Waarom ook vrouwen niet kunnen multitasken

enkele gedachten over de mythe van multitasken

Investering in leestijd: ongeveer 14 minuten. Winst: vele malen groter

multitasken
De meeste kantoorwerkers vinden dat ze prima kunnen multitasken: bellen terwijl je door je mail scrolt, Facebook en bedrijfschat op de achtergrond terwijl je aan de jaarrapportage werkt, Whatsappend door de binnenstad fietsen – of nog erger: autorijden. Verhalen van appende automobilisten en de ongelukken die daar het gevolg van zijn verschijnen met enige regelmaat in de krant. Bellen in de auto wordt gelukkig steeds minder geaccepteerd en ook handsfree wordt steeds meer in de ban gedaan omdat het net zo afleidt als wanneer je de telefoon in je hand vasthoudt 1. Maar wist je dat op dit moment één op de 400 fietsers in Nederland tijdens het fietsen de smartphone bedient? 2 En dus geen muziek op de doppen, gewoon vingers op het scherm!

Misverstand

Eerst een misverstand uit de weg ruimen want onze hersenen doen wel degelijk allerlei zaken tegelijk. Al autorijdend komt via je ogen een ontstellend grote hoeveelheid informatie je hersenen binnen. Onderzoekt pint dit op waarschijnlijk ruim 1 MB (Megabyte) per seconde.3 Best veel. Die enorme hoeveelheid informatie wordt voortdurend gefilterd zodat jij in staat bent om binnen de witte reflectielijnen te blijven. De rest wordt vooralsnog buiten je bewuste brein omgeleid. Vooralsnog. Dat filteren is een actief proces waar zo’n honderd miljard neuronen de hele dag mee bezig zijn.

Wat uiteindelijk wél je bewuste brein bereikt is essentieel voor een veilig verloop van de autorit. Auto voor je remt – ga jij ook in de remmen of is er niets aan de hand? Wat ligt daar op de weg? Een mooie illustratie is het volgende. Onlangs zat ik zelf als passagier in de auto terwijl de bestuurder plotseling riep “hee, stond daar net nou een naakte man in het weiland!?” Blijkbaar is ons brein zo slim om iets waar we lopend door de stad wel – kort!- naar zouden kijken links te laten liggen. Zou je als bestuurder om wat voor reden ook die naakte persoon uitgebreid gaan bestuderen dan kan dat nare gevolgen hebben. Toch borrelt er blijkbaar langzaam iets omhoog wat je je later wanneer het geen gevaar meer kan bewust wordt. Ofwel er gebeurt in je bovenkamer van alles tegelijk, maar op een onbewust niveau. Een soort multitasken, maar dan anders.

Het grote probleem zit hem er in dat we bewust maar met één ding tegelijk bezig kunnen zijn. Facebook is informatie, bellen is informatie, een film kijken, de krant lezen, het recept voor de maaltijd, weer een appje, alles is informatie. Van deze dingen kunnen we er één tegelijk, geen uitzonderingen. Zo zal je regelmatig willen terugspoelen wanneer je een spannende film kijkt met een schuin oog op Twitter. Wat zei Frodo daar nou net? Een paar jaar geleden wilde een onderzoeksteam in Stanford rond te vroeg overleden wetenschapper Clifford Nass het wel eens weten4: hoe krijgen die zware gebruikers van online media en apparaten dat nou voor elkaar, productiever zijn dan anderen? Zelf rapporteerden die heavy taskers in ieder geval dat ze zich goed voelden bij wat ze doen en productiever zijn. Zou hun brein soms anders werken waardoor ze gemakkelijker taakwisselen dan anderen? Andere “bedrading”? Je zou het denken, Clifford wel in ieder geval. Overigens behoren veel van die heavy users tot de digital natives, ofwel de mensen geboren na 1984 die nooit anders dan een online wereld gekend hebben. Er speelt tussen de regels door dus ook een leeftijdsissue: zitten de breinen van de jongeren anders in elkaar, misschien juist wel dóór dat altijd online zijn?

Verbijsterd

Wat bleek nou, tot verbijstering van ook de onderzoekers? Op alle fronten werden de multitaskers verslagen door singletaskers: multitaskers zijn slechter in het negeren van irrelevante informatie, slechter in het onthouden en ordenen van informatie, slechter in taakwisseling. Kortom in alles waar ze zelf denken beter in te presteren liggen de scores fors lager.

