonder brainstormsessies en ander moeilijk denkwerk.

Opschrijven wat in je hoofd zit!

Blijf je vaak lang over iets piekeren? Denk jij jezelf vaak vast?  Zet je gedachten op papier. Beschrijf het probleem en hoe jij er tegen aankijkt. Wanneer het kan voorzie je je aantekeningen van alle mogelijke oplossingsrichtingen. Geen idee van een oplossing? Ook geen punt. Daarna leg je aantekening uit het zicht. Alleen niet voor je onbewuste, waar het als vanzelf een plekje in de machinerie van het brein krijgt.

Twee dagen geleden legde ik zelf mijn aantekeningen aan de kan. Ik had een vraag rond mijn bedrijf waar ik zelf al een tijdje op zat te broeden en zo snel niet uitkwam. Die wilde ik aan mijn Mastermind groep voorleggen, mijn kleine vertrouwde groep van mede-ondernemers met wie ik regelmatig samenkom om elkaar verder te helpen in onze business. Nu twee dagen verder komt het antwoord glashelder door. Voorleggen aan de groep hoeft niet eens meer!

Het toont voor mij steeds weer de kracht van het onbewuste aan: schrijven plaatst de gedachte in het onbewuste, dat er graag mee aan de slag gaat. Sla het bekende boek van Ap Dijksterhuis er maar op na.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Neem jij elke dag een kikker in de ochtend?

Hoe begin jij je (werk)dag: Met mail? Twitter? Facebook? Nieuws checken? Het kan een heerlijk gevoel geven ’s ochtends eerst helemaal ‘bij’ te zijn met je online vrienden, het wereldnieuws en de blogs. Wanneer je hier niet een eierwekker voor zet kan dit wel voor een probleem zorgen: opeens ben je anderhalf uur verder en zwaar toe aan de volgende koffie. Wil je die dag nog iets nuttigs gedaan krijgen dan is je beste moment alweer voorbij. Zonde, en het enige wat je er mee opgeschoten bent is dat je bij bent. Wel een leuk tijdverdrijf, tegelijk een absolute verspiller van werktijd, want je werkdag is tenslotte al een uur op streek. Voel je de energie al wegzakken?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Mark Twain zei in dit verband het volgende: “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” Ofwel start je dag met een kikker! Zo’n groene kwakende glibbert. En helaas spreekt Mark niet over een exemplaar dat na een kus in een beeldschone prins verandert. Dit is een echte. En jij eet hem op… OK, wees gerust: je wordt niet aangezet tot een culinaire inspanning die niet iedereen waardeert. Mark gebruikt een analogie (pfew, dat hoopte je al!) – dat waar je het meest tegen opziet. Kan dat telefoontje naar die lastige klant zijn dat je al weken uitstelt. Of het regelen van nieuwe verkoopgesprekken wanneer je niets meer haat dan dat. Wanneer je DAAR je dag mee start, kan de rest niet meer stuk. Simple as that.

Zelf begin ik elke werkdag met deze kikker, soms zelfs 2. Nou ja, de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dat mijn intentie is… MEESTAL lukt het. Dit zijn mijn Big Rocks, ontleend aan Stephen Covey. Als er 1 ding is dat je productiever kan maken is dit het wel. Een echte kickstart van je dag. Je hebt direct iets nuttigs voor elkaar, én het geeft ook een goed gevoel. Hierdoor loop je grote kans zomaar de rest van de dag ook productief te blijven. Of (veel) eerder klaar te zijn met je werk. Probeer het eens!

Tenslotte: ben je visueel ingesteld? Klik dan op onderstaand filmpje (opent in nieuw venster: direct insluiten op de website mocht niet van Youtube…) – minder dan 2 minuten – van Brian Tracy die een heel boek over dit onderwerp schreef:

Wat is jouw kikker vandaag?

Verwerk jij je e-mail alsof je drinkt uit een brandslang?

Dit artikel is een korte reactie op The fire hose you’ve been drinking from doesn’t care if you drown

foto Anne Zuidhof Het boeit de brandslang waar je uit drinkt niet of je verdrinkt. Wat een klare taal in dit Engelstalig artikel over e-mail overload. Herkenbaar ook: ontzettend vaak hoor ik de klacht dat mensen niet aan hun werk toekomen vanwege die enorme berg e-mails. Zoals de man waar het in het artikel over gaat: elke dag start hij om 5 uur ’s ochtends met z’n mail. Maar hij kan het gewoon niet bijhouden, door de dag heen groeit het aantal e-mail alleen maar.

