enkele gedachten over de mythe van multitasken

Investering in leestijd: ongeveer 14 minuten. Winst: vele malen groter

De meeste kantoorwerkers vinden dat ze prima kunnen multitasken: bellen terwijl je door je mail scrolt, Facebook en bedrijfschat op de achtergrond terwijl je aan de jaarrapportage werkt, Whatsappend door de binnenstad fietsen – of nog erger: autorijden. Verhalen van appende automobilisten en de ongelukken die daar het gevolg van zijn verschijnen met enige regelmaat in de krant. Bellen in de auto wordt gelukkig steeds minder geaccepteerd en ook handsfree wordt steeds meer in de ban gedaan omdat het net zo afleidt als wanneer je de telefoon in je hand vasthoudt ¹. Maar wist je dat op dit moment één op de 400 fietsers in Nederland tijdens het fietsen de smartphone bedient? ² En dus geen muziek op de doppen, gewoon vingers op het scherm!

Misverstand

Eerst een misverstand uit de weg ruimen want onze hersenen doen wel degelijk allerlei zaken tegelijk. Al autorijdend komt via je ogen een ontstellend grote hoeveelheid informatie je hersenen binnen. Onderzoekt pint dit op waarschijnlijk ruim 1 MB (Megabyte) per seconde.³ Best veel. Die enorme hoeveelheid informatie wordt voortdurend gefilterd zodat jij in staat bent om binnen de witte reflectielijnen te blijven. De rest wordt vooralsnog buiten je bewuste brein omgeleid. Vooralsnog. Dat filteren is een actief proces waar zo’n honderd miljard neuronen de hele dag mee bezig zijn.

Wat uiteindelijk wél je bewuste brein bereikt is essentieel voor een veilig verloop van de autorit. Auto voor je remt – ga jij ook in de remmen of is er niets aan de hand? Wat ligt daar op de weg? Een mooie illustratie is het volgende. Onlangs zat ik zelf als passagier in de auto terwijl de bestuurder plotseling riep “hee, stond daar net nou een naakte man in het weiland!?” Blijkbaar is ons brein zo slim om iets waar we lopend door de stad wel – kort!- naar zouden kijken links te laten liggen. Zou je als bestuurder om wat voor reden ook die naakte persoon uitgebreid gaan bestuderen dan kan dat nare gevolgen hebben. Toch borrelt er blijkbaar langzaam iets omhoog wat je je later wanneer het geen gevaar meer kan bewust wordt. Ofwel er gebeurt in je bovenkamer van alles tegelijk, maar op een onbewust niveau. Een soort multitasken, maar dan anders.

Het grote probleem zit hem er in dat we bewust maar met één ding tegelijk bezig kunnen zijn. Facebook is informatie, bellen is informatie, een film kijken, de krant lezen, het recept voor de maaltijd, weer een appje, alles is informatie. Van deze dingen kunnen we er één tegelijk, geen uitzonderingen. Zo zal je regelmatig willen terugspoelen wanneer je een spannende film kijkt met een schuin oog op Twitter. Wat zei Frodo daar nou net? Een paar jaar geleden wilde een onderzoeksteam in Stanford rond te vroeg overleden wetenschapper Clifford Nass het wel eens weten⁴: hoe krijgen die zware gebruikers van online media en apparaten dat nou voor elkaar, productiever zijn dan anderen? Zelf rapporteerden die heavy taskers in ieder geval dat ze zich goed voelden bij wat ze doen en productiever zijn. Zou hun brein soms anders werken waardoor ze gemakkelijker taakwisselen dan anderen? Andere “bedrading”? Je zou het denken, Clifford wel in ieder geval. Overigens behoren veel van die heavy users tot de digital natives, ofwel de mensen geboren na 1984 die nooit anders dan een online wereld gekend hebben. Er speelt tussen de regels door dus ook een leeftijdsissue: zitten de breinen van de jongeren anders in elkaar, misschien juist wel dóór dat altijd online zijn?

