Los je te veel werk op door meer uren te maken?

“Hè mensen, we hebben een bloedspoedje. Van der Meulen gaat waarschijnlijk tekenen, maar twijfelt nog over de laatste details in het contract. Wie kan er NU naartoe om onze offerte te bespreken?” Andrea knalt de kamer binnen.”Ik heb vanmiddag vrij gepland, anders was ik graag gegaan. Helaas”, zegt Pieter. “Kom maar op, ben weliswaar druk met het jaarverslag dat morgen naar communicatie moet, maar dit is belangrijker.” Els laat zich van haar stoel glijden en pakt haar tas. Klaar om richting auto te lopen.

—-

snel-rennend-mannetjeOnlangs voerde ik een gesprek met iemand in de verzekeringswereld. Zijn werkdruk is bizar hoog. Deadlines en snel besluiten nemen behoren tot zijn tweede natuur. Prima, dat is inherent aan het vakgebied waar grote belangen en dito sommen geld op het spel staan. De vraag kwam aan de orde of hij belang had bij een methode om al zijn werk effectiever te plannen. “Nee hoor, dat hebben wij hier niet nodig. Trouwens, dat gaat ook helemaal niet in deze sector. Onze klanten willen snel bediend worden. Een planning maken? Ha, daar kom ik echt niet aan toe. Alles wat belangrijk is pak ik direct op”.

Deels heeft hij een punt: sommige zaken zijn zo belangrijk dat verder uitstel gewoon niet kan. Je zou wel gek zijn om een contract van 200.000 euro in de waagschaal te stellen omdat in je agenda staat dat je vanmiddag aan het bijhouden van je actiesysteem toe bent. Of omdat je het evaluatiegesprek met je manager van morgen gaat voorbereiden. Die stel je vanzelfsprekend meteen uit: die handtekening onderaan de pagina, daar wordt ook je manager blij van.

En zo wordt deze contract manager keihard geregeerd door klanten, deadlines en belangen. Hij lijkt goed te prioriteren op belangrijkheid, staat zich daar ook op voor. De vraag is: klopt het door hem geschetste beeld?

Vraag jezelf eens af of je af en toe een paar tandjes bijzet wanneer dat nodig is, of dat je dat stiekem altijd aan het doen bent. Daar zit volgens mij de clou: ben je gewoon goed bezig en hoort doorhalen daar bij? Zijn er af en toe deadlines en onverwachte kansen waar je gewoon moet inspringen. Of is het langzamerhand een gemoedstoestand geworden die er bij hoort, en die ten koste gaat van je gemoedsrust. Zijn die telefoontjes naar huis dat je – alweer – wat later komt gewoon geworden? ’s Avonds om elf uur nog met je neus in de mail? Opnieuw een werkweek zonder maaltijden in gezinsverband? Bang dat je bezig bent de man (m/v) die het vlees snijdt te worden? In dat geval is er werk aan de winkel, en dan bedoel ik niet harder doorwerken.

’s Avonds op weg naar huis is Els erg tevreden: het kostte nog een paar uur doorpraten met de directeur en het MT, maar het contract is rond. “Natuurlijk, laat dat maar aan mij over” denkt ze, tevreden met zichzelf. Al beseft ze nu dat de uitdraaien die ze voor het jaarverslag nodig heeft nog op kantoor liggen. Shit, dat wordt morgen tòch naar kantoor in plaats van een dag thuiswerken.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

De omgekeerde wereld: is jouw takenlijst een inbox?

Je inbox als takenlijst gebruiken – hele volksstammen doen zo door de werkdag heen niet anders. Grote kans dat jij ook op deze manier je in je werk laat leiden wanneer:

  • je inbox de hele dag open staat waardoor je nieuwe berichten meteen kunt zien. En/of..
  • je wel een takenlijst hebt, maar daar weinig klussen op terugvindt die je energie geven en ECHT aan je werk bijdragen

Hoe zou je ook anders kunnen? Zonder een goed werkende takenlijst kun je als kenniswerker weinig anders dan vertrouwen op je inbox. Begrijpelijk, maar helaas betekent dit wel dat je eigen werk daar hoe dan ook onder te leiden heeft.