Sommigen denken dat e-mail het werk op zich is, terwijl het alleen om stukjes informatie gaat. Informatie die je als het goed is laat nadenken OVER je werk. Vervolgens ga je besluiten OF je er iets mee moet en WANNEER je dat dan gaat doen. Klinkt eenvoudig en is dat in de praktijk ook. Laat je dan wel leiden door een goed actieschema op basis waarvan je besluiten neemt. Daar toe komen kan een heel karwei zijn. Maar dat is nou eenmaal je werk: soms is het nodig moeite te doen om een stap verder te komen. Doe je dat niet dan zal het zeker niet beter worden. In Tara’s eigen woorden:

” You are too precious to let yourself drown under the fire hose. It’s time to create your plan and rescue your life from the blast. It’s not too late. Act now. “

Amen!

Mijn conclusie: een mooie analogie. Ook water drink je het best met mate en niet uit de brandslang ;-) Lees vooral het hele artikel van Tara Rodden Robinson trouwens.

TOEVOEGING ARJAN: De oplossing is niet eenvoudig. Langzamerhand is deze man in een situatie terecht gekomen waar je niet zomaar uitstapt. Het is wel belangrijk dat hij een begin maakt: regels in zijn inbox instellen zodat onbelangrijke berichten weggefilterd worden. Hierdoor wordt het makkelijker belangrijke berichten sneller onder ogen te krijgen. Daarnaast kan hij kijken naar alternatieven voor e-mail: soms zijn andere vormen van communicatie effectiever, sneller. En laat hij bedenken: wat je zendt, zul je ontvangen. We houden elkaar zo in een wurggreep met als gevolg miscommunicatie, e-mail overload, frustratie en daardoor stoppen te werken vanuit je eigen doelen. Een gemiste kans wat mij betreft. Zoals Tara ook zegt: hoog tijd in actie te komen wanneer dit voor jou herkenbaar is. Je verdient beter!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Bespaar veel tijd met slimme sneltoetsen


welkom in de wereld van de ‘keyboard shortcuts’ ofwel sneltoetsen

Aanleiding

Onlangs was ik bij een klant die in haar (over)volle mailbox mij een bepaalde mail wilde laten zien. Ze zocht een tijdje vergeefs. Kon her bericht niet vinden in het mapje waar die toch echt in moest bevinden. Uiteindelijk bleek dat de mail zich in de map daar onder bevond. Heel voorstelbaar: met de muis had ze de mail ooit vastgepakt en boven …bijna… precies de juiste map losgelaten. Dat kan handiger (*), en ze was dan ook erg blij dat dat anders kan. In dit korte artikel lees je precies hoe en waarom.

Sneltoetsen to the rescue

foto Anne Zuidhof Voor veel programma’s die je dagelijks gebruikt zijn sneltoetsen beschikbaar. Deze zorgen ervoor dat je met 1, 2 of maximaal 3 toetsaanslagen voor elkaar krijgt wat je met de muis meer tijd kost en daarnaast dus snel tot fouten kan leiden. Wanneer je voor programma’s die je veel gebruikt de meest voorkomende sneltoetsen uit je hoofd kent, bespaar je veel tijd.

Sneltoetsen voor Outlook

Zie dit eerdere artikel op arjanzuidhof.nl over Outlook sneltoetsen . Deze sneltoetsen werken voor zover bekend met alle recente versies van Outlook op Windows, minieme kleine veranderingen daargelaten. Het menu heeft sinds versie 2007 in de vorm van de ribbon een complete gedaanteverwisseling ondergaan. Hierdoor kom je met de muis sneller bij je doel dan voorheen. Toch gaat er nog altijd niets boven het toetsenbord.

Sneltoetsen voor Google diensten

ken je dat? Door Google Reader Feedly heen klikken. Je muis maakt enorme omwegen. Met ‘j’ (vooruit bladeren) en ‘v’ (bron openen in nieuw venster) kun je al bijna zonder muis! En ‘c’ voor een nieuwe mail in Gmail en ‘o’ voor het openen van het huidige bericht
Natuurlijk zijn je de sneltoets-overzichten voor bijvoorbeeld Reader en Gmail online beschikbaar – om te printen bijvoorbeeld. Er is alleen een veel mooiere optie. Binnen alle(?) diensten van Google hoe je slechts ‘?’ te klikken voor de beschikbare sneltoetsen! Zo kwam ik er onlangs achter dat ook de Google Calendar gewoon via het toetsenbord bediend kan worden.
UPDATE: vanaf 1 juli 2013 trekt Google de stekker uit de Reader. Voorlopig werk ik zelf met Feedly. De toekomst moet uitwijzen of dat mijn definitieve keus wordt. Stay tuned

O, en nu je toch bezig bent: zet in Gmail Labs – onder settings of klik hier – de “Undo Send” functie aan. Je weet wel, voor als je iets te snel [tab][enter] gedrukt hebt ;-)
En weet je al hoe gmail zoeken werkt: supersnel alles terugvinden?