Verbijsterd

Wat bleek nou, tot verbijstering van ook de onderzoekers? Op alle fronten werden de multitaskers verslagen door singletaskers: multitaskers zijn slechter in het negeren van irrelevante informatie, slechter in het onthouden en ordenen van informatie, slechter in taakwisseling. Kortom in alles waar ze zelf denken beter in te presteren liggen de scores fors lager.

Dat constante switchen tussen verschillende taken waar de multitaskers hun productiviteit aan zeggen te ontleden zorgt er juist voor dat ze meer tijd kwijt zijn in plaats van minder. Ook raken ze sneller vermoeid en maken meer fouten maken dan hun singletaskende collega’s. Dit komt overeen met het in de neuropsychologie ontwikkelde idee dat we elke dag een bepaalde portie wilskracht beschikbaar hebben waarvoor geldt op = op. Of we onze wilskracht nu besteden aan uitstelgedrag, aan voortdurend taakwisselen of aan productief werk, alles kan maar gaat ten koste van de rest.

Waar multitasken op neerkomt is dat je eigenlijk iets subtiel anders aan het doen bent: het snel wisselen tussen verschillende taken, in IT-termen ook wel contextwisseling genoemd. Bij een computer gaat het zo snel dat je het niet in de gaten hebt en je allerlei programma’s tegelijk open kunt hebben staan. Toch gebeurt er onder de motorkap van je computer van alles waardoor je vooral de illusie van hebt van voortdurend beschikbare toepassingen. In je brein vindt een vergelijkbaar proces plaats. Tussen Taak1 en Taak2 gaat je brein zonder dat je er erg in hebt Taak1 opslaan in je beperkte tijdelijke geheugen (met alle risico op verlies van informatie), Taak2 wordt netjes ingeladen, je maakt je klaar om te beginnen aan een stukje van een volgende taak. Het blijkt dat zo werken ons tot 50% meer tijd vergt dan wanneer we alles serieel, netjes achter elkaar, afronden. Stel dat het lezen van een e-mail is zo’n taak die je 1 minuut afleidt waardoor je werkend aan een rapport en 20 mailtjes per uur krijgt nog slechts 40 gefragmenteerde minuten aan dat rapport werkt. Die ene minuut is een aanname, het kan nog veel extremer. Onderzoek liet zien dat software ontwikkelaars, die als geen ander in diepe concentratie hun kunsten uitvoeren, zo’n 15 minuten nodig hebben om na een onderbreking door e-mail weer op het oude niveau van concentratie terug te keren ⁵. Hoe dieper je ergens in opgaat, des te groter het effect van een onderbreking. Je mag zelf bedenken wat dat inhoudt voor de kwaliteit van je werk! In deze jachtige maatschappij waarin we van alles willen en moeten lijkt het op een bizarre manier logisch om ons met meerdere dingen tegelijk bezig te houden, want efficiënt. Het bijzondere is ook dat wanneer ik in een training over multitasken begin de meeste deelnemers wat lacherig doen. Na de verplichte grap dat vrouwen het wel kunnen, maar buiten dat hebben weinig mensen in de gaten wat dit alles ongemerkt met hen doet. Toch blijkt uit overdonderend veel onderzoek het desastreuze effect: wist je dat multitasken tijdelijk je intelligentie meer doet afnemen dan wanneer je wiet rookt of een hele nacht slaap mist? Echt ⁶ he! Andere gevolgen waar fanatieke multitaskers rekening mee dienen te houden zijn een kortere aandachtsboog en sneller vermoeid raken ⁷.

Putting Multitask to the test

Er is een eenvoudige test die wat mij betreft het probleem van multitasken perfect illustreert. Neem de 2 reeksen ABCDEFGHIJ en 1234567890 in gedachten. Je gaat nu met behulp van een stopwatch, bijvoorbeeld die op je telefoon, kijken hoe lang je doet over het uitschrijven daarvan op papier. Pak dus pen en papier en zet jezelf aan het werk. Start de timer en schrijf ze op, eerst de letters en direct daarna de cijfers. Zonder fouten en zo snel mogelijk.

