Categoriearchief: Review

Dromen in code – nerds op zoek naar de ultieme software

Geplaatst op door
5

Deel 2 van een tweeluik. Deel 1 vind je hier.

Pas kreeg ik een vraag van Lex. Lex vraagt zich af waarom er nog steeds niet 1 stuk software is waar je letterlijk alles in kwijt kunt en dan ook snel terug kunt vinden: contacten, projecten, informatie, bestanden, communicatie, acties. Vorige week kon je zijn vraag en mijn eerste antwoord lezen in deze zoektocht naar de ultieme software. Vandaag het slot van dit tweeluik, waarin ik je vertel over een spannend boek – spannend voor nerds dan ;-) Het boek doet verslag van een heldhaftige poging de ultieme persoonlijke informatie manager (PIM) te ontwikkelen, inclusief alle ups en vele downs.

 

PROJECT CHANDLER – DROMEN IN CODE

Nerd alert! Er is wel degelijk een groep mensen die geprobeerd heeft zo’n universeel stuk software te bouwen. Mitch Kapor – mede-oprichter van Lotus en degene die in de jaren-80 een van de eerste spreadsheet programma’s ontwikkelde, Lotus-123. In software-land geniet hij voor die prestatie behoorlijke bekendheid. Misschien heb je zelfs nog met Lotus gewerkt… Veel minder bekend is een recenter project van hem genaamd Chandler op Wikipedia. Het is de ultieme poging een allesomvattend stuk software te bouwen dat als echte zogenaamde PIM, een Persoonlijke Informatie Manager, kan fungeren. De zoektocht naar die ultieme PIM, met alle vallen en opstaan die bij zo’n project horen zijn beschreven in het boek Dreaming in Code. De subtitel zegt – zoals alleen Amerikanen kunnen bedenken – alles “Two Dozen Programmers, Three Years, 4,732 Bugs, And One Quest For Transcendent Software“. Ik heb het boek een paar jaar terug geleze n. Je hoeft geen programmeur te zijn alles te kunnen volgen, al vliegen de programmeertalen, software ontwikkel processen en bugs – heel veel bugs – je om de oren. Vooral is het een geweldige en onderhoudende beschrijving van wat bijna de spreekwoordelijke queste naar de heilige graal is geworden.

Tijdens het lezen van het boek (dus alweer een paar jaar terug) heb ik persoonlijk dat Chandler geïnstalleerd en getest. Het werkt, zeker. Wel crasht de software regelmatig en is het bij lange na niet volledig. Dat zal vandaag de dag nog steeds het geval zijn, de ontwikkeling ligt namelijk ook al enkele jaren stil. Als concept is het wel super boeiend om te zien hoe de ontwikkelaars alle vragen rondom zulke software proberen op te lossen. Voor professioneel gebruik kan ik het je echter niet aanraden. Wachten op een stabiele versie ook niet ..er lijkt geen ontwikkeling meer in het project te zitten.

 

CONCLUSIE: EVERNOTE, E-MAIL EN ACTIESYSTEEM ZIJN BEST OF BOTH WORLDS

Vanuit de vraag van Lex laat dit alles vooral zien hoe enorm complex zulke software is. Microsoft is het met Outlook niet gelukt en ook deze groep zeer ervaren ontwikkelaars komen de wereld aan praktische en theoretische uitdagingen tegen.

In dit tweeluik (deel 1 hier) kwam aan de orde of de ultieme software waarmee je je projecten, acties en informatie kunt beheren al bestaat. Het antwoord is een overtuigend “voorlopig nog niet”. Voorlopig kun je je prima behelpen met de trits e-mail + actiesysteem + Evernote. En het terugvind-systeem van je besturingssysteem (zowel van Windows vanaf versie 7 als Mac) helpt je alle gegevens en bestanden snel terug te vinden.

Hierbij is het wel van belang dat je over alle systemen heen een consequente naamgeving gebruikt voor je projecten. Wanneer je de projectnaam – of persoonsnaam of andere belangrijke indicator – gebruikt in zowel Evernote, bestanden én je actiesysteem dan vind je alles wat je nodig hebt snel terug. En daar gaat het toch om?

Nog altijd is e-mail vooral de plek waar informatie ons werkzame leven binnenkomt, een goede TODO-manager  de plek waar de planning plaatsvindt, en Evernote het ideale archief. Voor mij is deze combinatie een prima alternatief om mee te leven tot de droom van Mitch Kapor werkelijkheid wordt. Verder zoeken naar de ultieme software is een leuke zondagmiddag besteding maar kost je vooral tijd en zal geen resultaat opleveren – deze post wordt bijgewerkt zodra dat het geval is ;-)

Een boeiend onderwerp met vele aspecten. Graag hoor ik jouw visie. Deel je die hieronder?

Een goede actielijst maken: welke takenlijst moet je hebben?