Dat constante switchen tussen verschillende taken waar de multitaskers hun productiviteit aan zeggen te ontleden zorgt er juist voor dat ze meer tijd kwijt zijn in plaats van minder. Ook raken ze sneller vermoeid en maken meer fouten maken dan hun singletaskende collega’s. Dit komt overeen met het in de neuropsychologie ontwikkelde idee dat we elke dag een bepaalde portie wilskracht beschikbaar hebben waarvoor geldt op = op. Of we onze wilskracht nu besteden aan uitstelgedrag, aan voortdurend taakwisselen of aan productief werk, alles kan maar gaat ten koste van de rest.

Waar multitasken op neerkomt is dat je eigenlijk iets subtiel anders aan het doen bent: het snel wisselen tussen verschillende taken, in IT-termen ook wel contextwisseling genoemd. Bij een computer gaat het zo snel dat je het niet in de gaten hebt en je allerlei programma’s tegelijk open kunt hebben staan. Toch gebeurt er onder de motorkap van je computer van alles waardoor je vooral de illusie van hebt van voortdurend beschikbare toepassingen. In je brein vindt een vergelijkbaar proces plaats. Tussen Taak1 en Taak2 gaat je brein zonder dat je er erg in hebt Taak1 opslaan in je beperkte tijdelijke geheugen (met alle risico op verlies van informatie), Taak2 wordt netjes ingeladen, je maakt je klaar om te beginnen aan een stukje van een volgende taak. Het blijkt dat zo werken ons tot 50% meer tijd vergt dan wanneer we alles serieel, netjes achter elkaar, afronden. Stel dat het lezen van een e-mail is zo’n taak die je 1 minuut afleidt waardoor je werkend aan een rapport en 20 mailtjes per uur krijgt nog slechts 40 gefragmenteerde minuten aan dat rapport werkt. Die ene minuut is een aanname, het kan nog veel extremer. Onderzoek liet zien dat software ontwikkelaars, die als geen ander in diepe concentratie hun kunsten uitvoeren, zo’n 15 minuten nodig hebben om na een onderbreking door e-mail weer op het oude niveau van concentratie terug te keren 5. Hoe dieper je ergens in opgaat, des te groter het effect van een onderbreking. Je mag zelf bedenken wat dat inhoudt voor de kwaliteit van je werk! In deze jachtige maatschappij waarin we van alles willen en moeten lijkt het op een bizarre manier logisch om ons met meerdere dingen tegelijk bezig te houden, want efficiënt. Het bijzondere is ook dat wanneer ik in een training over multitasken begin de meeste deelnemers wat lacherig doen. Na de verplichte grap dat vrouwen het wel kunnen, maar buiten dat hebben weinig mensen in de gaten wat dit alles ongemerkt met hen doet. Toch blijkt uit overdonderend veel onderzoek het desastreuze effect: wist je dat multitasken tijdelijk je intelligentie meer doet afnemen dan wanneer je wiet rookt of een hele nacht slaap mist? Echt 6 he! Andere gevolgen waar fanatieke multitaskers rekening mee dienen te houden zijn een kortere aandachtsboog en sneller vermoeid raken 7.

Putting Multitask to the test

Er is een eenvoudige test die wat mij betreft het probleem van multitasken perfect illustreert. Neem de 2 reeksen ABCDEFGHIJ en 1234567890 in gedachten. Je gaat nu met behulp van een stopwatch, bijvoorbeeld die op je telefoon, kijken hoe lang je doet over het uitschrijven daarvan op papier. Pak dus pen en papier en zet jezelf aan het werk. Start de timer en schrijf ze op, eerst de letters en direct daarna de cijfers. Zonder fouten en zo snel mogelijk.

(…)

Dat ging best goed. Een seconde of 12? Meer? Of minder? Nu de volgende test: je schrijf opnieuw alles achter elkaar alleen nu met de letters en cijfers door elkaar. Dus “A-1-B-2..” etc. en helemaal uit je hoofd. Ga je gang, ik wacht wel even.

(………)

Dat duurde vast een stuk langer – bij mij wel tenminste, zeker de eerste keer. Wanneer deelnemers aan mijn trainingen deze opdracht uitvoeren doen ze over de tweede oefening meestal anderhalf tot 3 keer langer over. Merkte je hoeveel meer je de aandacht in de tweede situatie bewust moest richten op de taak? Vooral het in de juiste volgorde houden van de cijfers gaat me in ieder geval lastig af. Mijn eigen resultaten: ik weet niet meer hoelang ik er de eerste keer over deed maar na ruime oefening kan ik de eerste reeks in zo’n 7 seconden neerpennen en de tweede in minimaal 13 seconden. Ongeveer twee keer zo lang dus ondanks dat ook de tweede reeks me nu redelijk vlot afgaat; dat had ik echt niet verwacht!