Let trouwens op “kunt zien” bij punt 1: ook al heb je de melding van nieuwe berichten (een geluid, een klein venster vaak rechtsonder in je scherm, het beruchte envelopje in je taakbalk) uitgezet, dan nog word je oog als vanzelf naar de (1) achter het woord Inbox getrokken. Kun jij ook niets aan doen, da’s  iets psychologisch.

Je kunt nu tegenwerpen dat jouw werk grotendeels door anderen bepaald wordt. Dat kan, en toch blijft het zelfs dan nodig het werk van gisteren en eergisteren te plannen – kortom, het werk in je takenlijst. De urgente zaken van vandaag daarentegen staan nu nog in je inbox te schitteren, klaar om door jou gelezen en verwerkt te worden.

 

ZONDER AANVALSPLAN GEEN BETROUWBARE TAKENLIJST

Hanteer bij het verwerken van je e-mail het Inbox Zero principe. Inbox Zero? Ja, je raadt het al: het gaat hier om het principe van een lege inbox. Door meteen een besluit te nemen over ieder nieuw mailbericht (ga ik dit nu doen, straks doen, misschien doen, niet doen of door een ander laten doen) kan die mail meteen gearchiveerd.
Weg uit de inbox en dus ook onttrokken aan jouw zicht. Daar gaat het namelijk om: alles op die grote berg laten liggen geeft hoe dan ook onrust. Op enig moment zul je een besluit moeten nemen.

Dit is de enige manier om te komen tot een overzichtelijke en betrouwbare takenlijst. Neem onmiddellijk besluiten over je mails anders gebeuren er 2 dingen:

  • je inbox is en blijft overvol – geen overzicht, wel mailstress
  • op je takenlijst komt slechts een gedeelte van het werk: vooral de eenvoudige klusjes die je zelf al kunt bedenken

Zo’n mini takenlijst met slechts een klein deel van je werk betekent dat je je takenlijst niet goed gebruikt. En ik zie dit vaker dan me lief is: heel vaak zijn klanten al gestart met het gebruiken van een slimme tool voor je taken. Leuk hoor, maar zonder je te verdiepen in de mogelijkheden van zo’n tool kun je net zo goed een papieren lijstje bijhouden.

Of koop jij soms een industriële kolomboormachine.
terwijl je alleen een gaatje wilt boren
om dat schilderijtje aan de muur te hangen?

En voor ik opmerkingen krijg uit de industriële hoek: ja, met zo’n boormachine is het inderdaad nog een hele kunst een gat in een muur te krijgen ;-)

Zorg daarom dat je eerst die grip op je inbox terugkrijgt. Zonder Inbox Zero kun je een betrouwbare lijst met taken ook wel vergeten. Het is van tweeën een. Zorg daarom dat het niet zo ver komt en besluit vandaag nog dat je de regie over je inbox weer terugneemt. Ofwel ga voor Grip op je Inbox. En die link gaat naar mijn audiocursus die je in 1 uur weer Grip geeft. Mocht je die nog niet eerder gezien hebben en snakken naar een einde aan de mailterreur (zoals een klant het onlangs mooi formuleerde) dan is dit je kans.

 

Het geheime ingrediënt dat ontbreekt aan jouw TODO lijst

Geef betekenis aan je taken met TFT!

Ken je die oneindig lange takenlijsten met 168 acties waar je uit moet kiezen? Vast wel. En, werkt dat een beetje? Minder he? Er was een tijd dat ook ik probeerde krampachtig alles in 1 lijstje bij te houden. In theorie werkte dat prima: zo vergeet je nooit meer iets. Toch?

Helaas is ons brein gruwelijk slecht in het bewaren van overzicht. Het houdt met moeite 7 plus of min 2 zaken vast – zoals de cijfers van een telefoonnummer. Zeven hele taken die je vandaag moet doen in je korte termijn geheugen proppen is nog lastiger. Maar een TODO lijst van 168 items behappen s een recept voor chaos en stress.