Geplaatst op door
8

In mijn feeds zie ik vaak halleluja-verhalen over de nieuwste en hipste apps. In mijn geval zijn dat vaak beheerders. Programma’s die je op een of andere manier helpen je taken te verzamelen. Wunderlist is er zo eentje. Geroemd om zijn eenvoud. Ik zie er niks in: vooral een hippe takenlijst met hout als achtergrond. Poe hee.

Mooie lege TODO lijst...Tegenwoordig heb je meer nodig dan een veredelde takenlijst maken: alles onder elkaar zonder nuancering geeft geheid meer onrust in je hoofd dan minder. Niet goed. Zo’n programma moet goed zijn, want het bevat alles wat jij de komende tijd wilt doen. Best belangrijk dat je de juiste keus maakt, als je er over nadenkt. Toch? Je krijgt deze software tenslotte elke dag voor je neus.

En als je dan toch mag kiezen, kies een takenlijst applicatie die een stap verder gaat dan alleen acties bijhouden – je gaat hiermee denken vanuit wat nu je aandacht nodig heeft. Je gaat je persoonlijke en zakelijke doelen betrekken bij wat je door de dag heen doet. Zo kun ie die doelen letterlijk vertalen in TODO’s, in actie. Plus je kunt heel goed schiften in taken, bijvoorbeeld op basis van waar je bent, hoeveel tijd ze vergen, of hoeveel energie je hebt.Klinkt ingewikkeld, toch is bijna iedereen die het een tijdje geprobeerd heeft enthousiast. Zelfs Ben Tiggelaar. Een goede takenlijst is een essentieel onderdeel van een betrouwbaar actie systeem.

In willekeurige volgorde een totaal niet uitputtend overzicht van naar mijn mening geschikte takenlijst systemen:

  • Nozbe. Van Michael Sliwinski. Mooie is dat de man ook een digitaal en bijzonder fraai vormgegeven tijdschrift uitgeeft, “Productive Magazine”. Wel vakliteratuur dus voor jou misschien wat minder boeiend. Ik lees iedere uitgave met veel plezier
  • Toodledo – hier lees je mijn Toodledo review
  • Remember The Milk – prima takenlijst met toetsenbord besturing. Staat wel wat stil qua ontwikkeling
  • Omnifocus – top of the bill qua prijs en mogelijkheden. Heb je een Mac en is budget niet je grootste struikelblok? Dan ga je voor Omnifocus

Deze takenlijsten hebben alles wat je nodig hebt: werken op alle besturingssystemen en in de meestgebruikte webbrowsers. Syncen met mobiele apparaten. En zijn (redelijk) gebruikersvriendelijk.

Natuurlijk zijn er nog veel meer takenlijsten geschikt voor een complexe werkomgeving. Ik ken ze lang niet allemaal en heb ook geen behoefte ze allemaal te testen. Hier vind je trouwens de resultaten van een klein onderzoek onder 104 deelnemers naar takenlijsten dat ik onlangs uitvoerde.

Daarnaast is er, zoals gezegd, een scala aan takenlijsten dat vooral een mooie web interface heeft. Dus sleur-en-pleur van acties naar een andere plek, mooi streepje erdoor als je afvinkt. Enzo. Schiet allemaal niet op. Elke week komt er wel weer een nieuwe bij. Wat mij betreft voegen de meeste nieuwe takenlijsten niets toe aan wat er al is.

Concreet:

  • verspil geen kostbare tijd door steeds achter nieuwe apps aan te hollen. Hoe enthousiast iedereen ook is. Kies goede software en blijf daarbij
  • Ga je met een degelijke en complexe takenlijst aan de slag? Zorg dat je eerst weet wat het betrouwbaar systeem inhoudt en zelf goed onder de knie hebt. Ga je krachtige software gebruiken zonder de ins en outs daarvan te kennen dan is het alsof je met een industriële klopboormachine een klein gaatje in je muur thuis wilt boren. Overkill waar jij en de buren niet blij van worden.
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

review Toodledo – krachtig systeem om het overzicht over je taken te houden

Geplaatst op door
32

Toodledo logo
Toodledo is een online takenplanner ofwel actielijst waarmee je eenvoudig je taken en projecten beheert.  Toodledo heeft een strakke vormgeving die precies laat zien wat de gebruiker wenst.

Toodledo dashboard. Klik voor uitgebreide en grote versie

DE MOGELIJKHEDEN VAN TOODLEDO

Met Toodledo is het mogelijk al je taken en projecten te beheren. Taken kunnen eenvoudig toegevoegd worden via een direct beschikbaar tekstveld, of via een geavanceerd invoerscherm waar de uitgebreide set met opties beschikbaar is. Voor het overzicht is het nuttig met Projecten te werken. Dit kan via de beschikbare Folders; verplicht is dat echter niet. Toodledo heeft vele mogelijkheden, waaronder gebruikelijke begin- en einddatum, mogelijkheid van herhaalde taken, lengte en prioriteit.