De uitdaging zit hem in het kortetermijngeheugen in onze hersenen. Dat kan slechts een aantal zaken tegelijk onthouden, en sinds het klassieke essay van George Miller stellen we dat op 7 plus of min 2, ofwel 5 tot 9 8. Gebeuren er meerdere dingen tegelijk, dan ontstaat er voor dat korte termijn- of werkgeheugen als het ware een file van informatiepakketjes. Ietsje versimpeld kun je zeggen dat de letters A-J niet in 1 keer in het kortetermijngeheugen passen en dat je die gaandeweg het schrijven ergens anders op moet diepen. Vooral lastig, niet meer dan dat. Waar hetzelfde verschijnsel mogelijk wel desastreuze gevolgen heeft is wanneer je achter het autostuur een WhatsApp bericht probeert te beantwoorden. Uit onderzoek blijkt dat wanneer je als chauffeur tekstberichten verstuurt op je telefoon je op dat moment een 8 tot 23 keer grotere kans loopt een ongeluk te veroorzaken vanwege geen aandacht op de weg 9. Zelfs het eenvoudigweg bellen achter het stuur (al dan niet handsfree maakt niet uit) verhoogt het ongevalsrisico met een factor 4 10. Met deze cijfers kun je je voorstellen dat ook als je tijdens het rijden de locatie in je navigatiesysteem verandert of een CD wisselt je domweg ontzettend dom bezig bent.

Focus je op 1 ding tegelijk, doe dat goed en in zijn geheel en je krijgt veel meer gedaan. Ofwel: singletasken.

In aanvulling op singletasken kun je het jezelf nog gemakkelijker maken. Zorg dat je vergelijkbare kleine klusjes direct achter elkaar uitvoert in plaats van steeds als ze zich aandienen. Dat heet batchgewijs werken of ook wel clusteren. Je doet dat wanneer je je nieuwe mails allemaal achter elkaar leest en verwerkt in plaats van steeds wanneer ze arriveren, en bijvoorbeeld het afhandelen van de reacties op social media. Maar ook kun je één keer in de week of maand al je bonnen afhandelen, openstaande facturen betalen of offertes nabellen. Hoe vaak gebeurt het dat je opeens beseft al drie weken niets van die ene offerte gehoord te hebben dus dat het hoog tijd is de telefoon ter hand te nemen. Met een eenvoudige planning wordt het veel gemakkelijker je telefoontjes in één keer na te bellen. Dat scheelt je een hoop tijd en ook stress; je brein zal je met een goed systeem steeds minder lastigvallen met al die oeps-vergeten dingen. Bedenk eens voor jezelf of er nog kleine karweitjes en vaak terugkerende taken zijn die je gemakkelijk kunt clusteren. Uiteindelijk scheelt dit je zeeën van tijd.

Uit de multitask modus komen

Hoe stap je nou uit die multitask madness? Wanneer je al jarenlang de hele dag door van alles door elkaar doet, dan zal het nog een harde dobber worden over te stappen naar een rustiger werktempo, ofwel enkel te gaan singletasken. Ik moet je bekennen dat het ook voor mijzelf nog regelmatig verleidelijk is even tussendoor mail en social media open te zetten. Dat heerlijke gevoel van on top of things te zijn blijft verleidelijk. En dat ondanks dat ik enkele jaren geleden een langlopend experiment heb gedaan door helemaal te stoppen met het volgen van het nieuws 11. De korte conclusie daarvan was: niets gemist. En toch blijft loskoppelen van de informatiebrandslang lastig voor me.

Uiteindelijk heb ik mijzelf een streng mediadieet opgelegd, anders zou er nooit iets uit mijn handen komen. Heb je het verschil wel eens gemerkt? Helemaal offline werken aan een fikse klus waar je je hele denkcapaciteit voor nodig hebt? De eerste tien minuten zit ik meestal af te wachten tot het gebeurt. Plotseling gaan die vingers als vanzelf tikken omdat alle informatie in mijn hoofd op de juiste plek gezet is. Ook nu weer schiet het schrijftempo opeens omhoog, de woorden rijgen zich vanzelf aaneen tot goedlopende zinnen. Goede software zoals Scrivener 12 is een absolute must bij serieus schrijfwerk, plus een goede manier je niet af te laten leiden. Zijstapjes vormen dan geen probleem meer; zo bedacht ik zojuist dat het kattenvoer bijna op is. Een snelle notitie op mijn hipster PDA 13 volstaat en door met schrijven. Een idee voor een compleet ander onderwerp om over te schrijven komt op: een notitie maken in Scrivener, zonder de fullscreen editor te verlaten en zonder de flow van het schrijven te doorbreken en opnieuw door. Zo ben ik flexibel voor mijn eigen breininterrupties en wordt de flow van in dit geval het schrijven niet onderbroken. Maak je geen illusies, die interrupties komen toch wel. Zorg vooral dat je met ze meebeweegt, want ook die onderbrekingen hebben hun kwaliteiten.