In theorie is de TODO lijst geweldig, in de praktijk mis je iets wezenlijks, namelijk betekenis. Een voorbeeld:

Zelf werk ik veel op flexwerkplekken zoals Seats2Meet. En wil ik veel gedaan krijgen in een rustige omgeving met goede WIFI dan ken ik een paar bibliotheken waar het uitstekend werken is – de hoofdbibliotheken van Leiden en Den Haag (waar ik inderdaad nu ook zit) als toppers.  Teksten schrijven, mails afhandelen, een trainingsvideo bekijken of een eigen training uitwerken, dat kan allemaal prima daar. De belasting aangifte voorbereiden is een ander verhaal. Daar heb ik mijn administratie voor nodig, voor een groot deel (nog) op papier. Zo’n stapel wil je niet meezeulen en vervolgens uitstallen op je kleine tafeltje in de bibliotheek. Te midden van een leger flexwerkers is het niet fijn overzicht te krijgen over allerlei financiële gegevens in een grote papierberg.

Maak in je TODO lijst dus onderscheid tussen de verschillende plekken waar je bent, en of er wel of geen internet verbinding is. De persoon met wie je bent is ook een handige (denk: bespreeklijst). Zo helpt mijn bespreeklijst @boekhouder erg in het overzicht krijgen over de administratie. Het wordt op deze manier een stuk eenvoudiger in te zoomen en een keuze te maken in wat ik nu ga doen. Mijn volgende actie te kiezen, kortom.

BEHEER JE TODO LIJST MET TFT

Je beperkte TODO lijst leg je natuurlijk naast je agenda, want wat daar in staat gaat altijd voor. En het wordt helemaal perfect in combinatie met een focuslijst: een snelle notitie van de 3-5 zaken die vandaag echt, per se, no matter what moeten gebeuren.

Totaalplaatje + Focus + Today ofwel TFT. Klaar.

O ja, vergeet niet de JUISTE dingen op je takenlijst te krijgen. Werken vanuit je doelen kortom.

Houd jij gemakkelijk het overzicht over je TODO’s, of is dat nog worstelen? Laat het mij weten, je krijgt altijd persoonlijk antwoord.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Wat is jouw informatie strategie?

Vorige week ben ik aan de slag geweest m’n eigen informatie strategie weer eens verder aan te scherpen. Regelmatig bezien of alles wat je leest, bekijkt en beluistert wel de moeite waard is is nodig om infogekte te voorkomen. Elk artikel van enige omvang – dit artikel bevat bijvoorbeeld 494 woorden) vergt enkele minuten leestijd, en daarna als het goed is nog meer denktijd: wat staat er, ben ik het er mee eens, wat kan ik er mee?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.


HOUD DE ZAAG SCHERP

Dat aanscherpen van je informatie strategie geldt voor artikelen die je leest en blogs en website die je volgt. Slim gebruik van RSS en een feed reader helpen je daar al heel erg bij. Toch is gebruik van een technisch hulpmiddel niet zaligmakend: zoals ikzelf ook ondervonden heb is het makkelijk om in mijn geval 500 feeds aan een feed reader toe te voegen. Lezen van al dat moois is wel heel wat anders. Zou daar mijn dagbesteding van kunnen maken als ik wil ;-)

De aanleiding van dat aanscherpen was dat een van mijn zoekkolommen (*) in Tweetdeck (het beste Twitter programma van dit moment) opeens helemaal volliep. Zo’n zoekkolom is een handige manier om bij te houden waarover op Twitter gesproken wordt. Totdat opeens 30+ twitter accounts volautomatisch en op hetzelfde moment hetzelfde artikel doortweeten. Die plotselinge informatie indigestie noopte mij meteen in te grijpen door de zoekkolom zo aan te passen dat zulke artikelen in de toekomst niet meer zouden voorkomen. Zo wordt het voor mij (en jou!) lastiger de informatiestromen te beheersen. Je kunt namelijk terecht de vraag opwerpen of het me niet wat veel tijd kost om mijn zoekkolommen in conditie te houden…

In dat aanscherpen merk ik trouwens steeds minder waarde te hechten aan “losse” documenten, en steeds meer losse info samenhangend kan maken door het goed in Evernote te plaatsen (met labels, eigen actielabels (@Belangrijk, @ KortArchief, @Projecten) en notitieboeken). Documenten als PDF’s, e-books enzo eindigen vaak in iBooks en Office documenten in Google Drive, zonder veel ordening. Heb niet het gevoel dat ik daarmee mis, de meeste documenten blijk ik nooit meer in te kijken.