Dropbox – ook al sneltoetsen

Via het vermakelijke “7 days using only keyboard shortcuts” waarin je ook leest over de eeuwige discussie of muis of juist toetsenbord sneller is (toetsenbord! toetsenbord!) kwam ik er achter dat je zelfs de website van dropbox helemaal via het toetsenbord kunt bedienen. Tik ‘?’ – van wie zouden ze dat afgekeken hebben? – en je ziet direct de beschikbare toetsen. Handig wanneer je veel van deze web omgeving gebruik maakt om op externe locaties bij je bestanden te komen.

foto Anne Zuidhof Bovenstaande programma’s worden door mijzelf, mijn klanten en natuurlijk vele anderen dagelijks gebruikt. Daarnaast zijn er nog de sneltoetsen voor je besturingssysteem, bijvoorbeeld die voor Windows 7Windows XP, Mac OS X etc. Daarmee ga je veel verder dan de Control-C,-V en -Z die bijna iedere Windows gebruiker wel kent.

Je begrijpt wel dat een uitputtend overzicht op 1 plek niet te doen is. Google is daarom nog altijd je vriend: de combinatie ‘keyboard shortcuts’ en de naam van jouw favoriete programma doet wonderen.

(*) Leer behalve het gebruik van sneltoetsen ook de zoekfunctie van je e-mail programma kennen. Die kan vaak meer dan je denkt. Je hoeft dan niet meer in mapjes te archiveren, want via de zoekfunctie vind je alles in een handomdraai terug. Scheelt tijd en is betrouwbaarder wat terugvinden betreft.

Links naar sneltoetsen van andere programma’s? Andere toetsenbord tips? Hieronder zijn ze welkom!

 

Houd je inbox schoon – regels in Outlook

Een overvolle inbox wil niemand. Gelukkig kun je redelijk eenvoudig je e-mailprogramma jouw een handje laten helpen. Door het instellen van regels (zo genoemd in bijvoorbeeld Outlook) ofwel filters (GMail en anderen). Hieronder zie je hoe je in Outlook regels aanmaakt, bijvoorbeeld om CC mail weg te filteren. Gewerkt wordt met de Outlook 2003 in de Engelse versie. Gebruik je een de Nederlandse versie, een ander versienummer, of een ander mailprogramma, dan werkt het iets anders maar dan snap je het idee.

Daar gaan we:

  • Klik  rechts op een mailtje dat je graag gefilterd ziet. Bijvoorbeeld een bericht waarin jij ge-CC’ed bent: die hoef je niet direct te lezen, dus zorg dat die in een aparte map binnenkomt. Klik “Create rule”

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende scherm kies je de kenmerken van het mailtje waarop je wilt filteren. Bijvoorbeeld afzender (‘From’), een onderwerpregel. Kies voor ‘Advanced options’.

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • nu opent een nieuw scherm met extra mogelijkheden. Bijna onderaan zie je ‘where my name is in the Cc-box‘. Die vink je aan

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende scherm vink je ‘move it to the specified folder’  aan om je bericht naar een bepaalde map te verplaatsen. Klik onderin op ‘speficied’ en kies in het vervolgmenu dat je hieronder ook ziet de gewenste map

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende – optionele – scherm kies je de spreekwoordelijke uitzondering op de regel. Wanneer je CC’tjes van je partner of baas juist NIET in de CC-map terecht wilt laten komen ;-)

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • In de laatste stap geef je een naam aan de regel en kies je of de regel ook geldt voor alle mails die nu al in je inbox staan –> erg gaaf om te zien hoe 200 van je 2000 ongelezen berichten straks direct naar die CC-map gaan… Klik ‘Finish’ en we zijn klaar

Dit lijkt een hoop werk maar kost je in de praktijk slechts 1 minuut.

Vanaf nu gaan al die CC-berichten automatisch naar de CC-map. Jij kijkt gewoon 1 keer per dag of er iets nuttigs voor je bij zit.

Evenzo maak je filters voor bijvoorbeeld:

  1. nieuwsbrieven (naar een Leesmap)
  2. bepaalde mensen (je baas, collega’s, teamleden)
  3. mails die vanuit jouw andere mailboxen op deze plek binnenkomen. Denk aan accounts die je voor anderen beheert; laat niet alles door elkaar lopen
  4. mails waarin over bepaalde projecten of klanten gesproken wordt
  5. al die updates van Twitter, LinkedIn etc. die nu nog je inbox vervuilen (naar een map SocialeUpdates of iets dergelijks. Beter nog: word je overspoeld door die updates, zet ze dan uit
  6. (automatische) mails die je helemaal niet wilt ontvangen maar waarvan je je niet kunt afmelden
  7. etc.etc.

Het resultaat is een schonere inbox waar alleen nog belangrijke mails van echte mensen in terecht komen.
Dat betekent veel minder tijd in je mailbox doorbrengen.

Op jouw productiviteit!

PS: k ben benieuwd wat jouw truuks zijn om de inbox schoon te houden. Deel ze gerust hieronder!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.