Naast het schrijfproces leent ook allerlei andere complexe klussen zich voor werken in een flow. Het uitwerken van een marketingplan voor het komend kwartaal. OK, dat is deels ook schrijfwerk, maar vooral veel uitzoeken, nadenken en navragen). Software programmeren, het design van de nieuwe iPhone verfijnen, een onderzoeksvoorstel maken. Iedere keer wanneer het mij lukt de neiging tot multitasken te negeren en een tijd helemaal gericht aan iets te werken merk ik weer hoe verschrikkelijk productief je op zo’n moment kunt zijn. Tegelijk is het in zekere zin ook vermoeiend, je kunt niet ongestraft de hele dag door als een bezetene productief zitten te zijn. Zorg dus voor de nodige ontspanning, beweging en wat gezond voedsel tussendoor om helder te blijven. Wil je je hier echt verder in verdiepen dan is een absolute aanrader op dit terrein trouwens het boek Ontketen je brein 14 van Theo Compernolle, psychiater en expert op het gebied van stress. Hij heeft in een lijvig maar boeiend boekwerk alle relevante onderzoek bij elkaar gehaald, ook ik heb daar dankbaar uit kunnen putten.

Aan de slag

Uit steeds meer onderzoek blijkt dat je door te multitasken juist minder gedaan krijgt in plaats van meer. Je doet er langer over en raakt vermoeid door het voortdurend wisselen tussen al die verschillende taken. Er zijn nog weinig mensen die dit inzien en er profijt uit trekken, er wordt vaak zelfs wat lacherig op gereageerd. Dit zegt veel over onze verslaving aan alles wat nieuw is, het zit diep in ons om de controle te houden over alles wat er om ons heen gebeurt en overal gretig op af te duiken. Wat dat betreft is er sinds we op de savannen rondliepen en die nieuwsverslaving van levensbelang was (is die stofwolk een sabeltanstijger of een mammoet?) niets veranderd. Niet alleen bij jou, waarde lezer, ook ik betrap mezelf hier zoals gezegd vaak genoeg op. Er lijkt mij meer dan voldoende aanleiding de waarschuwingen serieus te nemen en voor zover het kan multitasken in je werk tot een minimum te beperken. Ook is het goed je eigen media consumptie eens kritisch onder de loep te houden. Te veel eten leidt tot overgewicht en andere ongemakken. Te veel media leidt tot informatie obesitas ofwel infobesitas.

Uiteindelijk gaat het hier om

Welke kleine stappen ga jij vandaag nog zetten om multitasken te verminderen?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

————————-

1 Hands-free tech still poses high risk for drivers http://www.computerworld.com/article/2497711/emerging-technology/hands-free-tech-still-poses-high-risk-for-drivers.html
2 Dat lees je in deze duidelijke SWOV-Factsheet “Gebruik van media-apparatuur door fietsers en voetgangers” https://www.swov.nl/publicatie/gebruik-van-mobiele-apparatuur-door-fietsende-jongeren3 Edward Tufte – Retina communicates to brain at 10 million bits per second. Website http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=0002NC
4 In Eyal Ophir, Clifford Nass and Anthony D. Wagner – Cognitive control in media multitaskers –  http://www.pnas.org/content/106/37/15583.full  lees je de droge onderzoeksresultaten. Kijk en lees vooral dit interessanter interview met professor Nass waar dit onderzoek besproken wordt http://www.pbs.org/wgbh/pages/frontline/digitalnation/interviews/nass.html
5 The cost of e-mail interruptions – Thomas Jackson, Ray Dawson en Darren Wilson https://dspace.lboro.ac.uk/dspace-jspui/bitstream/2134/495/3/JOSIT%2525202001.pdf
6 Why Multi-Tasking Is Worse Than Marijuana For Your IQ http://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/11/why-multi-tasking-is-worse-than-marijuana-for-your-iq
7 Lees http://www.businessinsider.com/multitasking-changes-your-brain-2014-9?IR=T  en luister naar http://www.npr.org/2013/05/10/182861382/the-myth-of-multitasking
8 The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information – George A. Miller (1956).  The Psychological Review, 1956, vol. 63, pp. 81-97 http://www.musanim.com/miller1956/
9 Annual Estimate of Cell Phone Crashes 2013 http://www.nsc.org/DistractedDrivingDocuments/CPK/Attributable-Risk-Summary.pdf 
10 Cell phone use while driving and attributable crash risk http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/20872301
11 Hier http://arjanzuidhof.nl/wp/ik-ben-gestopt-het-nieuws-te-volgen-en-mis-niets/  beschrijf ik mijn stoppen-met-nieuws-volgen experiment na geïnspireerd te zijn door het boek The News van de onvolprezen Alain de Botton waarvan je hier http://alaindebotton.com/news-users-manual extract een paar pagina’s kunt lezen
12 Hier https://www.literatureandlatte.com/scrivener/download download je gratis een 30-dagen-probeerversie van Scrivener om te zien of het ook jouw focus bij het schrijven ten goede komt
13 Een stapel papier op A7-formaat die door een clip bijeengehouden wordt. Ofwel een aantal A4 driemaal doorknippen, stapelen en altijd bij je dragen. Noot meer een lege accu, zolang je ook maar een pen bij je hebt….
14 Ontketen je brein van Theo Compernolle http://www.bol.com/nl/p/ontketen-je-brein/9200000026727272/