OK, wellicht wat ongerelateerde observaties over mijn eigen informatie strategie. Wel een belangrijk onderwerp omdat ook jij waarschijnlijk dagelijks met informatie en met het zoeken en terugvinden daarvan bezig bent.

Ik ben daarom benieuwd: wat is de informatie-uitdaging waar jij op dit moment het meest tegen aanloopt?

(*) zo’n zoekkolom is een opgeslagen zoekopdracht op Twitter. Handig wanneer je alles over je woonplaats bij wilt houden, of over timemanagement, of loopbaancoaching, lekkere recepten, gesprekken over je favoriete series. Het vergt wel enig tweaken: reclame tweets wegfilteren door bv “-te koop” toe te voegen, die autozaak in je dorp die tig tweets per dag plaats uitzetten. Je wilt vaker voorkomende tweet s bijvoorbeeld uitfilteren. Dat alles stel je in Tweetdeck 1 keer in in zo’n zoekkolom en die sla je vervolgens op. Je kunt zo een eigen Twitter zoekstrategie opzetten.

PS: wist je dat ik een los verkrijgbare audiocursus Grip op je Informatiestromen voor je heb die precies de uitdaging van dit artikel te lijf gaat?

Met gemak van 100% gestrest naar 97.5% gefocust

Je hoofd, je inbox en je actielijst lopen hopeloos over, iedere dag weer. Je hebt geen idee wat er allemaal speelt, wat jij daar mee en aan gaat doen. Voor hetzelfde geld zie je iets ontzettend belangrijks over het hoofd waarvoor je straks keihard de rekening gepresenteerd krijgt.
Terwijl je met slechts 1 uur per week – 2,5% voor fulltimers – zorgt dat je de overige 97,5% volledig gefocust kunt werken. In plaats van 100% gestrest zoals nu. Wees eerlijk.

VAN GESTREST NAAR GEFOCUST

Wil je enige kans lopen om je plannen aan je droomdoelen te kunnen aanpassen in plaats van dat het werk jou beheerst? Dan is die wekelijkse opruimroutine het eerste dat je voor elkaar moet zien te krijgen. Geen tijd voor, zeg je? Jij kunt wel zonder? Vergeet het dan maar. Sterker: wanneer jij dat echt denkt kun je volgens mij nog beter helemaal stoppen mijn artikelen te lezen. Je gaat niets hebben aan de adviezen war ik je regelmatig van voorzie. Geen tijd om ze in praktijk te brengen, tenslotte.
De grap is dat wanneer je er wel mee aan de slag gaat die tijdsinvestering je al binnenkort zeeën van tijd op gaan leveren. Plus je zult minder focussen op de dagelijkse details en meer op de grote lijn. 
Klinkt hard, is de waarheid. Het is niet anders. Dit is ook de vraag die me in verschillende vormen het meest gesteld wordt: “ondanks alles wat ik probeer, het blijft veel te druk en ik hou het gevoel dat ik daar niets aan kan doen. Hoe los ik dat op?“. Wat daar onder schuilgaat is vaak geen onwil, wel een gebrek aan systeem. Een praktisch systeem en een systeem in je hoofd. Een Betrouwbaar Systeem waardoor én je werk stukken makkelijker wordt én tegelijk je creativiteit helemaal los kan komen. Just omdat de waan van de dag geen grip meer op jou heeft.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Graag hou ik jou binnenboord als abonnee. Ik was ook altijd 100% gestresst en weet dus wat je voelt. Vanuit die ervaring heb ik er mijn werk en missie van gemaakt jou en anderen 97.5% gefocust te krijgen in plaats van 100% gestresst.

GA OPRUIMEN!

Ga dus wekelijks 1 uur opruimen. Blok het in je agenda. Bewaak die tijd alsof je leven er vanaf hangt – want dat doet het. Mails van afgelopen week verwerken, losse papiertjes, post, post-it’s, dingen die in je hoofd rondzweven, projectenlijst bijwerken. Volg je mijn artikelen al wat langer dan heb je overal al handvatten voor gekregen. En je zult die de komende tijd blijven ontvangen. Dat alles bij elkaar is het Betrouwbaar Systeem dat jou een Betrouwbaar Mens maakt.
Dan draag ik nu het stokje aan jou over: kom jij in actie of stel je het nog een weekje uit? The choice is yours.