(…)

Dat ging best goed. Een seconde of 12? Meer? Of minder? Nu de volgende test: je schrijf opnieuw alles achter elkaar alleen nu met de letters en cijfers door elkaar. Dus “A-1-B-2..” etc. en helemaal uit je hoofd. Ga je gang, ik wacht wel even.

(………)

Dat duurde vast een stuk langer – bij mij wel tenminste, zeker de eerste keer. Wanneer deelnemers aan mijn trainingen deze opdracht uitvoeren doen ze over de tweede oefening meestal anderhalf tot 3 keer langer over. Merkte je hoeveel meer je de aandacht in de tweede situatie bewust moest richten op de taak? Vooral het in de juiste volgorde houden van de cijfers gaat me in ieder geval lastig af. Mijn eigen resultaten: ik weet niet meer hoelang ik er de eerste keer over deed maar na ruime oefening kan ik de eerste reeks in zo’n 7 seconden neerpennen en de tweede in minimaal 13 seconden. Ongeveer twee keer zo lang dus ondanks dat ook de tweede reeks me nu redelijk vlot afgaat; dat had ik echt niet verwacht!

De uitdaging zit hem in het kortetermijngeheugen in onze hersenen. Dat kan slechts een aantal zaken tegelijk onthouden, en sinds het klassieke essay van George Miller stellen we dat op 7 plus of min 2, ofwel 5 tot 9 ⁸. Gebeuren er meerdere dingen tegelijk, dan ontstaat er voor dat korte termijn- of werkgeheugen als het ware een file van informatiepakketjes. Ietsje versimpeld kun je zeggen dat de letters A-J niet in 1 keer in het kortetermijngeheugen passen en dat je die gaandeweg het schrijven ergens anders op moet diepen. Vooral lastig, niet meer dan dat. Waar hetzelfde verschijnsel mogelijk wel desastreuze gevolgen heeft is wanneer je achter het autostuur een WhatsApp bericht probeert te beantwoorden. Uit onderzoek blijkt dat wanneer je als chauffeur tekstberichten verstuurt op je telefoon je op dat moment een 8 tot 23 keer grotere kans loopt een ongeluk te veroorzaken vanwege geen aandacht op de weg ⁹. Zelfs het eenvoudigweg bellen achter het stuur (al dan niet handsfree maakt niet uit) verhoogt het ongevalsrisico met een factor 4 ¹⁰. Met deze cijfers kun je je voorstellen dat ook als je tijdens het rijden de locatie in je navigatiesysteem verandert of een CD wisselt je domweg ontzettend dom bezig bent.

Focus je op 1 ding tegelijk, doe dat goed en in zijn geheel en je krijgt veel meer gedaan. Ofwel: singletasken.

In aanvulling op singletasken kun je het jezelf nog gemakkelijker maken. Zorg dat je vergelijkbare kleine klusjes direct achter elkaar uitvoert in plaats van steeds als ze zich aandienen. Dat heet batchgewijs werken of ook wel clusteren. Je doet dat wanneer je je nieuwe mails allemaal achter elkaar leest en verwerkt in plaats van steeds wanneer ze arriveren, en bijvoorbeeld het afhandelen van de reacties op social media. Maar ook kun je één keer in de week of maand al je bonnen afhandelen, openstaande facturen betalen of offertes nabellen. Hoe vaak gebeurt het dat je opeens beseft al drie weken niets van die ene offerte gehoord te hebben dus dat het hoog tijd is de telefoon ter hand te nemen. Met een eenvoudige planning wordt het veel gemakkelijker je telefoontjes in één keer na te bellen. Dat scheelt je een hoop tijd en ook stress; je brein zal je met een goed systeem steeds minder lastigvallen met al die oeps-vergeten dingen. Bedenk eens voor jezelf of er nog kleine karweitjes en vaak terugkerende taken zijn die je gemakkelijk kunt clusteren. Uiteindelijk scheelt dit je zeeën van tijd.