het tweesnijdend zwaard dat Outlook heet

outlook tweesnijdend zwaard

Outlook: je e-mailprogramma een tweesnijdend zwaard?

Outlook is een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant verzend je er in een handomdraai je mails mee, je moeiteloos met al je apparaten synchroniserende agenda beheren is een eitje, en ook je taken beheren is gemakkelijk. Tegelijk zit onder de motorkap een enorm ingewikkelde en moderne motor. Zo een waarvan je soms het idee hebt een diploma van de Outlook Universiteit nodig te hebben om die te begrijpen. Verdiep je je erin (alsof je daar tijd voor hebt!), dan kun je behoorlijk geavanceerde dingen voor elkaar krijgen.

Te veel mogelijkheden?

Zo kreeg ik onlangs de vraag of je van een groep mensen (bijvoorbeeld je teamleden, je managers als assistent) alle reacties op vergaderverzoeken (je weet wel: geaccepteerd, geweigerd, voorlopig) kunt archiveren. En zelfs dat blijk je in twee minuten voor elkaar te kunnen krijgen.

Even tussendoor: de vraag is of dit de meest logische oplossing is voor het beheren van vergaderverzoeken, maar dat is een ander verhaal. Voor nu laat ik je zien hoe je via een op het oog ingewikkelde regel dit toch in een paar minuten voor elkaar krijgt.

  1. open bovenin Outlook de Rules Wizard en start met een lege regel voor inkomende berichten ofwel “check messages when they arrive”
  2. kies in stap 1 van de Rules Wizard eerst bij “from” al je managers
  3. klik dan verder onderin bij stap 1 van de Rules Wizard “uses the form name from
  4. klik op “form name” onderin
  5. kies in het menu voor “application form“, en dan de gewenste soort: “Accept Meeting Response“, “Decline Meeting Response“, “Tentative Meeting Response
  6. klik next en kies de map waar de berichten naartoe moeten
  7. rond af door de regel aan te zetten

Al naar gelang je versie van Outlook kunnen de precieze benamingen iets verschillen.

Vanaf nu zullen al deze berichten in je gewenste map terechtkomen. De vraag blijft dus of dit voor deze situatie wel de juiste oplossing is. In dit geval kan ik me voorstellen dat het handiger is om alle reacties op vergaderverzoeken niet bij te houden, en te volstaan met een blik op alle agenda’s waar je het overzicht over wilt houden. Vraag jezelf daarom bij alle aanpassingen die je in je werk doorvoert steeds af: neemt het overzicht nu toe of juist af? Schiet je er mee op of zijn de afgelopen twee uur uitzoekwerk stiekem verkapte procrastinatie ofwel uitstelgedrag?

Bewaar geen informatie, bewaar het overzicht!

Mijn visie is dat gearchiveerde informatie in de regel (geen grap bedoeld) weinig waarde heeft. Bewaren voor later lijkt erg handig, je weet tenslotte maar nooit! Toch verdoe je meestal veel tijd die je beter had kunnen gebruiken. Hoorde ik procrastinatie? Veel belangrijker is wat je het speelveld van je werk van vandaag en de komende dagen kunt noemen: welke afspraken zijn er, waar zijn knelpunten, waar dreigt iets mis te lopen, waar moet ik als eerste mee aan de slag? Een goed overzicht over je werk en je takenpakket zijn daarin van levensbelang.

Outlook helpt je in je werk, maar verlies je niet in de mogelijkheden van het systeem. Grip op je inbox krijg je door die inbox juist zo snel mogelijk leeg te krijgen – volg de gratis audiocursus die je precies dat leert! Om je daarna aan het echte werk te zetten waarmee je de meeste impact maakt.