 

TOODLEDO IS KRACHTIGE SOFTWARE

Je kunt niet op elke plek alle taken uitvoeren. Denk hierbij aan Thuis, Onderweg, InDeStad, Kantoor of Internet. Daarvoor heeft Toodledo het principe van Context beschikbaar. Daarnaast kunnen taken gekoppeld worden aan doelen, ofwel Goals. Hiermee is het mogelijk dat wat je nu te doen hebt, te koppelen aan doelen op een hoger niveau (waar wil je naartoe in baan, carrière, relatie, leven). Tevens kan elke taak van uitgebreide notities voorzien worden. Tenslotte is er de mogelijkheid om Tags aan een taak toe te kennen. Hiermee kan een extra niveau van organisatie toegepast worden, denk aan het opdelen van taken in soort activiteit (‘marketing’, ‘administratie’, acquisitie’). Voor sommigen zal dit echter teveel zijn.

 

GEBRUIKSGEMAK VAN TOODLEDO

In het begin oogt Toodledo vol en het is wennen in het gebruik. Gelukkig kan precies ingesteld worden waar de gebruiker behoefte aan heeft. Wie bijvoorbeeld niet van Contexts en Goals gebruik maakt, vinkt die eenvoudig uit en ziet ze niet meer terug.
Het dashboard is zodanig opgebouwd dat alle belangrijke informatie direct zichtbaar is. Daarnaast kunnen met 1 klik verschillende sorteerslagen en views toegepast worden. Hierdoor wordt het dashboard compleet nieuw ingericht op bijvoorbeeld einddatum, prioriteit, of juist project. Bij iedere aanpassing past het dashboard zich automatisch aan doordat bepaalde opties zichbtaar worden en verdwijnen. Daarnaast beschikt Toodledo over een sterk filter mechanisme: hiermee kunnen recent afgevinkte taken, of bijvoorbeeld taken met een lage prioriteit al dan niet zichtbaar gemaakt worden.

 

TOODLEDO – ENKELE NADELEN

Toodledo heeft veel mogelijkheden. Het is echter wat minder intuïtief te gebruiken dan enkele andere takenplanners zoals Nirvana en het paradepaardje Omnifocus. Vooral de optie om taken te verslepen, wat in andere taakbeheer software steeds meer gezien wordt, wordt gemist. Ook zou het de gebruikersvriendelijkheid ten goede komen wanneer Projecten en Tags in een tagcloud getoond zouden worden.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

BEVEILIGING VAN JE GEGEVENS

Standaard verloopt de backend communicatie (op het inloggen na) via een onbeveiligde (http) verbinding. Het is jammer dat alleen gebruikers van de betaalde Pro versies gedurende het gehele gebruik van de applicatie de mogelijkheid van een beveiligde verbinding (https) geboden wordt. Toodledo meldt wel dat zij hun servers strak beveiligd hebben middels firewalls en actieve monitoring van de systemen. Daarnaast worden er dagelijks back-ups gemaakt, en zijn de systemen dubbel uitgevoerd ter voorkoming van dataverlies.

 

KOSTEN VAN TOODLEDO

Naast de standaard gratis versie zijn er 2 betaalde versies van Toodledo. Kosten voor de Pro versie bedragen $ 14,95/jaar, terwijl je met $ 29,95/jaar eigenaar wordt van de Pro Plus versie. Alhoewel Toodledo prima in de gratis variant te gebruiken valt, krijgen betalende gebruikers een aantal nuttige extra’s:

  • werken over een veilige https verbinding
  • gebruik van subtaken
  • uitgebreidere geschiedenis (de gratis variant bewaart voltooide taken slechts 6 maanden, Pro 2 jaar, Pro Plus ongelimiteerd)
  • samenwerking met andere Toodledo gebruikers
  • [Pro Plus] werken met bestanden

EINDOORDEEL OVER TOODLEDO

Toodledo is een krachtig takenbeheer systeem met veel mogelijkheden. Het is flexibel doordat de gebruiker eenvoudig alleen die velden kan laten zien welke echt gebruikt worden. Het is daarnaast prettig dat de Pro versie 1 week lang geprobeerd kan worden. Je weet dan zeker wat je als betalende gebruiker gaat krijgen.

En… tevreden met Toodledo? Of gebruik je een andere digitale takenplanner? Laat hieronder in de commentaren weten wat werkt en wat niet. Ik kijk uit naar je bijdrage!

Meer artikelen zoals deze ontvangen? Schrijf je hier in voor mijn eZine en ontvang wekeljks waardevolle tips. Plus mijn gratis ebook "Reken af met het Inboxmonster!".