Uit de multitask modus komen

Hoe stap je nou uit die multitask madness? Wanneer je al jarenlang de hele dag door van alles door elkaar doet, dan zal het nog een harde dobber worden over te stappen naar een rustiger werktempo, ofwel enkel te gaan singletasken. Ik moet je bekennen dat het ook voor mijzelf nog regelmatig verleidelijk is even tussendoor mail en social media open te zetten. Dat heerlijke gevoel van on top of things te zijn blijft verleidelijk. En dat ondanks dat ik enkele jaren geleden een langlopend experiment heb gedaan door helemaal te stoppen met het volgen van het nieuws ¹¹. De korte conclusie daarvan was: niets gemist. En toch blijft loskoppelen van de informatiebrandslang lastig voor me.

Uiteindelijk heb ik mijzelf een streng mediadieet opgelegd, anders zou er nooit iets uit mijn handen komen. Heb je het verschil wel eens gemerkt? Helemaal offline werken aan een fikse klus waar je je hele denkcapaciteit voor nodig hebt? De eerste tien minuten zit ik meestal af te wachten tot het gebeurt. Plotseling gaan die vingers als vanzelf tikken omdat alle informatie in mijn hoofd op de juiste plek gezet is. Ook nu weer schiet het schrijftempo opeens omhoog, de woorden rijgen zich vanzelf aaneen tot goedlopende zinnen. Goede software zoals Scrivener ¹² is een absolute must bij serieus schrijfwerk, plus een goede manier je niet af te laten leiden. Zijstapjes vormen dan geen probleem meer; zo bedacht ik zojuist dat het kattenvoer bijna op is. Een snelle notitie op mijn hipster PDA ¹³ volstaat en door met schrijven. Een idee voor een compleet ander onderwerp om over te schrijven komt op: een notitie maken in Scrivener, zonder de fullscreen editor te verlaten en zonder de flow van het schrijven te doorbreken en opnieuw door. Zo ben ik flexibel voor mijn eigen breininterrupties en wordt de flow van in dit geval het schrijven niet onderbroken. Maak je geen illusies, die interrupties komen toch wel. Zorg vooral dat je met ze meebeweegt, want ook die onderbrekingen hebben hun kwaliteiten.

Naast het schrijfproces leent ook allerlei andere complexe klussen zich voor werken in een flow. Het uitwerken van een marketingplan voor het komend kwartaal. OK, dat is deels ook schrijfwerk, maar vooral veel uitzoeken, nadenken en navragen). Software programmeren, het design van de nieuwe iPhone verfijnen, een onderzoeksvoorstel maken. Iedere keer wanneer het mij lukt de neiging tot multitasken te negeren en een tijd helemaal gericht aan iets te werken merk ik weer hoe verschrikkelijk productief je op zo’n moment kunt zijn. Tegelijk is het in zekere zin ook vermoeiend, je kunt niet ongestraft de hele dag door als een bezetene productief zitten te zijn. Zorg dus voor de nodige ontspanning, beweging en wat gezond voedsel tussendoor om helder te blijven. Wil je je hier echt verder in verdiepen dan is een absolute aanrader op dit terrein trouwens het boek Ontketen je brein ¹⁴ van Theo Compernolle, psychiater en expert op het gebied van stress. Hij heeft in een lijvig maar boeiend boekwerk alle relevante onderzoek bij elkaar gehaald, ook ik heb daar dankbaar uit kunnen putten.