Ben benieuwd: hoe houd jij het overzicht?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoe je als langzame taakswitcher toch hoge prestaties levert

werkstress-mannetje-aan-bureauHerken je dit bij jezelf: je hebt moeite om te beginnen aan een klus. Wanneer dat dan eenmaal gelukt is hoop je zo hard mogelijk dat je niet onderbroken … trrrringgg!! Alleen al het idee dat je onderbroken kunt worden door een rinkelende telefoon of de spreekwoordelijk binnenvallende collega maakt het lastig om jezelf (weer) aan het werk te krijgen. Zo heb je het gevoel dat je alles twee keer moet doen. Of drie.


ONLANGS sprak ik met een klant die van zichzelf al aangaf een langzame taakswitcher te zijn – hoera voor zelfinzicht! Hij vond het lastig om te voldoen aan de verwachting heel flexibel steeds te werken aan wat op het moment de prioriteit had. Een prioriteit die nogal eens de neiging had te wisselen. Wisselingen van prioritering in de organisatie zorgen nogal eens in de vraag aan medewerkers hun klussen ook meteen in te wisselen voor de prio-du-jour. Voor sommige medewerkers geen enkel punt, terwijl anderen van al die herprioritering onrustig worden.
Vooropgesteld: het proces waarbij je één werktaak afrondt en overgaat naar een nieuwe kost mentale energie. Dat geldt voor iedereen. Het kan daarom slim zijn het wisselen tussen verschillende taken terug te brengen. Alleen loopt de een er sneller tegenaan dan een ander. Gelukkig hoef je als langzame taakwisselaar niet sneller te worden. Dit is namelijk een eigenschap die in je genen verankerd zit. Er is ook niet iets ‘mis’ mee of zo, helemaal niet. Je kunt deze eigenschap juist je voordeel gebruiken – straks meer. Eerst meer over hoe je hier slim mee omgaat.

Slimmer werken als langzame taakswitcher

Ik ga je als langzame taakswitcher niet aanraden vanaf nu je telefoon tussen 9 en 5 uit te zetten, en je deur op slot te draaien. Het zijn bijzonder effectieve oplossingen mits je ze met mate toepast maar de hele dag lang zal geen haalbare kaart zijn. Laten we gaan voor meer elegante aanpassingen. Hieronder vind je een aanzet. Het is geen uitputtende lijst en voor een deel pas je ze vast al toe. Mijn bedoeling is vooral je aan het brainstormen te krijgen over hoe jij in elkaar zit en hoe je je werk daar omheen kunt vormgeven. Daar gaan we:

Vind je het lastig om van taak te wisselen dan zorg je er best voor dat je

  • alle e-mail en andere notificaties uitzet wanneer jij je concentreert op je werk  – voor zover je dat niet al lang deed
  • kijkt of het mogelijk is spreekuren in te stellen waarop iedereen mag binnenlopen, of enkele blokken tijdens de werkdag dat je “gestoord” kunt worden. Werkt vooral goed wanneer je in een team of in een open kantoortuin (samen)werkt en je hier onderling afspraken over maakt…
  • …lukt het voorgaande niet draai het dan om: stel juist blokken in waarin je ongestoord aan je actielijst werkt. Maak dit duidelijk in je agenda en naar de mensen om je heen
  • glashelder naar jezelf toe bent over wat het is dat je nu precies gaat doen. Gebruik ook eens het actieve woord “actie” in plaats van het passieve “taak”
  • batchgewijs werkt – ofwel alle soortgelijke kleinere taakjes bij elkaar veegt. Door soortgelijk werk in 1 keer achter elkaar te doen maak je het jezelf een stuk gemakkelijker. Het vergt minder van je dan alles door elkaar te doen. Alles om de frictie in je werk te verminderen. Moet je voor administratieve handelingen inloggen op een traag bedrijfssysteem probeer dan die wijzigingen of toevoegingen allemaal één keer tegelijk te doen. Log dan in in dat trage systeem en voer je aanpassingen in 1 keer door. Kleine aanpassing in je werkwijze, die je steeds een klein beetje tijd kan besparen. Ook het afhandelen van alle nieuwe mails in je inbox in één keer is batchgewijs werken. Hoe je zo zorgt voor meer grip op je inbox lees je hier

Ja, dat lijkt nogal wiedes en is toch o zo lastig: bedenken wat je precies gaat doen? “kwartaalrapportage schrijven” lijkt logisch. Maar eigenlijk bedoel je “vraag jaarcijfers op bij Trudy”, “schrijf eerste versie”, “leg concept ter review voor aan Klaas-Jan, Annelies”, “verwerk commentaar”, “vraag Trudy grafieken te maken” (daar is ze nogal goed in, en ze vindt het leuk werk), “rond rapportage af”, “bereid presentatie kwartaalcijfers voor MT en team voor”. Bij het fantaseren over de kwartaalrapportage verschijnt wel direct een gelikt afgerond document voor je geestesoog en je snapt dat op enig moment Word geopend zal worden. Maar. Zonder jaarcijfers is het lastig een toelichting uit te werken. En o ja, Trudy is volgende week pas weer terug van vakantie. Met de kennis van nu ga je eerst iets anders doen. De kwartaalrapportage blijft nog even liggen.

Wil je het risico lopen urenlang te zwoegen met het zagen van planken terwijl de romp van het schip van metaal gemaakt dient te worden?

mannetje-vraagteken-midndKortom. Het is ontzettend belangrijk om glasheldere acties voor jezelf te formuleren en vooraf je denkwerk te doen voordat je zomaar aan de slag te gaan. Vanuit een set heldere acties is het veel makkelijker kiezen dan vanuit een serie wazige grotere dingen die je niet in één keer te bevatten zijn. Het wordt veel eenvoudiger om de juiste dingen op het juiste moment te doen wanneer je een helder beeld hebt van het grotere plaatje. Je loopt een levensgroot risico jezelf urenlang in het zweet te werken met het zagen van planken terwijl het schip van metaal gemaakt dient te worden. En dan hebben we het nog niet eens over de scherpte van je zaag gehad.
Simpelweg een TODO-lijst aanleggen werkt dan tegen je in plaats van dat het helpt. Beginnen te denken in termen van urgentie en belangrijkheid van je takenpakket is een stap in de goede richting.

Denken OVER je werk zorgt voor minder denken AAN je werk

Kortom, ook wanneer langzaam taakswitchen je past als een handschoen kun je bijzonder productief zijn. Gewapend met zelfkennis kun je op deze manier zelfs van een veronderstelde zwakte een kracht maken. Waarmee de kring rond is.

En nu – aan de slag!?

Bovenstaand heb ik je een paar suggesties gegeven hoe je als langzame taakswitcher toch de werktijd naar je hand kunt zetten. Je kunt dit nog veel verder uitbouwen, zodat je met veel meer plezier je werkdag in kunt gaan. Dit artikel biedt niet de ruimte alles met je te bespreken. Mocht je meer willen weten kijk dan wat ik via een training Grip op je Inbox of De Drukte de Baas voor je kan betekenen.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Challenge: houd je mail dicht!

pijk-op-envelopUit mijn recente onderzoek naar hoe de lezers van mijn eZine met hun e-mail omgaan bleek dat liefst 80 % van van hen de e-mail de hele dag heeft openstaan. Roept dat herkenning op? Als hoofdreden wordt genoemd dat het werk dat vereist omdat je toegang nodig hebt tot agenda, takenlijst en informatie die in mails zit opgesloten. Dat kan ;-) Opvallend is dan wel dat bijna de helft van die 80 % ook direct een seintje krijgt bij iedere nieuwe mail. Dat is minder handig wanneer je je beter zou focussen op een belangrijke taak. Het strategisch denkwerk zogezegd.

O ja, behoor je tot de 20 % die mail al gesloten heeft, dan is onderstaande voor jou niet van toepassing. Sorry. Wel kun je een partner, vriend of collega die tot de 80 % behoort helpen door hen dit bericht toe te sturen. Alvast bedankt!

Goed, we zijn weer met de permanent afgeleiden onder elkaar…. als je heel eerlijk bent is dat voortdurende koekeloeren in je inbox ook wel een beetje omdat je gewoon zit te wachten op dat ene leuke bericht. Toch? Wanneer je het een beetje handig regelt kun je namelijk prima zonder die agenda en takenlijst. Die raadpleeg je hooguit een paar keer per dag – uitzondering wanneer je werk vooral ondersteunend is aan collega’s, managers e.d. En de informatie in de mail heb je vaak helemaal niet nodig wanneer je al weet wat je precies gaat doen. In het ergste geval kun je essentiële gegevens even naar elders overhevelen (Control of Appeltje-C/V zijn je vriend). Belangrijk: je mail kan dan dicht en je kunt ongestoord werken. Heerlijk.

Nee dus. Want je volgt misschien al langere tijd mijn artikelen op deze site of via het eZine. En toch kwam je hier niet toe. Laat me je een geheim verklappen: het is je Interne Weerstand die er gewoon geen zin in heeft. Joh, laat die Arjan toch kletsen en houd je inbox lekker in de gaten. Susan zou vanmiddag toch nog mailen?