Aan de slag

Uit steeds meer onderzoek blijkt dat je door te multitasken juist minder gedaan krijgt in plaats van meer. Je doet er langer over en raakt vermoeid door het voortdurend wisselen tussen al die verschillende taken. Er zijn nog weinig mensen die dit inzien en er profijt uit trekken, er wordt vaak zelfs wat lacherig op gereageerd. Dit zegt veel over onze verslaving aan alles wat nieuw is, het zit diep in ons om de controle te houden over alles wat er om ons heen gebeurt en overal gretig op af te duiken. Wat dat betreft is er sinds we op de savannen rondliepen en die nieuwsverslaving van levensbelang was (is die stofwolk een sabeltanstijger of een mammoet?) niets veranderd. Niet alleen bij jou, waarde lezer, ook ik betrap mezelf hier zoals gezegd vaak genoeg op. Er lijkt mij meer dan voldoende aanleiding de waarschuwingen serieus te nemen en voor zover het kan multitasken in je werk tot een minimum te beperken. Ook is het goed je eigen media consumptie eens kritisch onder de loep te houden. Te veel eten leidt tot overgewicht en andere ongemakken. Te veel media leidt tot informatie obesitas ofwel infobesitas.

Uiteindelijk gaat het hier om

Welke kleine stappen ga jij vandaag nog zetten om multitasken te verminderen?

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

————————-

¹ Hands-free tech still poses high risk for drivers http://www.computerworld.com/article/2497711/emerging-technology/hands-free-tech-still-poses-high-risk-for-drivers.html
² Dat lees je in deze duidelijke SWOV-Factsheet “Gebruik van media-apparatuur door fietsers en voetgangers” https://www.swov.nl/publicatie/gebruik-van-mobiele-apparatuur-door-fietsende-jongeren³ Edward Tufte – Retina communicates to brain at 10 million bits per second. Website http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=0002NC
⁴ In Eyal Ophir, Clifford Nass and Anthony D. Wagner – Cognitive control in media multitaskers –  http://www.pnas.org/content/106/37/15583.full  lees je de droge onderzoeksresultaten. Kijk en lees vooral dit interessanter interview met professor Nass waar dit onderzoek besproken wordt http://www.pbs.org/wgbh/pages/frontline/digitalnation/interviews/nass.html
⁵ The cost of e-mail interruptions – Thomas Jackson, Ray Dawson en Darren Wilson https://dspace.lboro.ac.uk/dspace-jspui/bitstream/2134/495/3/JOSIT%2525202001.pdf
⁶ Why Multi-Tasking Is Worse Than Marijuana For Your IQ http://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/11/why-multi-tasking-is-worse-than-marijuana-for-your-iq
⁷ Lees http://www.businessinsider.com/multitasking-changes-your-brain-2014-9?IR=T  en luister naar http://www.npr.org/2013/05/10/182861382/the-myth-of-multitasking
⁸ The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information – George A. Miller (1956).  The Psychological Review, 1956, vol. 63, pp. 81-97 http://www.musanim.com/miller1956/
⁹ Annual Estimate of Cell Phone Crashes 2013 http://www.nsc.org/DistractedDrivingDocuments/CPK/Attributable-Risk-Summary.pdf 
¹⁰ Cell phone use while driving and attributable crash risk http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/20872301
¹¹ Hier http://arjanzuidhof.nl/wp/ik-ben-gestopt-het-nieuws-te-volgen-en-mis-niets/  beschrijf ik mijn stoppen-met-nieuws-volgen experiment na geïnspireerd te zijn door het boek The News van de onvolprezen Alain de Botton waarvan je hier http://alaindebotton.com/news-users-manual extract een paar pagina’s kunt lezen
¹² Hier https://www.literatureandlatte.com/scrivener/download download je gratis een 30-dagen-probeerversie van Scrivener om te zien of het ook jouw focus bij het schrijven ten goede komt
¹³ Een stapel papier op A7-formaat die door een clip bijeengehouden wordt. Ofwel een aantal A4 driemaal doorknippen, stapelen en altijd bij je dragen. Noot meer een lege accu, zolang je ook maar een pen bij je hebt….
¹⁴ Ontketen je brein van Theo Compernolle http://www.bol.com/nl/p/ontketen-je-brein/9200000026727272/