Wat kan er nou helemaal mislopen wanneer je 30, 60 minuten lang niet uit de e-mail brandkraan kunt drinken?

Vandaag draaien we de boel om: ga met jezelf de uitdaging aan en doe de Challenge “Houd je mail dicht!”. Steeds wanneer je je laatste mails hebt gelezen en daar eventueel op hebt gereageerd bedenk je, zoals je nu ook al doet, “What’s next“? Heb je die Next bepaald dan ga je die doen nadat JE JE MAILPROGRAMMA HEBT AFGESLOTEN. Wat kan er mislopen wanneer je 30, 60 minuten lang niet uit de e-mail brandkraan kunt drinken? Ik zou werkelijk niets kunnen bedenken, jij wel? Zo ja, laat het mij direct weten want ik leer graag wat bij.

Probeer het uit, en bepaal wat dit met je doet. Niets? Wanneer er niets misliep probeer je het nogmaals. En nog een keer. Net zo lang tot je er wel een gevoel bij hebt. Ik hoop en verwacht natuurlijk dat dat positief uitpakt. En zelfs wanneer het niet werkt, is er niets verloren gegaan.

In dat laatste geval ben ik trouwens wel benieuwd wat maakte dat het niet lukte. Laat me het weten, misschien kan ik je een zetje in de juiste richting geven.

Doe je mee? Enthousiasmeer dan anderen door dit bericht te delen op sociale media of hieronder je reactie achter te laten. 


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoe houd jij je TODO-lijst topfit?

Hoe zorg jij ervoor dat je TODO-lijst, dat reusachtige overzicht met alles wat je ooit nog eens moet doen, in goede conditie blijft? Ben je zoals veel van mijn klanten voordat we aan de slag gaan, dan wil het nog wel eens aan overzicht ontbreken.

Mannetje wandelt over takenlijstSnel even iets op een geeltje noteren in plaats van je TODO-lijst; denken “o dat onthoud ik wel”; ja zeggen (maar snel door met je mail) op de vraag of je dadelijk even bij je collega kunt langskomen; ’s nachts wakker schrikken omdat je afgelopen werkdag compleet vergat de hand-outs voor de training morgenochtend te printen. Hoe gemakkelijk is het niet om een toezegging er tussendoor te laten glippen, een klein edoch belangrijk detail over het hoofd te zien. Herkenbaar? Je bent zeker niet de enige: ook mij overkwamen zulke fails me tot enige tijd terug regelmatig. We zitten dus met velen in hetzelfde schuitje.

 

WAAR LIGT HET AAN?

Meestal ligt de basis van deze uitdaging in de volgende twee issues:

  1. je doet je best en probeert verwoed alles houtje-touwtje te onthouden (die geeltjes, je brein) – helaas. Noem het gebrek aan een goede methodiek
  2. een degelijke en betrouwbare tool om je hele TODO-lijst alles in kwijt te kunnen

1 is lastig, want hoe zorg je nou dat je een betrouwbare methodiek gaat gebruiken? Dat vergt dikke boeken lezen waar je geen tijd voor hebt. Dus je laat het gaan. 2 is makkelijker: digitale hulpmiddelen en TODO-lijstjes liggen voor het oprapen. Je vrienden bevelen wekelijks nieuwe aan. Je probeert er één uit – en merkt dat het niet werkt voor jou.

 

EEN TOOL OP ZICH IS NIET VOLDOENDE

methode-abc-lost-alles-opBalen, want die tool zag er zo veelbelovend uit. De waarheid is dat je zowel op punt 1 als punt 2 jezelf zult moeten overtreffen. En dat is ontzettend lastig, want je hebt genoeg te doen. Toch is het best te doen. Je kunt die boeken gaan lezen. Je kunt in de paar honderd(!) artikelen op mijn website grasduinen. Maar wees eerlijk: dat heb je allemaal al geprobeerd. Je hebt het boek – het staat alleen al 2 jaar ongelezen in de kast. Je kunt wel een zetje gebruiken. Niet zelf het wiel uitvinden en alles uitproberen, wel gebruik maken van de kennis van iemand die zelf eerst was zoals jij en door stug volhouden een manier van werken heeft ontwikkeld die ook voor jou werkt. Niet een nieuwe tool, laat staan een nieuwe methodiek. Geen standaard trainingen, wel common sense en weten waarom iets voor jou wel en voor een ander niet gaat werken. Helaas, je TODO lijst gaat zich niet als vanzelf organiseren; daar is wat meer voor nodig, onder andere jouw inspanning.

Stop dus met ploeteren en laat je helpen, ontzorgen. Je bent van harte welkom eens te sparren hoe we kunnen samenwerken – meer productiviteit voor jou en je team!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.